Poštu můžete buď „jen normálně převzít“ a dál se o ni starat, nebo automaticky zpracovat a mít jistotu rychlého, bezpečného a efektivního vyřízení. Právě to umožní moderní systémy pro správu došlé pošty.
Tradiční způsob zpracování přijaté pošty znamená pro mnoho firem časově náročný proces, během kterého může nastat řada krizových momentů – pracovník recepce či podatelny může například špatně založit došlou faktura, chybně přepsat stěžejní údaj nebo zapomenout předat důležitou žádanku, a tím zastavit příslušný schvalovací procesu. Tyto chyby mohou v konečném důsledku vést i ke ztrátě zákazníka, zhoršení vztahu s partnery či vzniku sankcí z prodlení.
Výhody systému pro správu došlé pošty:
Systém pro správu přijaté pošty směřuje veškeré příchozí dokumenty na centrální úložiště. Jejich elektronická evidence zamezí možné ztrátě dokumentu, zaručí okamžitý přehled o jeho umístění a otevírá dveře pro další zefektivnění práce s pomocí řízených dokumentových procesů. Jde o ideální řešení stále narůstajícího počtu papírových dokumentů, které mohou zpomalovat fungování celé firmy.
Tato řešení umožní rovněž provádět efektivní audity pracovních procesů či usnadní zpětné vyhledávání přijaté korespondence. To lze provést pomocí předem zvolených atributů, jako je jméno odesílatele, datum, předmět nebo i vyhledáváním libovolných slov (tzv. fulltextově). Systém pro správu přijaté pošty dokáže konkrétně pomoci například s evidencí smluv, zpracováním faktur, řízením objednávek a podobně.
Více se o službách řízení firemních procesů dozvíte také zde.
Ideální řešení by mělo:
Například Konica Minolta nabízí řešení vhodné i pro zpracování dokumentů přijatých do datové schránky. Nejčastější problém s tímto typem korespondence bývá její vymazání ze schránky 90 dnů po obdržení. Pokud i vy řešíte toto úskalí neustálým tiskem pošty nebo jejím přeposílání jinam, moderní systémy vám nabídnou elegantnější řešení. Automaticky se totiž napojí na ISDS a pravidelně stahují všechny nové zprávy včetně příloh na firemní úložiště. Zde je tato korespondence následně standardně identifikována a roztříděna. Vše se zároveň eviduje v elektronické knize došlé pošty.
Základním a nejdůležitějším krokem pro fungování systému pro správu přijaté pošty je její naskenování a označení čárovým kódem, případně spisovou značkou. Čárové kódy by vám měl být schopen dodat vybraný poskytovatel softwarového řešení. Vy je jen jednoduše nalepíte na dokument, ten naskenujete a v rámci systému se pak k dokumentu, respektive ke kódu, připojí všechny charakterizující informace, jako například o jaký typ dokumentu jde. To zajistí, že došlá korespondence bude bezpečně uložena na jednom místě a ve správném spisu – faktury u faktur, smlouvy u smluv a podobně. Ve firmě pak koluje pouze digitální kopie označená kódem, díky kterému ale můžete jednoduše zjistit, kde se nachází papírový originál.
Efekt kódů se projevuje i v opačném směru. Pomocí čtečky čárového kódu můžete z fyzického dokumentu zjistit, v jaké fázi zpracování či u koho se daná korespondence zrovna nachází. V neposlední řadě pomáhají kódy při skenování velkého množství dokumentů za sebou. Jejich přítomnost v tomto případě slouží systému k automatické separaci a správnému umístění digitalizovaných verzí. Využití čárových kódů tak mnoha firmám ušetří ročně stovky hodin práce.
(Partnerský příspěvek)
