Správa dokumentů v praxi



Když se začnete zajímat o to, jaké mají různé organizace zkušenosti s nasazováním řešení pro správu dokumentů, můžete začít třeba u řady publikovaných, veřejně přístupných případových studií. Co z nich plyne? Proč organizace podobná řešení nasazují? Co očekávají? Na jaká rizika narážejí?


Z řady případových studií plyne, že zástupci organizací, které se rozhodují pro nasazení nějakého řešení pro správu dokumentů, tak typicky činí především z těchto důvodů: Chtějí zaměstnancům usnadnit vyhledávání informací, zajistit jim přístup k aktuálním verzím dokumentů a podpořit tak kvalitní rozhodování. Cílem je rovněž snížit rizika plynoucí z práce se zastaralými nebo s nesprávnými informacemi.

Stále častější je i snaha poskytnout v rámci firmy platformu pro snadnou komunikaci a spolupráci. Dodejme ovšem, že ve výše zmíněných případech mnohdy nejde jen o zaměstnance, ale také o externí partnery nebo klienty firmy. I zde může být výhodné zajistit jim snadný přístup k vybraným dokumentům a umožnit jim efektivní komunikaci se zaměstnanci firmy, například s technickou podporou či s obchodníky.

Častou motivací je rovněž snaha zajistit shodu nakládání s dokumenty se zákonnými nebo jinými závaznými požadavky na organizace kladené. A nezanedbatelnou motivací bývá i snaha dostat pod kontrolu náklady na práci s dokumenty.

V některých případech už může být práce s klasickými papírovými dokumenty nezvladatelná, resp. nezvladatelná bez výrazné změny stávajícího přístupu. A bez výrazného zvýšení nákladů, typicky na lidské kapacity. Příčinou přitom může být nejen nárůst objemu dokumentů, ale třeba také změna legislativy. Ve veřejných institucích nároky zvyšuje například zákon o svobodném přístupu k informacím, kdy bez odpovídajícího systému pro správu dokumentů může být složité a/nebo nákladné požadované informace nalézt a poskytnout.

Shrnuto a podtrženo: Správně zvolené a nasazené řešení pro správu dokumentů umožňuje organizacím zpravidla zvýšit produktivitu i podpořit vztahy s klienty a partnery.

Dokumenty v organizaci

V době začátku plánování nasazení řešení ECM/DMS přichází zpravidla analýza, s jakými dokumenty organizace vůbec pracuje. V nejhrubějším členění je lze rozdělit na obchodní a neobchodní dokumenty, dokumenty strukturované a nestrukturované, dokumenty s potřebou striktní evidence a ty, u kterých není třeba, dokumenty zásadní z hlediska práva a dokumenty důležité pro vlastní provoz organizace.

Z hlediska vytváření a používání dokumentů pak mnohé z nich procházejí stádii přijetí nebo vytvoření dokumentu, jeho klasifikace a uložení – s možností další práce, například, úprav, různých úrovní schvalování apod. Některé dokumenty lze ovšem v každé z těchto fází rovněž zlikvidovat, pokud se z různých důvodů ukáže, že již nejsou potřebné.

Organizace v této fázi rovněž zvažují, kdo v nich s jakými dokumenty pracuje. Ať už jde například o personální oddělení, právní oddělení, marketing nebo oddělení interního auditu. Jaký je charakter těchto dokumentů? Jsou tyto dokumenty v běžných formátech? Jak jsou strukturované? Jaké vyžadují zabezpečení?

Významnou otázkou je rovněž to, jak naložit s již existujícími dokumenty. Je třeba je digitalizovat a vložit do systému? Případně: Je třeba je digitalizovat a vložit do systému všechny? Pokud nikoli, tak které z nich ano a které ne? Kdy, jak a za jakých nákladů bude toto realizováno?

IT oddělení

Samostatnou kapitolou v procesu volby a nasazení ECM/DMS řešení je role IT oddělení, které kromě supervize realizace požadavků uživatelů zodpovídá rovněž za funkčnost technické báze produktů. Jak plyne z publikovaných případových studií, důraz je kladen na spolehlivost, výkon, škálovatelnost, integraci s dalšími systémy, zálohování a schopnost obnovení po katastrofě i zabezpečení systému obecně.

