V souvislosti s rozšířením nových způsobů komunikace skrze sociální média firmám v posledních letech čím dál víc přibývají vrásky na čele. Společnosti samozřejmě vnímají v tomto typu komunikace také pozitiva v podobě poměrně levné a přitom masové propagace jejich výrobků či služeb, jako zaměstnavatelé si ale musí dávat pozor na to, jak správně nastavit firemní směrnici.
Petr Glogar, advokát mezinárodní advokátní kanceláře PwC LegalPoužívání těchto komunikačních kanálů zaměstnancem totiž může způsobit nejen ztráty pro zaměstnavatele způsobené dobou, kterou měl zaměstnanec strávit prací, ale může jej poškodit i jiným, podstatně závažnějším způsobem, např. neuváženým publikováním svých názorů či názorů firmy nebo zveřejněním citlivých informací. Především tyto a další záležitosti by měly být upraveny v tzv. Social Media Policy - interním předpise či směrnici každé firmy, která svým zaměstnancům vymezí jasné hranice nejen pro užívání výpočetní techniky, ale i pro obsah toho, co zaměstnanec smí a nesmí v rámci svého elektronického působení ventilovat vně firmy.
Základní pravidla pro komunikaci skrze sociální média proto doporučujeme uvést již přímo v pracovní smlouvě, která bude následně obsahovat informaci o tom, že veškeré další aspekty jsou specifikovány v interní směrnici. Tak si zaměstnavatel pojistí, že může směrnici měnit, a to bez potřeby souhlasu svých zaměstnanců.
Primárně by se taková směrnice měla zabývat obecně užíváním výpočetní techniky a podobných zařízení zaměstnanci v pracovní době. V případě, že zaměstnanec věnuje namísto práce více času internetu a sociálním médiím, potom se bezpochyby jedná o důvod k ukončení pracovního poměru, a to i za předpokladu, že zaměstnanec neporušil pravidla týkající se publikování nevhodných názorů na účet svůj i firmy. Za „surfování“, které nesouvisí s prací, bez ohledu na to, zda surfuje na vlastním telefonu či na firemním počítači, zaměstnanci hrozí propuštění. Zákoník práce přímo uvádí, že zaměstnavatelovy pracovní prostředky zahrnující výpočetní techniku a jiná telekomunikační zařízení nelze bez souhlasu zaměstnavatele užívat pro osobní potřebu. V případě, že by zaměstnanec v pracovní době využíval sociální sítě, sic na svém telefonu, může být takové jednání důvodem k propuštění. Zaměstnavatel může dodržování těchto pravidel přiměřeně kontrolovat, současně ale nesmí nepřiměřeně zasahovat do soukromí zaměstnance.
Zaměstnanci je vždy nutné vymezit a definovat, prostřednictvím jakých sociálních médií je možno, nebo naopak zakázáno v pracovních záležitostech komunikovat. Obecně se jedná o média, která mohou veřejně rozšířit jakoukoliv informaci. Nepochybně jde o velmi známé kanály komunikace, jako jsou Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube a další podobné aplikace či zdroje informací, včetně veřejných diskusních fór. Často se bude jednat také o různé chaty, blogy či nástroje podobné ICQ, Skype či Facetime. Takto jmenovité vymezení médií není určitě doporučeno, naopak je důležité vystihnout princip jejich fungování a vztáhnout veškeré zákazy a restrikce na všechna podobná média. S technickým rozvojem totiž může dojít k vývoji nových komunikačních kanálů, a Social Media Policy tak může být v určitém okamžiku již notně „zastaralá“.
Co se týče obsahu takové směrnice, je vymezení jejích adresátů a způsobu komunikace nezbytným základem. Zajisté se bude jednat o zaměstnance firmy vč. osob s dohodami o provedení práce či pracovní činnosti. Do adresátů je vhodné zakomponovat také nejvyšší vedení, včetně statutárních orgánů. Podrobná pravidla by pak pro uvedené manažery měla být uvedena i v manažerských smlouvách či ve smlouvách o výkonu funkce. Často neprávem opomíjenými adresáty jsou i externisté, dodavatelé či odběratelé firmy. Jelikož na ně interní směrnici nelze přímo vztáhnout, doporučujeme upravit pravidla komunikace skrze sociální média přímo do obchodních smluv s případnou sankcí za jejich porušení např. v podobě smluvní pokuty. Uvedená ujednání mohou být i součástí dohod o mlčenlivosti, které se uzavírají při větších obchodních transakcích. Přičemž způsobů komunikace, jimiž je možno poškodit svého zaměstnavatele, je mnoho. Může jít o psaný příspěvek, stejně jako fotografii či upload jiných multimediálních souborů, rozesílání závadných webových odkazů a e-mailů.
Ve spojitosti se zaměstnanci je ke kontrole dodržování takovéto směrnice nutno přistupovat s velkou obezřetností. Zaměstnavatel totiž nesmí zjišťovat obsah e-mailu či příspěvku zasílaného zaměstnancem na sociální médium. Ve výsledku zároveň nesmí vědět, jaký obsah na webových stránkách zaměstnanec vyhledává. Co může zaměstnavatel monitorovat je počet e-mailů. Při podezření tak může kontrolovat, zda se jedná o pracovní či soukromé zprávy. Je tedy vhodné stanovit, které stránky je možno navštívit resp. s jakým obsahem. Zaměstnavatel může sledovat i dobu strávenou na internetu a počet i druh navštívených stránek. Již však nesmí kontrolovat obsah návštěvy, co konkrétně zaměstnanec na stránkách dělal, četl a psal. Výše uvedené aktivity platí také pro externí agentury, které jsou firmami najímány za účelem monitoringu využití pracovní doby zaměstnanci. Zaměstnavatel se tak k informacím na sociálních sítích dostane téměř vždy až po jejich zveřejnění, proto je nutná prevence v podobě Social Media Policy.
Zaměstnavatel má samozřejmě možnost vyhlásit striktní zákaz trávení času na internetu v pracovní době. Z praxe je zřejmý požadavek zaměstnanců mít přístup na internet, a to ve větší či menší míře. Důvodem je mimo jiné možnost vyřízení soukromých záležitostí v pracovní době, ať už prostřednictvím svých zařízení či prostřednictvím komunikační techniky zaměstnavatele. Určitou míru takových aktivit může zaměstnavatel tolerovat a stanovit je jako například konkrétní druh benefitu, kterým bude zaměstnance motivovat. V takovém případě se příslušná směrnice jeví jako vhodný nástroj pro formální regulaci toho, kdy a co zaměstnanec na internetu a skrze sociální média dělá, aniž by ho za to čekal pracovní postih.
Petr Glogar, advokát mezinárodní advokátní kanceláře PwC Legal
