V dokumentech se nemusíte topit, můžete jimi jednoduše proplout



Faktury, smlouvy, objednávky a jiné dokumenty – žádná firma se bez nich neobejde a čím větší a úspěšnější společnost, tím více jich musí vyřídit. A právě zpracování většinou ještě papírových dokumentů bývá často noční můrou mnoha administrativních zaměstnanců. I drobná chyba může totiž pro firmy znamenat zhoršení vztahů s partnery, snížení důvěryhodnosti nebo nenadále finanční náklady, například v podobě sankcí za pozdní vyřízení.

Foto: Konica Minolta
Foto: Konica Minolta
Časovou náročnost zpracování papírových dokumentů, vysokou míru potenciální chybovosti při jejich přepisování a s nimi spojené finanční náklady se dnes stále více společností snaží řešit zavedením systému pro řízení oběhu elektronických dokumentů. Právě tyto systémy představují v současnosti vysoce účinný nástroj, který vám pomůže se v moři dokumentů správně a rychle zorientovat a zamířit do klidných vod úspěšného podnikání.

Nepodcenit přípravu

Výhody řízení firemních procesů

 

  • celkové zrychlení procesů
  • přehled a kontrola
  • standardizace a optimalizace procesů
  • snížení chybovosti
  • automatizace a ochrana
  • snížení celkových nákladů

 

Prvním vhodným krokem před samotným zavedením jakéhokoli systému řízení dokumentů je analýza aktuálního stavu dokumentových procesů. Ta pomůže odhalit jak potenciální chyby v dřívějším nastavení, tak poslouží i jako základ pro implementaci řešení. Právě správným nastavením těchto procesů lze nejen zefektivnit celkový chod firmy, ale především docílit významných časových a finančních úspor. Ty mohou dle velikosti firmy a šíře využívaných procesů dosáhnout až několika set tisíc korun ročně.

Náročnost oběhu dokumentů roste s velikostí firmy. Nejsložitější je pak u velkých koncernů, které se skládají z centrální společnosti, různých poboček či dceřiných firem. V těchto případech je více než kdy jindy třeba dbát na rychlost řízených dokumentů, které cestují napříč společnostmi, a možnost sledovat celý schvalovací proces.

Jak může vypadat konkrétní řešení?

Jedním z možných způsobů zavedení systému pro oběh dokumentů v praxi je řešení vystavěné na platformě Microsoft SharePoint, která zajistí evidenci a zpracování dokumentů, a softwaru K2 Blackpearl, jež umožňuje samotné řízení procesů.

Konica Minolta, která patří mezi největší dodavatele dokumentových řešení, včetně systémů pro řízení oběhu dokumentů, dokázala takto postaveným řešením u konkrétního zákazníka zefektivnit procesy došlých a vydaných faktur, příchozí a odchozí pošty, smluv a interních objednávek. Předmětem nově nastavených procesů bylo nejčastěji řízení schvalování a zpracování dokumentů, automatický zápis údajů do ERP systémů, evidence dokumentů či sledování veškerých provedených změn.

Jak se mohou procesy změnit?

Původní proces přijetí dokumentu, například faktury, často vypadá následovně: Zaměstnanec převezme příchozí fakturu, předá ji odpovědnému pracovníkovi, ten ji ověří a postoupí ke schválení nadřízenému. Nakonec faktura skončí v účetním oddělení, kde je ručně přepsána do systému a založena do některého z všudypřítomných šanonů. Během tohoto procesu se však nesmí dokument nikde ztratit či poškodit a všechny zainteresované osoby musí hlídat jeho včasné vyřízení a zpracování. Stejný proces v elektronické podobě vypadá mnohem jednodušeji: Papírová faktura je po přijetí naskenována a údaje z ní vytěženy a připraveny pro další využití v automaticky řízeném procesu. Systém pro řízení oběhu dokumentů sám pozná, o jakou fakturu jde. Automaticky ji nejprve odešle odpovědnému zaměstnanci k ověření, poté nadřízenému ke schválení a nakonec k proplacení. Systém rovněž sám hlídá termíny každého schvalovacího kroku i finálního proplacení. Tím účinně předchází možnému vzniku sankcí z prodlení. Data z faktury jsou rovněž automaticky přenesena do účetního nebo ERP systému, což vede k časovým úsporám souvisejícím s jindy náročným přepisem.

 

Na čem to stojí?

Základem kvalitního systému řízeného oběhu dokumentů je funkce pro vytěžení informací, tedy elektronické zpracování předem definovaných údajů, a jejich následný import do dalších podnikových systémů. Možnost zpracování obsažených informací, jako je IČO dodavatele, částka, datum splatnosti, název dokumentu atd., vede k celkovému automatizovanému rozpoznání a následnému zahájení příslušného procesu. Tím může být odeslání ke schválení odpovědné osobě, předání dat do účetního systému a podobně.

Hlavní kritéria, na která byste měli při výběru systému pro správu dokumentů dbát, jsou široké využití při zpracování více typů dokumentů a různých workflow, rychlá implementace a jednoduchost. Vzhledem k tomu, že v rámci firemních procesů hrají významnou roli také elektronické dokumenty, je dobré hledat jednoho dodavatele jak pro zajištění digitalizačních služeb, tak pro systém řízení procesů a správu dokumentů, informací a dat. V ideálním případě by vám takový dodavatel měl poskytnout potřebný hardware, kompatibilní software, zajistit komplexní implementaci, dohlížet na následné fungování a poskytovat jednotný servis.


(září 2015 | redakce2)


Komentáře, názory a rady

Zatím sem nikdo nevložil žádný komentář. Buďte první...

>>> Číst a vkládat komentáře <<<

Tip - Konference: Firemní informační systémy - 25.5.2017!


Otázky a odpovědi z IT: Diskusní portál Bizio.cz
Pozoruhodné IT produkty pro rok 2017
Věříme, že v tomto přehledu pozoruhodných produktů najdete ty, které vám pomohou ve vaší práci v IT.




Anketa


©2011-2017 BusinessIT.cz, ISSN 1805-0522 | Názvy použité v textech mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků.
Provozovatel: Bispiral, s.r.o., kontakt: BusinessIT(at)Bispiral.com | Inzerce: Best Online Media, s.r.o., zuzana@online-media.cz
Používáme účetní program Money S3
O vydavateli | Pravidla webu BusinessIT.cz a ochrana soukromí | pg(3492)