Organizace všech oborů i velikostí přecházejí v posledních letech postupně alespoň u části používaných IT služeb od klasického modelu ke cloudu. Výhodou jsou nejen významné úspory a větší flexibilita, ale mnohdy také vyšší kvalita služeb a uvolnění vlastního IT personálu pro strategické plánování a pro správu systémů, které firmě přinášejí skutečnou konkurenční výhodu. Jedním z nejvýznamnějších cloudových řešení, která jsou aktuálně k dispozici, je i Office 365.
MS Office 365 je, zjednodušeně řečeno, komplexní balík on-line aplikací, které pokrývají typické požadavky uživatelů na kancelářský software, a to včetně on-line sdílení dokumentů nebo komunikace e-mailem. Mezi jeho významné výhody patří vysoká dostupnost, plná kompatibilita s ostatním kancelářským softwarem Microsoftu, který je v této oblasti de facto standardem, ale i stále dostupná on-line podpora a snadné nasazení. Nás pochopitelně zajímalo především to, kdy a z jakých nejčastějších pohnutek jej organizace nasazují.
Office 365 představuje ucelený on-line balík kancelářských aplikací.Pokud se podíváme na situaci, ve které se nacházejí organizace rozhodnuté přejít na cloudové řešení Office 365, zjistíme, že jde typicky – celkem logicky – o stav, kdy z nějakého důvodu nevyhovuje stávající komunikační řešení, případně žádné řešení ještě neexistuje. Firmy i další organizace tedy buď začínají na zelené louce, nebo zpravidla ještě provozují vlastní servery s nějakým e-mailovým řešením, které ovšem mnohdy neplní ani základní požadavky uživatelů.
Problémy jsou mnohdy v úrovni antispamové ochrany, ve vyhledávání v dokumentech nebo v mobilním přístupu. Kromě inovace v oblasti základních e-mailových funkcí pak uživatelé mnohdy vyžadují i pokročilejší prostředky pro vzájemnou spolupráci a sdílení dokumentů.
„V minulosti jsme používali poštovní řešení postavené na Linuxu. Postupně však přestalo odpovídat potřebám rostoucí firmy, nepodporovalo týmovou spolupráci, nenabízelo možnost nastavit si automatickou odpověď v případě nedostupnosti a nenabízelo kvalitní ochranu proti virům a spamu. Právě nedostatečná funkcionalita a množství virů a spamů nás nakonec donutily linuxový e-mail opustit,“ vysvětluje třeba důvody pro přechod na Office 365 Jan Najvárek, spolumajitel společnosti ArtIn.
Podobnou situaci lze samozřejmě řešit pořízením a provozováním některého moderního e-mailového řešení, ale stále více firem, které se nakonec rozhodnou pro cloud, je vyhodnocuje jako neefektivní. A to především proto, že jejich přidaná hodnota je u tak standardních služeb, jakou je třeba e-mail nebo vnitrofiremní komunikace, takřka nulová, přitom ale zbytečně zatěžuje IT oddělení. Tím buď zvyšuje náklady, nebo komplikuje či zdržuje nasazování i provoz těch IT služeb, které pro organizaci znamenají skutečnou konkurenční výhodu.
Petr Petrášek, ředitel divize Telco ve společnosti RWE Interní služby, pak k nákladové efektivitě poznamenává: „Jsem skutečně přesvědčen, že naše lokální mailové řešení bylo vybudováno a spravováno z pohledu nákladů efektivně, ale i přesto se přechodem do Office 365 podařilo snížit tyto náklady o 50 procent. A to nejsme ještě zdaleka na konci optimalizačního procesu.“
Pro řadu firem je pochopitelně přechod ze systémů provozovaných na vlastní infrastruktuře velmi výraznou změnou, takže je pro ně – alespoň pro ty větší - mnohdy nezbytností otestovat novinku nejprve na malém vzorku uživatelů. V tom jim dodavatelé vycházejí vstříc.
Na řešení Microsoft Office 365 oceňují uživatelé v této souvislosti především nonstop telefonickou podporu, která podle jejich slov rychle řeší jakékoli aktuální požadavky. Výhodou je podle nich rovněž fakt, že Office 365 zachová plnohodnotné formátování zpráv, na které jsou uživatelé zvyklí, a nabízí plnohodnotnou spolupráci s Outlookem, a to pomocí vlastního protokolu Exchange. Tak je umožněna přímá synchronizace pošty, kalendáře, kontaktů, úkolů i poznámek mezi počítačem, notebookem i mobilním telefonem. To řadě uživatelů vyhovuje více, než primárně webový přístup, jenž nabízejí některá konkurenční řešení.
Mezi více řešeními vybíral i Jan Najvárek z ArtIn: „I přes mírně vyšší cenu jsme vybrali Office 365. Přesvědčila nás mnohem větší funkcionalita, vyšší kvalita řešení Exchange Online, propracovaná spolupráce s Outlookem a také dostupnost telefonické technické podpory.”
Firmy na cloudovém řešení oceňují i možnost snadno sdílet kalendář či kontakty, možnost rezervovat si sdílené prostory firmy, např. zasedací místnosti, možnost vytvářet pozvání na schůzky, plnohodnotný offline přístup z více zařízení najednou nebo plnohodnotný online přístup z různých operačních systémů.
Office 365 se navíc stále rozrůstá o další funkcionalitu a ta stávající je vylepšována. Umožňuje třeba snadno uspořádat audio a videokonferenci nebo pracovat na jednom dokumentu přes internet, přičemž není nutné, aby uživatel – typicky klient nebo dodavatel - musel instalovat speciální aplikace nebo používat Office 365. Jen se připojí přes webové rozhraní.
S cloudovou službou není třeba se starat o fyzické servery, provozovatel zajistí jejich provoz i zabezpečení nebo zálohování dat. Obavy o serióznost provozovatele přitom u velkého, časem prověřeného dodavatele nehrozí.
„Pro menší a střední organizace je cloud ideálním řešením. Bez investičních prostředků, si zákazník rychle a jednoduše pořídí IT na profesionální úrovni s maximální garancí spolehlivosti a bezpečnosti,” upozorňuje Martin Panák, produktový manažer divize Office ve společnosti Microsoft.
Pořízení služby pak usnadňují některé zvýhodněné balíčky. Jde například o Office 365 Midsize Business, kdy uživatel obdrží kompletní sadu kancelářských aplikací Office i on-line řešení pro e-maily, sdílené kalendáře, sdílené úložiště dokumentů, komunikační nástroje pro instant messaging, audio/video konference, webovou prezentaci i týmové weby. A pro IT oddělení samozřejmě přehlednou konzoli pro správu.
Pro začínající firmy se zdá být cloudové řešení optimální volbou. Pro již existující firmu s vlastní infrastrukturou se pak o něm rozhodně vyplatí uvažovat nejpozději v okamžiku, kdy organizace hodlá nahrazovat stávající hardware novým. Tehdy se nepochybně často ukáže, že pro ni bude přechod na cloudové služby výrazně výhodnějším řešením.
