Inovace v modulu pro práci se souvisejícími dokumenty, modernizaci notifikačního centra nebo rozšířené možnosti pro práci s historií workflow ve svém systému DMS systém eDoCat oznámila společnost Onlio.
Nový modul Související dokumenty rozšiřuje stávající schopnosti DMS eDoCat pracovat s tzv. elektronickým šanonem tím, že umí propojit logicky související dokumenty do jednoho elektronického šanonu se zajištěním okamžitého přístupu ke všem těmto dokumentům z jednoho místa. Modul umožňuje uspořádání dokumentů do logicky uspořádaných celků a výrazně tak zvyšuje celkovou organizovanost dokumentace. Nové možnosti ocení všichni uživatelé zpracovávající dokumenty, které spolu nějakým způsobem souvisí.
Modernizace modulu Notifikační centrum přináší novou funkcionalitu, díky které upozornit určeného uživatele nebo skupinu uživatelů na akce související s dokumentem. Nová funkcionalita je perfektním pomocníkem například pro uživatele, kteří pracují s dokumenty s časově definovanou exspirací.
Aktualizovaný modul Historie workflow přináší novou generaci uživatelského rozhraní pro získání detailnější informace o průchodu dokumentu organizací. Novinky jsou vhodné především pro uživatele, kteří dennodenně využívají schvalování dokumentů.
Nové funkce doplňují stávající možnosti systému eDoCat, mezi kterými lze uvést také pokročilou indexaci, přizpůsobitelnost metadatových atributů, plnohodnotné fulltextové vyhledávání, integraci s datovými schránkami, dohled nad očekávanou aktivitou a široké možnosti automatizace včetně podpory změnových řízení, nebo přesunu expirovaných dokumentů do archivu. DMS systém eDoCat podporuje i efektivní odkazování z jiných systémů pomocí tzv. trvalých linků na dokumenty včetně zajištění nasměrování na aktuálně platnou verzi dokumentu. Řešení je od samého počátku vyvíjeno v českém jazyce s možností přepnutí do dalších jazyků včetně angličtiny nebo němčiny.
Dodejme, že svůj systém pro podporu centrální správy dokumentů s řízením jejich oběhu pomocí workflow eDoCat postavila společnost Onlio na platformě Alfresco Community Edition a v první verzi jej představila v roce 2011. V současnosti podle jejích zástupců využívají eDoCat tisíce uživatelů a k dispozici je jak v tradičním on-premise modelu provozovaném na podnikové informační architektuře ve správě zákazníka, tak i v cloudovém provedení v režimu Software jako služba.
„Většina firem si uvědomuje, že bez centrálního zpracování dokumentů se neobejde. A vnímá i výhody digitalizace dokumentů,“ uvádí Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio. „Náš eDoCat se může pochlubit rozsáhlou funkcionalitou, kterou lze přizpůsobit na míru konkrétním organizacím. Vše je přitom v úrovni zabezpečení srovnatelné s bankovními aplikacemi. Díky základu v podobě open source platformy Alfresco můžeme zákazníkům zaručit nejen vysokou kvalitu, ale také kontrolu nad náklady.“
