Moderní správa dokumentů: Trendy v řešeních typu DMS/ECM



Jakkoli mohou být hranice řešení označovaných zkratkami DMS (document management system) nebo ECM (enterprise content management) poněkud rozmazané, o potřebě využívat moderních řešení pro správu dokumentů v organizacích není zřejmě dnes už pochyb. Bez ohledu na to, kterou funkcionalitu zařadíme ještě do DMS a kterou až do ECM. Jaké jsou aktuální trendy v této oblasti?

Analytici Forresteru upozorňují především na nástup využívání cloudu i na rostoucí poptávku po jednodušších webových a mobilních rozhraní s nekomplikovaným vyhledáváním a bezpečné sdílením dokumentů nejen s interními, ale i s externími uživateli. Naopak analytické nástroje a vizualizace dat zůstávají podle nich stále v počátečním stádiu vývoje.

Pojďme se tedy společně podrobněji podívat, jaké další závěry činí o DMS/ECM analytici, na některá doporučení ohledně funkčnosti i na poznatky, které plynou z vybraných případových studií nasazení uvedených systémů v praxi.

Správa dokumentů očima analytiků


V oblasti správy dokumentů se lze v zásadě setkat se dvěmi nejdůležitějšími skupinami řešení: DMS (document management system) a ECM (enterprise content management). Pojem ECM přitom zastřešuje i DMS. Co může moderní ECM systém obsahovat? Jak řešení pro správu dokumentů dělí analytici? A jaká je velikost trhu s těmito produkty?


Kritéria hodnocení systémů pro správu dokumentů


Výběr každého (nejen softwarového) řešení je otázkou mnoha proměnných – požadavků a preferencí zástupců organizace, pro kterou je pořizováno. Čím rozsáhlejší a komplikovanější takové řešení je, tím složitější je pochopitelně i výběr. Jednou z prvních otázek nepochybně je: Jaká kritéria při výběru zvolit a jaké jim dát váhy? Podívejme se, jak to může vypadat v případě systémů pro správu dokumentů.


Správa dokumentů v praxi


Když se začnete zajímat o to, jaké mají různé organizace zkušenosti s nasazováním řešení pro správu dokumentů, můžete začít třeba u řady publikovaných, veřejně přístupných případových studií. Co z nich plyne? Proč organizace podobná řešení nasazují? Co očekávají? Na jaká rizika narážejí?


GScan: Výkonná aplikace pro skenování jakéhokoliv počtu dokumentů


GScan je jednoduchá, ale výkonná a na funkce bohatá aplikace pro skenování od několika málo dokumentů až po masivní dávky dokumentů určených ke zpracování. To vám umožňuje skenovat a převádět fyzicky papírové dokumenty na digitální dokumenty a dále dynamicky pracovat s informacemi, které na nich byly uloženy.


DMS pro řízenou dokumentaci znamená úsporu času a peněz i konkurenční výhodu


Document Management systém (DMS) je od určité velikosti a specializace firmy v podstatě nezbytností. O co se ale vlastně jedná? Jak funguje? A co firmám přináší „řízená dokumentace“?


Grafika: Pixabay


(5. 10. 2015 | redakce2)


Partneři speciálu:






Komentáře, názory a rady

Zatím sem nikdo nevložil žádný komentář. Buďte první...

>>> Číst a vkládat komentáře <<<

Tip - Konference: Datová centra pro byznys - 23.11.2017!


Pozoruhodné IT produkty pro rok 2017 - Nové
Věříme, že v tomto přehledu pozoruhodných produktů najdete ty, které vám pomohou ve vaší práci v IT.

Pozoruhodné IT produkty pro rok 2017
Věříme, že v tomto přehledu pozoruhodných produktů najdete ty, které vám pomohou ve vaší práci v IT.




Anketa


©2011-2017 BusinessIT.cz, ISSN 1805-0522 | Názvy použité v textech mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků.
Provozovatel: Bispiral, s.r.o., kontakt: BusinessIT(at)Bispiral.com | Inzerce: Best Online Media, s.r.o., zuzana@online-media.cz
Používáme účetní program Money S3
O vydavateli | Pravidla webu BusinessIT.cz a ochrana soukromí | pg(3562)