Proč jsou výsledky vaší firmy nižší než plán? Jak to, že se vám v Ostravě daří, zatímco v Plzni nikoli? Které z vašich produktů jsou nejziskovější – a proč? Jak by se změna ceny produktů projevila na prodejích? Jaká rizika nyní na trhu hrozí? Tyto i řadu dalších otázek, které si klade management firem, pomáhají zodpovědět správně nasazené systémy Business Intelligence. Pojďme se na ně podívat z čistě praktického pohledu.
Řekněme si to hned v úvodu na rovinu: Systémy BI (Business Intelligence) to u odborné veřejnosti zpočátku nerozehrály úplně nejlépe. Místo lákání na rychlé inteligentní analýzy výrobci mnohdy prezentovali technické detaily o dolování dat, o jejich extrakci a transformaci, o OLAP kostkách… Všechno to zní velmi učeně – a jde o technicky velmi zajímavé a pro funkci BI zásadní záležitosti – ale z hlediska byznysu je podstata BI prostě jinde. Nikoli v technickém řešení, ale v možných přínosech. A ty jsou potenciálně velmi vysoké.
Současné systémy BI jsou nejen vyspělejší, než jejich předchůdci, ale konečně i finančně dostupné, a to mimo jiné díky maximální integraci s pokročilými systémy ERP. Navzdory této integraci však pochopitelně jsou schopny pracovat i s daty mimo ERP, a tak nabídnout skutečně ucelený pohled na trhy, na nichž firma působí.
Dodejme, že v tomto článku budeme vycházet z funkcionality konkrétních řešení BI, konkrétně těch, jež jsou součástí systémů Helios od Asseco Solutions. Většina dále uvedených informací však platí obecně, byť části funkcionality mohou být v jiných systémech odlišné. A jen pro pořádek ještě uveďme, že náš zájem se bude soustředit na komplex BI&A – Business Intelligence and Analytics, tedy řešení BI spolu s příslušnými analytickými nástroji.
Z dat, která jsou – nebo mohou být – ve firmě dostupná, lze získávat řadu zajímavých informací. Je ovšem třeba, aby byla všechna tato data přístupná jednotným způsobem a aby byla konzistentní. Interní data rozptýlená po tabulkách v Excelu a v dokumentech ve Wordu nebo externí data v on-line PDF dokumentech – byť jakkoli zajímavá – jsou pro pokročilé analýzy k ničemu.
Zatímco některé souvislosti jsou v byznysu patrné na první pohled – výrobce deštníků asi nepřekvapí, když prodá více zboží v deštivém počasí, a prodejce ekologických kotlů bude tak nějak očekávat, že se při zahájení poskytování příslušných státních dotacích zvýší zájem o jeho produkty, řada dalších je skrytá. Nástroje BI pomáhají analyzovat velké množství historických dat, nejrůznější firemní data i data z vnějších zdrojů – a nabízejí možné souvislosti. To vše přitom díky moderním výpočetním systémům velmi rychle – během sekund, nikoli hodin či dní.
Odpovědi na jednoduché otázky bychom ve svých systémech zřejmě našli i bez BI, díky BI však můžeme vidět i další souvislosti. Jak si stojí naše produkty vůči konkurenci? Liší se situace v různých regionech – a čím se tedy od sebe tyto regiony liší – z hlediska klientů, ekonomické situace nebo našeho personálního zastoupení? Kde a proč zbytečně přicházíme o možné zisky?
U jakého druhu klientů je úspěšný který produkt? Kteří obchodníci jsou nejúspěšnější – a se kterými produkty? Které konkurenční produkty jsou nejprodávanější a čím se liší od ostatních? Které z našich produktů jsou nejziskovější a které zaznamenávají největší růst? Které naopak růst přestávají, či začínají klesat – a v kterých oblastech? Existuje silná korelace mezi prodeji a nějakými dalšími veličinami uloženými v našich datech?
