Hlavní trendy v oblasti systémů pro správu dokumentů



Řada organizací v uplynulých letech snižovala počty svých papírových dokumentů ve prospěch těch elektronických a řešila, jak je spravovat. I správa elektronických dokumentů se ovšem stále vyvíjí. Hlavními trendy dneška jsou tu využívání cloudu, mobilní přístup, propracované možnosti integrace nebo sociální funkce.

Dokumenty v cloudu


Stejně jako v dalších odvětvích IT i správa dokumentů se postupně stěhuje do cloudu. Zásadní výhodou DM systémů v cloudu je fakt, že k dokumentům lze přistupovat kdykoli a odkudkoli. Jde o výhodu, která v cloudu platí obecně, je ale zřejmé, že u správy dokumentů dostává zcela nový rozměr. Právě mnohé firemní dokumenty mohou zaměstnanci nečekaně potřebovat při práci z domova nebo na cestách, takže jejich dostupnost v cloudu je pro ně vysoce pozitivním přínosem.

V případě systémů pro správu dokumentů poskytovaných formou služby (SaaS, DMaaS) je pak výraznou výhodou i možnost velmi rychlého zprovoznění daného systému, resp. dané služby.

Schopnost integrace

Systém pro správu dokumentů nebude ve vaší organizaci stát na zelené louce. Pro efektivní práci s dokumenty tak bude velkou výhodou schopnost jeho integrace s dalšími softwarovými řešeními, která používáte, například s ERP, CRM a HR balíky. Uživatelé tak nebudou muset přecházet mezi aplikacemi, ale budou schopni k dokumentům přistupovat přímo z aplikace, ve které právě pracují. Ale se všemi výhodami systému pro správu dokumentů.

Mobilní přístup

Mobilní zařízení v uplynulých letech výrazně narostla na popularitě a roste i četnost jejich využití pro pracovní účely. Díky zvětšujícím se displejům chytrých telefonů, jejich rozlišení i výkonu těchto zařízení, dává dnes velmi dobrý smysl přistupovat k dokumentům - a pracovat s nimi - i z těchto zařízení. Typicky samozřejmě nepůjde o tvorbu komplikovaných dokumentů, ale například o jejich schvalování, podepisování či rychlé komentování. Podpora mobilního přístupu k systému pro správu dokumentů je tak již zcela běžným požadavkem.

Silné zabezpečení

Vzhledem k tomu, že ve vašem systému pro správu dokumentů bude bezpochyby řada citlivých dokumentů, jejich zabezpečení je zásadním požadavkem. Jeho význam přitom roste i s využíváním cloudu a s mobilním přístupem k dokumentům. Mezi běžné požadavky na systémy pro správu dokumentů patří šifrování dokumentů, detailní nastavení přístupových práv, případně certifikovaná správa záznamů o jednotlivých aktivitách nad daným dokumentem. Jestliže je výše řeč o integraci s dalšími systémy, je třeba dodat, že zabezpečení rovněž musí být realizováno s ohledem na tuto integraci.

Sociální funkce

Sociální sítě již dávno neslouží jen pro zábavu, své uplatnění nacházejí i v řadě oblastí byznysu. V oblasti správy dokumentů zjednodušují sdílení dokumentů i vzájemnou spolupráci nad nimi, komentování / připomínky k dokumentům a ve větších firmách i vyhledávání kolegů s odpovídajícím know how.

Podpora propracovaného workflow

Správa dokumentů neznamená jen jejich ukládání a sdílení, ale zásadním požadavkem na systémy pro jejich správu je dnes podpora propracovaného workflow a často i funkcionalita pro správu projektů (project management). Dokument tak dle potřeby a nastavení automaticky „obíhá“ příslušné osoby, které se k němu mohou vyjadřovat, schvalovat jej apod. Integrovaná funkcionalita správy projektů pak usnadňuje řízení projektů. Už nemusíte kvůli odpovídajícím dokumentům přecházet z aplikace do aplikace, protože máte vše v jedné.

Časy, kdy byly systémy pro správu dokumentů tak drahé, že se mnohé organizace raději obešly bez nich, jsou dávno pryč. Dnes jsou díky cloudu a open-source softwaru k dispozici řešení, z nichž si vybere každý. Lze jen doporučit vybírat s rozmyslem - podle funkcionality, podle schopnosti růst s potřebami organizace, ale i podle uživatelského rozhraní. Dobře vybraný systém pro správu dokumentů poté pomůže výrazně zefektivnit práci ve vaší organizaci.


(9. 5. 2017 | redakce2)


Následující článek: >>> Jak vybrat systém pro správu dokumentů >>>

Tento článek je součástí speciálu:

Správa vašich dokumentů: Dělejte to konečně správně


Foto: Pixabay

Nelze asi začít větším klišé, než tvrzením, že oblast systémů pro správu dokumentů se rychle vyvíjí, stejně jako zbytek IT. A přidáme-li tvrzení, že trendem je tu využívání cloudu a mobilní přístup, je tu už jedno klišé za druhým. Proto raději hned dodáme, že těch trendů je výrazně více a ne všechny jsou tak zřejmé. V tomto speciálu se ale věnujeme nejen trendům...


Facebook Twitter
Partneři speciálu:




Komentáře, názory a rady

Zatím sem nikdo nevložil žádný komentář. Buďte první...

>>> Číst a vkládat komentáře <<<

Tip - Konference: DATOVÁ CENTRA PRO BUSINESS 2019 - 19.9.2019!
Hledáme nové kolegy pro realizaci zajímavých projektů
v oblasti IT

NOVINKA: Pozoruhodné IT produkty 2019 podruhé
Ani tentokrát si nenechte ujít produkty, které vám mohou pomoci ve vaší práci v IT.

Pozoruhodné IT produkty pro rok 2019
Náš první letošní seznam zajímavých produktů, které byste určitě neměli minout






Články čtenářů

Titulky vložené do videa a další vid...


Dnes tu má tip pro všechny, kdo nejen pracují, ale také se občas baví :). Co dělat, když potřebujete video s vloženými titulky a máte jen video, kde titulky vložené ...

Problém: Pomalá Windows 10 a jak je ...


Pomalá Windows 10, to je problém, se kterým se potkává řada uživatelů. Často přitom nastane najednou, doslova ze dne na den. Windows se pomalu spouštějí, aplikace se...

Komentáře čtenářů

TBW
Dobrý den. Koukám že váš článek je z roku 2016. Dnes je rok 2019 a situace může být odlišná. Můj dotaz z...>>
Podnikání na youtube
Zdravím, měl bych pár dotazů týkajících se podnikání na youtube. Četl jsem na http://techhity.cz/media/j...>>
Zdá se mi to nebezpečné
Přijde mi to už docela nebezpečné, že půjde platit i prostřednictvím televize. Ale pokrok nezastavíme. C...>>


©2011-2019 BusinessIT.cz, ISSN 1805-0522 | Názvy použité v textech mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků.
Provozovatel: Bispiral, s.r.o., kontakt: BusinessIT(at)Bispiral.com | Inzerce: Best Online Media, s.r.o., zuzana@online-media.cz
Používáme účetní program Money S3
O vydavateli | Pravidla webu BusinessIT.cz a ochrana soukromí | pg(4945)