Systémy pro správu dokumentů zefektivňují chod firmy



O systémech pro správu dokumentů se hovoří už dlouho, stále ale existuje řada firem i dalších organizací, kde zpracování dokumentů funguje ad hoc - a v nejhorším případě dokonce převážně v papírové podobě. V čem a jak moderní systémy pro správu dokumentů firmám pomáhají?


Systémy pro správu dokumentů označované nejčastěji zkratkou DMS (document management system) nebo EDMS (electronic document management system) nabízejí širokou škálu funkcionality, která pomáhá firmám a dalším organizacím s efektivní správou dokumentů - od jejich pořízení, přes zpracování až po archivaci nebo správnou likvidaci. Konkrétní funkce závisejí na vybraném produktu, základní funkcionalita, na kterou se lze spolehnout, ale bývá u všech produktů podobná.

Životní cyklus dokumentu

Na straně pořizování dokumentů bývá k dispozici podpora masivního skenování včetně OCR (převodu naskenovaného obrazu textového dokumentu na text), zpracování vstupů z mobilních zařízení a fotoaparátů i zařazování běžných elektronických dokumentů. Součástí vstupu bývá i doplnění odpovídajících metadat, kategorizace souborů, případně úprava grafických dat.

Dokumenty jsou zaindexovány a uživatelé je mohou vyhledávat podle nejrůznějších kritérií. Samozřejmostí je hledání podle typu dokumentu, data vytvoření, data a způsobu interakcí s dokumentem i dle dalších vložených metadat a také podle jeho obsahu.

Nad pořízenými - nebo nově vzniklými - dokumenty lze týmově spolupracovat, například vkládat poznámky, zvýrazňovat vybrané části, přidávat odkazy na další dokumenty a podobně. U dokumentů lze rovněž nastavit pravidla jejich oběhu, tedy například po vzniku dokumentu poslat odpovídajícímu pracovníkovi žádost o jeho schválení a poté, co k podpisu dojde, jeho předání dalšímu pracovníkovi ke zpracování či k dalšímu schválení.

U každého dokumentu může být rovněž uvedeno, jak se s ním nakládá po ukončení aktivní části jeho životního cyklu. Typicky bude například po nějakou dobu archivován a poté elektronicky skartován.

Bezpečnost na prvním místě

Zásadním požadavkem je nejen zabezpečení odpovídajících procesů práce s vytvořenými dokumenty včetně jejich oběhu a následné archivace či likvidace, ale také zajištění jejich bezpečnosti po celou dobu existence. Už při vzniku dokumentu mu jsou ručně nebo automaticky přiřazeny atributy, na jejichž základě k němu mají přístupy jen vybraní pracovníci, přičemž je běžně sledováno, kdo, kdy a jak s dokumentem interagoval. Tam, kde to dává smysl, jsou rovněž uchovávány jednotlivé verze dokumentu.

Systémy pro správu dokumentů dnes typicky nestojí ve firmě či v jiné organizaci samostatně, ale jsou napojeny na další firemní systémy - ERP, CRM, HR a podobně. Od DMS tak lze očekávat odpovídající rozhraní, které tuto integraci umožňuje.

Přístup k dokumentům odkudkoli

Trendem dneška je přístup k dokumentům odkudkoli, lze tedy rovněž počítat s podporou mobilních zařízení, ze kterých lze typicky dokumenty nejen číst, ale také provádět s nimi potřebné operace, například je schvalovat.

Výhody dobře nasazeného systému pro správu dokumentů jsou zjevné: S dokumenty lze snadno pracovat a nad nimi spolupracovat, lze je rychle vyhledat, efektivně zajistit jejich oběh v souladu s firemními procesy, zajistit jejich bezpečnost i využít přenosu dat z dokumentů do dalších systémů. Výsledkem jsou časové úspory a minimalizace chyb, což typicky podporuje vyšší konkurenceschopnost firmy, ale i lepší pracovní prostředí s nižší mírou stresu.


(4. 11. 2019 | redakce2)


Předcházející článek: <<< Trendy ve správě dokumentů <<<
Následující článek: >>> Dokumenty efektivně >>>

Tento článek je součástí speciálu:

Správa dokumentů: Jde to rychle a efektivně


Systémy pro správu dokumentů jsou již řadu let horkým tématem v IT. I do této oblasti softwaru se pochopitelně promítají aktuální trendy, také zde se postupně vyvíjejí očekávání uživatelů i vedení firem. Jak vypadá aktuální situace?


Facebook Twitter
Komentáře, názory a rady

Zatím sem nikdo nevložil žádný komentář. Buďte první...

>>> Číst a vkládat komentáře <<<

NOVINKA: Pozoruhodné IT produkty 2019 podruhé
Ani tentokrát si nenechte ujít produkty, které vám mohou pomoci ve vaší práci v IT.

Pozoruhodné IT produkty pro rok 2019
Náš první letošní seznam zajímavých produktů, které byste určitě neměli minout






Články čtenářů

Pomalý notebook HP s Windows 10 - a ...


Jestli máte trable s pomalým počítačem od HP (nebo i od jiné velké značky), tak jste na tom stejně, jako jsem ještě před pár hodinami byl já. Zkoušel jsem řadu osvěd...

Slow HP Windows 10 notebook - and wh...


If you have trouble with a slow computer from HP (or even another big brand), you've the same problem I had a few hours ago. I tried a number of proven recipes, but ...

Komentáře čtenářů

TBW
Dobrý den. Koukám že váš článek je z roku 2016. Dnes je rok 2019 a situace může být odlišná. Můj dotaz z...>>
Podnikání na youtube
Zdravím, měl bych pár dotazů týkajících se podnikání na youtube. Četl jsem na http://techhity.cz/media/j...>>
Zdá se mi to nebezpečné
Přijde mi to už docela nebezpečné, že půjde platit i prostřednictvím televize. Ale pokrok nezastavíme. C...>>


©2011-2019 BusinessIT.cz, ISSN 1805-0522 | Názvy použité v textech mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků.
Provozovatel: Bispiral, s.r.o., kontakt: BusinessIT(at)Bispiral.com | Inzerce: Best Online Media, s.r.o., zuzana@online-media.cz
Používáme účetní program Money S3
O vydavateli | Pravidla webu BusinessIT.cz a ochrana soukromí | pg(7379)