Podobných otázek najdete tisíce. A další tisíce budou těch, kterými budete chtít zkoumat, co se stane, když… Jak se promítne do prodejů, když změníme cenu daného produktu? Jak určitá změna produktu – ať už jde o viditelnou vlastnost, nebo jeho neviditelnou součást – změní naši ziskovost, trvanlivost produktu, náklady na servis...? Systém BI je schopen rovněž varovat před riziky, která lze vyčíst z vývoje různých ukazatelů.
Díky BI lze analyzovat chování zákazníků, trendy v prodejích, a to i s ohledem na realizované marketingové kampaně, hledat neefektivní body firemních procesů, zjišťovat nedostatky v dodavatelsko-odběratelském řetězci, analyzovat efektivitu webové prezentace, komunikace s klienty, sledovat ziskovost projektů v závislosti na dalších veličinách, provádět analýzu rizik nebo plánovat rozpočet firmy na příští rok, a to i v členění na organizační celky firmy.
Doby, kdy byly systémy BI určeny pouze pro vrcholové manažery, jsou dávno pryč. Dnes je běžně využívají i pracovníci na nižších pozicích. Vzhledem k široké škále otázek, které jsou systémy BI schopny pomoci zodpovědět, je to logický posun – Business Intelligence lze aplikovat na jakoukoli činnost či část činnosti podniku, při které vznikají data a mezi nimi nějaké vazby – od výroby po péči o zákazníky. Business Intelligence pomáhá tyto vazby odhalit a na jejich základě pak provádět potřebné analýzy.
K BI lze u již zmiňovaných systémů Helios BI přistupovat přes webový prohlížeč, manažerské sestavy ovšem mohou být prezentovány i z jiné prezentační vrstvy, například ze SharePointu. Pro každého uživatele je možné nastavit dashboard, ve kterém uvidí pouze svoje sestavy. Výstupy jsou organizovány do oblastí typově určených různým rolím (ekonom, obchodník, personalista apod.). Přístup do jednotlivých oblastí, popřípadě k jednotlivým výstupům lze pochopitelně zabezpečit přístupovými právy. Nastavit lze i automatické odesílání aktualizovaných sestav příslušnému manažerovi.
Uvedené systémy umějí kromě standardních grafických prezentací – srovnatelných s grafy v Excelu s vyznačením trendů, semaforů nebo minigrafů - také zobrazení hodnot ve spojení s jinými grafickými prvky, například zobrazení prodejů v rámci mapy zemí, mapy krajů či okresů, nebo třeba ve spojení s podklady z MS Office Visio, jako je mapa výrobní haly s umístěním výrobních strojů pro zobrazení jejich práceschopnosti – a označení těch funkčních, těch se závadou, apod.
Zastavme se ještě letmo u technického fungování BI, a to na příkladu již zmiňovaných systémů Helios BI. Ty pracují nad datovým skladem v prostředí MS SQL a mohou být nadstavbou nad jakoukoliv produkční databázi jiných systémů. Data jsou získávána pomocí takzvaných datových pump, které jsou vytvářeny jako datový můstek mezi daty externího systému a datovým skladem Helios IS.
Datové pumpy jsou vytvářeny i pro vlastní ERP Helios, a to proto, aby produkční prostředí nebylo zatěžováno další funkcionalitou, která by zpomalovala chod aplikace. Správce systému může nastavit frekvenci aktualizace dat – například na každou noc, 2x denně, apod.
Datové pumpy lze definovat uživatelsky – zvládne to vyškolený správce se znalostí datové základny produkčních dat – a to připraveným nástrojem pro jejich sestavování. Součástí řešení je i čištění dat pomocí ETL procesů; jde ovšem o zakázkově orientovanou funkcionalitu poplatnou konkrétním potřebám v závislosti na kvalitě zdrojových dat. Definice pohledů na data, a to včetně tabulkových či grafických výstupů – a stejně tak i jejich změna – pak vyžadují jen zkušenosti vyškoleného uživatele.
Ve firmách je dnes k dispozici velké množství dat a další data jsou dostupná z veřejných zdrojů – od státních orgánů, analytických firem i z webů konkurence. Je jen třeba je shromáždit, zkonsolidovat a mít nástroj na jejich efektivní využití. Je škoda ponechat bohatství, které se v datech skrývá, ležet ladem.
(Partnerský příspěvek.)
