Administrativní procesy jsou v mnoha firmách historicky zavedenými a „osvědčenými“ postupy, kterým do detailu mnohdy rozumí jen hrstka lidí. Právě proto jde také o oblast, do jejíž změny se mnohým firmám příliš nechce. Vidí za ní spoustu „mravenčí práce“ s nejistým přínosem. A právě to je chybný závěr. Firmy si totiž mohou dnes nechat optimalizovat své procesy tzv. na klíč a přitom dosáhnout významných finančních úspor.
Například pouhým zavedením řízeného procesu zpracování příchozích faktur včetně jeho digitalizace a automatizace ve středně velké firmě se mohou úspory počítat v řádech stovek tisíc korun. „Obecně totiž optimalizace firemních procesů dokáže výrazně omezit zbytečné úkony a zvýšit efektivitu činností s přidanou hodnotou,“ říká Barbora Kolaříková, MCS Product Manager společnosti Konica Minolta Business Solutions Czech.
Definice a příklady procesů
Procesem nazýváme jakýkoli sled činností, často spojený s administrativou, který začíná a končí konkrétním úkonem. Na začátku této posloupnosti může být například nový servisní požadavek, výdejka ze skladu, žádanka o dovolenou či příchozí faktura, na jeho konci pak vyřešení daného problému, přejímka zboží, posouzení žádosti nebo zaplacení faktury.
Právě evidence a zpracování příchozích faktur bývá jedním z nejčastěji automatizovaných firemních procesů. Jedná se o standardizovaný opakující se úkon, který si o digitalizaci a automatizaci přímo říká. Nejen že se tím zvýší správnost zadaných údajů a ušetří čas, ale prakticky i ten nejjednodušší systém je schopen hlídat termíny splatnosti, díky čemuž lze předcházet například sankcím za pozdní platby.
V současnosti jsou nástroje pro digitalizaci a automatizaci procesů často součástí vnitrofiremních systémů jako jsou DMS či ERP, mohou však mít i podobu samostatných, zpravidla komplexních, aplikací.
Hlavní výhodou těchto aplikací je jejich široká použitelnost – obsahují nástroje pro vytváření formulářů i modelování procesů a zpravidla také bývají vybaveny reportingovými nástroji, které pomáhají procesy měřit, vyhodnocovat a hledat v nich úzká místa. Modelování procesů pak mnohdy ani nevyžaduje znalosti programování. Tyto aplikace mohou fungovat pouze ve spojení s konkrétní platformou (např. SharePoint či SalesForce), mohou však být i zcela platformě nezávislé. V jejich případě pak platí, že rozhodnete-li se v budoucnu vyměnit kterýkoli z vnitropodnikových systémů vstupujících do procesu za jiný, pouze změníte napojení. Například aplikace K2 Five, coby případ univerzálního, tedy na platformě nezávislého řešení, má plně grafický designer, který umožňuje modelovat procesy i formuláře velmi intuitivně. Jeho součástí je i funkce Smart Assist, která dává uživateli dokonce sama instrukce, aby na nic podstatného nezapomněl. Další výhodou aplikace je její vysoká flexibilita. Změní-li se proces, je možné pružně provést potřebné úpravy. Takřka samozřejmostí je pak uživatelské prostředí přizpůsobené mobilním zařízením.
Řízení firemních procesů
Tzv. BPM (z anglického Business Process Management), tedy řízení firemních procesů, je disciplína, která se zabývá procesem komplexně. Posoudí nutnost jeho existence, zhodnotí jednotlivé fáze i konečný výstup. Pomáhá identifikovat klíčové kroky, zvážit jejich efektivitu, přidanou hodnotu apod. Digitalizace procesů umožňuje data o nich snadno sbírat, analyzovat a na základě získaných informací je pak optimalizovat. Automatizace procesů následně otevírá cestu k vyšší efektivitě a produktivitě i k dalšímu růstu.
Máte-li pocit, že optimalizace procesů by se měla týkat i vaší firmy, možná si kladete otázku, jak ji prakticky provést. I optimalizace je svého druhu procesem, který se sestává z několika kroků. Odborníci doporučují začít analýzou stávající situace. Ta pomůže odhalit potenciální slabá místa v procesech a zároveň poslouží jako základ pro implementaci nového řešení.
„Při vší úctě k vedení jakékoli firmy jsem přesvědčena, že pro skutečně účinnou optimalizaci je doslova k nezaplacení pohled zvenčí,“ myslí si B. Kolaříková a dodává: „Kvalitní dodavatel objektivně zanalyzuje procesy, vyhodnotí všechny požadavky a doporučí vhodné řešení. Je schopen doložit případové studie dříve provedených realizací či přímo dojednat referenční návštěvu v organizaci, kde bylo podobné řešení úspěšně nasazeno.“
Běžnou praxí u renomovaných dodavatelů je po instalaci řešení zaškolit pracovníka nebo tým, který jej bude využívat. Osvojí si základní dovednosti, jak se systémem zacházet a jak aplikaci obsluhovat nejen z pozice uživatele či administrátora, ale i coby designéra procesů. „Je třeba si uvědomit, že optimalizace procesů může přinést očekávané výsledky pouze za předpokladu, že je správně nastavena - doslova ušita firmě na míru. Rozhodně bych se přimlouvala za to, aby kritické firemní procesy byly modelovány zkušeným konzultantem nebo alespoň pod jeho bedlivým dohledem,“ uzavírá B. Kolaříková.
Jak úspěšně zvládnout optimalizaci
Záleží samozřejmě na situaci v konkrétní firmě. Rozhodně ale neuškodí mít na paměti pár obecných doporučení:
• Přiměřenost
Definujte si reálné cíle, které zohlední složitost projektu, váš rozpočet i vaše zaměstnance. Myslete na to, že zásadní změny obvykle budí zásadní odpor.
• Vhodný proces
Měl by to být ten, co generuje nejvíce problémů nebo naopak přináší největší užitek. Je zbytečné automatizovat proces, který probíhá jednou za uherský rok.
• Ideální řešení
Flexibilita je přínosem do budoucna. Pokud má řešení kromě aktuálně vybraného procesu přesah i do případných dalších, zabijete dvě (možná i více) mouchy jednou ranou.
• Využití stávajícího know-how
Zapojte člověka, který měl doposud daný proces na starosti. Ať je partnerem dodavatele při analýze, optimalizaci i následné implementaci řešení.
(Partnerský příspěvek)