V multijazykových prostředích a v organizacích působících nadnárodně je rovněž třeba klást důraz na lokalizaci produktů – zpravidla nejen pokud jde o rozhraní v příslušném jazyce, ale také návaznost na lokální legislativu, případně na lokální produkty, se kterými je třeba nové řešení integrovat. Pokud není použito jedno centrální řešení (např. v cloudu), je rovněž třeba zajistit synchronizaci dat mezi pobočkami.

Pokud jde o samotnou funkčnost řešení pro správu dokumentů a rozhodování, které nabízené komponenty jsou v dané organizaci potřebné a které nikoli, odkažme zde na další článek tohoto speciálu (viz odkaz níže). V něm jsou sepsána některá základní kritéria pro rozhodování a nechybí ani odkaz na dokument, který se těmto kritériím věnuje do detailu.

Možná rizika

Publikované případové studie ukazují, že zásadní rizika plynou především z nedostatečně zvládnutého procesu plánování, včetně nesprávné nebo nedostatečné definice požadavků na nový systém. Problematické může být rovněž testování výkonnosti řešení a zajištění skutečně odpovídající škálovatelnosti.

Stejně jako u dalších typů IT projektů bývá poměrně častým problémem podcenění potřebného času pro realizaci projektu. Samostatnou kapitolou jsou pak rizika plynoucí ze změn v právním prostředí, se kterými se lze vypořádat v zásadě jen pořízením dostatečně pružného řešení, které bude možné s přiměřenými náklady doplnit o potřebné nástroje, a volbou dostatečně kvalitního a stabilního dodavatele, který do budoucna s řešením tohoto (i jiného) typu problémů pomůže.


(5. 10. 2015 | redakce2)


Předcházející článek: <<< Kritéria hodnocení systémů pro správu dokumentů <<<
Následující článek: >>> GScan: Výkonná aplikace pro skenování jakéhokoliv počtu dokumentů >>>

Tento článek je součástí speciálu:

Moderní správa dokumentů: Trendy v řešeních typu DMS/ECM


Zdroj: Pixabay

Jakkoli mohou být hranice řešení označovaných zkratkami DMS (document management system) nebo ECM (enterprise content management) poněkud rozmazané, o potřebě využívat moderních řešení pro správu dokumentů v organizacích není zřejmě dnes už pochyb. Bez ohledu na to, kterou funkcionalitu zařadíme ještě do DMS a kterou až do ECM. Jaké jsou aktuální trendy v této oblasti?


Facebook Twitter
Partneři speciálu:






Komentáře, názory a rady

Zatím sem nikdo nevložil žádný komentář. Buďte první...

>>> Číst a vkládat komentáře <<<

Tip - Konference: DATOVÁ CENTRA PRO BUSINESS 2019 - 19.9.2019!
Hledáme nové kolegy pro realizaci zajímavých projektů
v oblasti IT

NOVINKA: Pozoruhodné IT produkty 2019 podruhé
Ani tentokrát si nenechte ujít produkty, které vám mohou pomoci ve vaší práci v IT.

Pozoruhodné IT produkty pro rok 2019
Náš první letošní seznam zajímavých produktů, které byste určitě neměli minout






Články čtenářů

Titulky vložené do videa a další vid...


Dnes tu má tip pro všechny, kdo nejen pracují, ale také se občas baví :). Co dělat, když potřebujete video s vloženými titulky a máte jen video, kde titulky vložené ...

Problém: Pomalá Windows 10 a jak je ...


Pomalá Windows 10, to je problém, se kterým se potkává řada uživatelů. Často přitom nastane najednou, doslova ze dne na den. Windows se pomalu spouštějí, aplikace se...

Komentáře čtenářů

TBW
Dobrý den. Koukám že váš článek je z roku 2016. Dnes je rok 2019 a situace může být odlišná. Můj dotaz z...>>
Podnikání na youtube
Zdravím, měl bych pár dotazů týkajících se podnikání na youtube. Četl jsem na http://techhity.cz/media/j...>>
Zdá se mi to nebezpečné
Přijde mi to už docela nebezpečné, že půjde platit i prostřednictvím televize. Ale pokrok nezastavíme. C...>>


©2011-2019 BusinessIT.cz, ISSN 1805-0522 | Názvy použité v textech mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků.
Provozovatel: Bispiral, s.r.o., kontakt: BusinessIT(at)Bispiral.com | Inzerce: Best Online Media, s.r.o., zuzana@online-media.cz
Používáme účetní program Money S3
O vydavateli | Pravidla webu BusinessIT.cz a ochrana soukromí | pg(3560)