Kéž by tak byl každý den o hodinu delší... Kolikrát jste si už takhle povzdechli? Život je příliš krátký a více než třetinu jeho nejaktivnější části strávíme v zaměstnání. Pokud ovšem nepatříte k vyvoleným jedincům, kterým peníze na účet přitékají jen tak. Jste-li jimi, pak už dál prosím nečtěte, byla by to ztráta času. Vám ostatním nabízíme řešení, díky němuž využijete svůj čas efektivněji.
Časožroutů je spousta. Schválně si zodpovězte následující otázky:
Důležitými předpoklady pro správně a efektivně vykonanou práci jsou především
zvládnutý time management, cit pro určování priorit a velmi dobrá znalost řešené problematiky.
V záplavě informací je stále komplikovanější najít ty skutečně relevantní. Přehršel požadavků zase může pomalu zastiňovat ty skutečně klíčové a na problém může být, lidově řečeno, „zaděláno“.
Aby se těmto situacím předcházelo, zavádí mnoho firem různé informační systémy a pravidelné porady.
Představíme-li si, že jednotlivé úkoly, které plníme více či méně pravidelně, jsou součástí určitého procesu, uvidíme tyto úkoly v jasných souvislostech. Díky tomu může být jejich řešení jednodušší. Pokud jsou tyto souvislosti jasně popsané, je to dobrý základ, aby každý věděl proč, co, kdy a jak má dělat.
Tento popis ovšem nesmí skončit v šanonu na polici, kde se na něj bude prášit. Je potřeba z něj udělat živý systém, který zaměstnancům pomůže při plnění jejich povinností a nadřízeným dá jasný přehled o událostech v oddělení.
Zaměstnanci mají tendenci dívat se na takové systémy skrz prsty – mají obavy, že takovýto software je bude sledovat a čekat na jejich chybu, aby mohli dostat výpověď. To představuje spíše zneužití systému ze strany managementu a takováto implementace dlouhodobě nepřináší cokoli pozitivního.
Správně nastavený systém nemá zaměstnance děsit nebo jim přidělávat práci vyplňováním tabulek. Naopak jim má práci usnadňovat a chránit je před možnými chybami či zapomenutím na důležitý termín.
V takovém systému zároveň informace proudí od jednoho řešitele k druhému. Každý, kdo má s úkolem co do činění, díky tomu ví, co již bylo vykonáno, za jakých podmínek a okolností. Uspoří se tím čas současného i minulého řešitele, protože není třeba informace dohledávat. A to nejdůležitější – proud informací je maximálně automatizovaný, takže se nestává, že někdo vyřeší úkol a zapomene řešení na svém stole.
Takovýto systém má zřejmé výhody i pro manažery. Potřebují-li třeba zjistit informaci o zakázce, nemusí obcházet jednotlivé řešitele a ptát se na současný stav. Ani pořádat pravidelné porady, na kterých mu všichni podřízení řeknou, na čem právě pracují a v jakém stupni rozpracování se zakázka nachází. Mají-li k dispozici systém, který jim ukáže, v jakém stavu plnění jsou povinnosti jednotlivých zaměstnanců, mohou se soustředit na zakázky, kde hrozí problém a pomoci s řešením – nemusí si od ostatních vyslechnout, že všechno je v pořádku. Tím znovu ušetří čas. Sobě i jim.
Pokud systém dobře funguje, jsou-li všichni v kanceláři, není tak složité přenést tento model i na home working.
Taková aplikace není sci-fi. Ani není nedosažitelně drahá nebo složitá na používání. Na www.teamassistant.cz zjistíte, že eliminovat rušivé vlivy a získat více volného času díky vylepšení organizace práce může být v zásadě jednoduché.
(Partnerský příspěvek.)
