V dokumentech se nemusíte topit, můžete jimi jednoduše proplout



Faktury, smlouvy, objednávky a jiné dokumenty – žádná firma se bez nich neobejde a čím větší a úspěšnější společnost, tím více jich musí vyřídit. A právě zpracování většinou ještě papírových dokumentů bývá často noční můrou mnoha administrativních zaměstnanců. I drobná chyba může totiž pro firmy znamenat zhoršení vztahů s partnery, snížení důvěryhodnosti nebo nenadále finanční náklady, například v podobě sankcí za pozdní vyřízení.

Foto: Konica Minolta
Foto: Konica Minolta
Časovou náročnost zpracování papírových dokumentů, vysokou míru potenciální chybovosti při jejich přepisování a s nimi spojené finanční náklady se dnes stále více společností snaží řešit zavedením systému pro řízení oběhu elektronických dokumentů. Právě tyto systémy představují v současnosti vysoce účinný nástroj, který vám pomůže se v moři dokumentů správně a rychle zorientovat a zamířit do klidných vod úspěšného podnikání.

Nepodcenit přípravu

Výhody řízení firemních procesů

 

  • celkové zrychlení procesů
  • přehled a kontrola
  • standardizace a optimalizace procesů
  • snížení chybovosti
  • automatizace a ochrana
  • snížení celkových nákladů

 

Prvním vhodným krokem před samotným zavedením jakéhokoli systému řízení dokumentů je analýza aktuálního stavu dokumentových procesů. Ta pomůže odhalit jak potenciální chyby v dřívějším nastavení, tak poslouží i jako základ pro implementaci řešení. Právě správným nastavením těchto procesů lze nejen zefektivnit celkový chod firmy, ale především docílit významných časových a finančních úspor. Ty mohou dle velikosti firmy a šíře využívaných procesů dosáhnout až několika set tisíc korun ročně.

Náročnost oběhu dokumentů roste s velikostí firmy. Nejsložitější je pak u velkých koncernů, které se skládají z centrální společnosti, různých poboček či dceřiných firem. V těchto případech je více než kdy jindy třeba dbát na rychlost řízených dokumentů, které cestují napříč společnostmi, a možnost sledovat celý schvalovací proces.

Jak může vypadat konkrétní řešení?

Jedním z možných způsobů zavedení systému pro oběh dokumentů v praxi je řešení vystavěné na platformě Microsoft SharePoint, která zajistí evidenci a zpracování dokumentů, a softwaru K2 Blackpearl, jež umožňuje samotné řízení procesů.

Konica Minolta, která patří mezi největší dodavatele dokumentových řešení, včetně systémů pro řízení oběhu dokumentů, dokázala takto postaveným řešením u konkrétního zákazníka zefektivnit procesy došlých a vydaných faktur, příchozí a odchozí pošty, smluv a interních objednávek. Předmětem nově nastavených procesů bylo nejčastěji řízení schvalování a zpracování dokumentů, automatický zápis údajů do ERP systémů, evidence dokumentů či sledování veškerých provedených změn.

Jak se mohou procesy změnit?

Původní proces přijetí dokumentu, například faktury, často vypadá následovně: Zaměstnanec převezme příchozí fakturu, předá ji odpovědnému pracovníkovi, ten ji ověří a postoupí ke schválení nadřízenému. Nakonec faktura skončí v účetním oddělení, kde je ručně přepsána do systému a založena do některého z všudypřítomných šanonů. Během tohoto procesu se však nesmí dokument nikde ztratit či poškodit a všechny zainteresované osoby musí hlídat jeho včasné vyřízení a zpracování. Stejný proces v elektronické podobě vypadá mnohem jednodušeji: Papírová faktura je po přijetí naskenována a údaje z ní vytěženy a připraveny pro další využití v automaticky řízeném procesu. Systém pro řízení oběhu dokumentů sám pozná, o jakou fakturu jde. Automaticky ji nejprve odešle odpovědnému zaměstnanci k ověření, poté nadřízenému ke schválení a nakonec k proplacení. Systém rovněž sám hlídá termíny každého schvalovacího kroku i finálního proplacení. Tím účinně předchází možnému vzniku sankcí z prodlení. Data z faktury jsou rovněž automaticky přenesena do účetního nebo ERP systému, což vede k časovým úsporám souvisejícím s jindy náročným přepisem.

 

Na čem to stojí?

Základem kvalitního systému řízeného oběhu dokumentů je funkce pro vytěžení informací, tedy elektronické zpracování předem definovaných údajů, a jejich následný import do dalších podnikových systémů. Možnost zpracování obsažených informací, jako je IČO dodavatele, částka, datum splatnosti, název dokumentu atd., vede k celkovému automatizovanému rozpoznání a následnému zahájení příslušného procesu. Tím může být odeslání ke schválení odpovědné osobě, předání dat do účetního systému a podobně.

Hlavní kritéria, na která byste měli při výběru systému pro správu dokumentů dbát, jsou široké využití při zpracování více typů dokumentů a různých workflow, rychlá implementace a jednoduchost. Vzhledem k tomu, že v rámci firemních procesů hrají významnou roli také elektronické dokumenty, je dobré hledat jednoho dodavatele jak pro zajištění digitalizačních služeb, tak pro systém řízení procesů a správu dokumentů, informací a dat. V ideálním případě by vám takový dodavatel měl poskytnout potřebný hardware, kompatibilní software, zajistit komplexní implementaci, dohlížet na následné fungování a poskytovat jednotný servis.


(28. 9. 2015 | redakce2)

Facebook Twitter
Komentáře, názory a rady

Zatím sem nikdo nevložil žádný komentář. Buďte první...

>>> Číst a vkládat komentáře <<<

Tip - Konference: DATOVÁ CENTRA PRO BUSINESS 2019 - 19.9.2019!
Hledáme nové kolegy pro realizaci zajímavých projektů
v oblasti IT

NOVINKA: Pozoruhodné IT produkty 2019 podruhé
Ani tentokrát si nenechte ujít produkty, které vám mohou pomoci ve vaší práci v IT.

Pozoruhodné IT produkty pro rok 2019
Náš první letošní seznam zajímavých produktů, které byste určitě neměli minout






Články čtenářů

Titulky vložené do videa a další vid...


Dnes tu má tip pro všechny, kdo nejen pracují, ale také se občas baví :). Co dělat, když potřebujete video s vloženými titulky a máte jen video, kde titulky vložené ...

Problém: Pomalá Windows 10 a jak je ...


Pomalá Windows 10, to je problém, se kterým se potkává řada uživatelů. Často přitom nastane najednou, doslova ze dne na den. Windows se pomalu spouštějí, aplikace se...

Komentáře čtenářů

TBW
Dobrý den. Koukám že váš článek je z roku 2016. Dnes je rok 2019 a situace může být odlišná. Můj dotaz z...>>
Podnikání na youtube
Zdravím, měl bych pár dotazů týkajících se podnikání na youtube. Četl jsem na http://techhity.cz/media/j...>>
Zdá se mi to nebezpečné
Přijde mi to už docela nebezpečné, že půjde platit i prostřednictvím televize. Ale pokrok nezastavíme. C...>>


©2011-2019 BusinessIT.cz, ISSN 1805-0522 | Názvy použité v textech mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků.
Provozovatel: Bispiral, s.r.o., kontakt: BusinessIT(at)Bispiral.com | Inzerce: Best Online Media, s.r.o., zuzana@online-media.cz
Používáme účetní program Money S3
O vydavateli | Pravidla webu BusinessIT.cz a ochrana soukromí | pg(3492)