Hlavní trendy v oblasti systémů pro správu dokumentů



Řada organizací v uplynulých letech snižovala počty svých papírových dokumentů ve prospěch těch elektronických a řešila, jak je spravovat. I správa elektronických dokumentů se ovšem stále vyvíjí. Hlavními trendy dneška jsou tu využívání cloudu, mobilní přístup, propracované možnosti integrace nebo sociální funkce.

Dokumenty v cloudu


Stejně jako v dalších odvětvích IT i správa dokumentů se postupně stěhuje do cloudu. Zásadní výhodou DM systémů v cloudu je fakt, že k dokumentům lze přistupovat kdykoli a odkudkoli. Jde o výhodu, která v cloudu platí obecně, je ale zřejmé, že u správy dokumentů dostává zcela nový rozměr. Právě mnohé firemní dokumenty mohou zaměstnanci nečekaně potřebovat při práci z domova nebo na cestách, takže jejich dostupnost v cloudu je pro ně vysoce pozitivním přínosem.

V případě systémů pro správu dokumentů poskytovaných formou služby (SaaS, DMaaS) je pak výraznou výhodou i možnost velmi rychlého zprovoznění daného systému, resp. dané služby.

Schopnost integrace

Systém pro správu dokumentů nebude ve vaší organizaci stát na zelené louce. Pro efektivní práci s dokumenty tak bude velkou výhodou schopnost jeho integrace s dalšími softwarovými řešeními, která používáte, například s ERP, CRM a HR balíky. Uživatelé tak nebudou muset přecházet mezi aplikacemi, ale budou schopni k dokumentům přistupovat přímo z aplikace, ve které právě pracují. Ale se všemi výhodami systému pro správu dokumentů.

Mobilní přístup

Mobilní zařízení v uplynulých letech výrazně narostla na popularitě a roste i četnost jejich využití pro pracovní účely. Díky zvětšujícím se displejům chytrých telefonů, jejich rozlišení i výkonu těchto zařízení, dává dnes velmi dobrý smysl přistupovat k dokumentům - a pracovat s nimi - i z těchto zařízení. Typicky samozřejmě nepůjde o tvorbu komplikovaných dokumentů, ale například o jejich schvalování, podepisování či rychlé komentování. Podpora mobilního přístupu k systému pro správu dokumentů je tak již zcela běžným požadavkem.

Silné zabezpečení

Vzhledem k tomu, že ve vašem systému pro správu dokumentů bude bezpochyby řada citlivých dokumentů, jejich zabezpečení je zásadním požadavkem. Jeho význam přitom roste i s využíváním cloudu a s mobilním přístupem k dokumentům. Mezi běžné požadavky na systémy pro správu dokumentů patří šifrování dokumentů, detailní nastavení přístupových práv, případně certifikovaná správa záznamů o jednotlivých aktivitách nad daným dokumentem. Jestliže je výše řeč o integraci s dalšími systémy, je třeba dodat, že zabezpečení rovněž musí být realizováno s ohledem na tuto integraci.

Sociální funkce

Sociální sítě již dávno neslouží jen pro zábavu, své uplatnění nacházejí i v řadě oblastí byznysu. V oblasti správy dokumentů zjednodušují sdílení dokumentů i vzájemnou spolupráci nad nimi, komentování / připomínky k dokumentům a ve větších firmách i vyhledávání kolegů s odpovídajícím know how.

Podpora propracovaného workflow

Správa dokumentů neznamená jen jejich ukládání a sdílení, ale zásadním požadavkem na systémy pro jejich správu je dnes podpora propracovaného workflow a často i funkcionalita pro správu projektů (project management). Dokument tak dle potřeby a nastavení automaticky „obíhá“ příslušné osoby, které se k němu mohou vyjadřovat, schvalovat jej apod. Integrovaná funkcionalita správy projektů pak usnadňuje řízení projektů. Už nemusíte kvůli odpovídajícím dokumentům přecházet z aplikace do aplikace, protože máte vše v jedné.

Časy, kdy byly systémy pro správu dokumentů tak drahé, že se mnohé organizace raději obešly bez nich, jsou dávno pryč. Dnes jsou díky cloudu a open-source softwaru k dispozici řešení, z nichž si vybere každý. Lze jen doporučit vybírat s rozmyslem - podle funkcionality, podle schopnosti růst s potřebami organizace, ale i podle uživatelského rozhraní. Dobře vybraný systém pro správu dokumentů poté pomůže výrazně zefektivnit práci ve vaší organizaci.


(9. 5. 2017 | redakce2)


Následující článek: >>> Jak vybrat systém pro správu dokumentů >>>

Tento článek je součástí speciálu:

Správa vašich dokumentů: Dělejte to konečně správně


Foto: Pixabay

Nelze asi začít větším klišé, než tvrzením, že oblast systémů pro správu dokumentů se rychle vyvíjí, stejně jako zbytek IT. A přidáme-li tvrzení, že trendem je tu využívání cloudu a mobilní přístup, je tu už jedno klišé za druhým. Proto raději hned dodáme, že těch trendů je výrazně více a ne všechny jsou tak zřejmé. V tomto speciálu se ale věnujeme nejen trendům...



Partneři speciálu:




Komentáře, názory a rady

Zatím sem nikdo nevložil žádný komentář. Buďte první...

>>> Číst a vkládat komentáře <<<

Tip - Konference: Cloud computing v praxi - 1.3.2018!


NOVÉ: Pozoruhodné IT produkty pro rok 2018
I tentokrát zde jistě najdete pozoruhodné produkty, které vám mohou již brzy pomoci ve vaší práci v IT.

Pozoruhodné IT produkty pro rok 2017
Věříme, že v tomto přehledu pozoruhodných produktů najdete ty, které vám pomohou ve vaší práci v IT.





©2011-2017 BusinessIT.cz, ISSN 1805-0522 | Názvy použité v textech mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků.
Provozovatel: Bispiral, s.r.o., kontakt: BusinessIT(at)Bispiral.com | Inzerce: Best Online Media, s.r.o., zuzana@online-media.cz
Používáme účetní program Money S3
O vydavateli | Pravidla webu BusinessIT.cz a ochrana soukromí | pg(4945)