Správný příjem korespondence může posunout vaše podnikání



Poštu můžete buď „jen normálně převzít“ a dál se o ni starat, nebo automaticky zpracovat a mít jistotu rychlého, bezpečného a efektivního vyřízení. Právě to umožní moderní systémy pro správu došlé pošty.

Tradiční způsob zpracování přijaté pošty znamená pro mnoho firem časově náročný proces, během kterého může nastat řada krizových momentů – pracovník recepce či podatelny může například špatně založit došlou faktura, chybně přepsat stěžejní údaj nebo zapomenout předat důležitou žádanku, a tím zastavit příslušný schvalovací procesu. Tyto chyby mohou v konečném důsledku vést i ke ztrátě zákazníka, zhoršení vztahu s partnery či vzniku sankcí z prodlení.

Zkuste to jinak

Výhody systému pro správu došlé pošty:

 

  • Možnost sledování dokumentů souvisejících s konkrétní zakázkou
  • Zvýšení efektivity zpracování
  • Řízená distribuce korespondence na příslušná místa
  • Automatické zařazování do spisů
  • Zjednodušené vyhledávání
  • Zvýšení bezpečnosti dokumentů
  • Zajištění evidence již na vstupu
  • Zrychlení procesu vyřízení korespondence
  • Snížení nákladů na zpracování dokumentů

 

Systém pro správu přijaté pošty směřuje veškeré příchozí dokumenty na centrální úložiště. Jejich elektronická evidence zamezí možné ztrátě dokumentu, zaručí okamžitý přehled o jeho umístění a otevírá dveře pro další zefektivnění práce s pomocí řízených dokumentových procesů. Jde o ideální řešení stále narůstajícího počtu papírových dokumentů, které mohou zpomalovat fungování celé firmy.

A co víc?

Tato řešení umožní rovněž provádět efektivní audity pracovních procesů či usnadní zpětné vyhledávání přijaté korespondence. To lze provést pomocí předem zvolených atributů, jako je jméno odesílatele, datum, předmět nebo i vyhledáváním libovolných slov (tzv. fulltextově). Systém pro správu přijaté pošty dokáže konkrétně pomoci například s evidencí smluv, zpracováním faktur, řízením objednávek a podobně.

Co je to vlastně proces?

Více se o službách řízení firemních procesů dozvíte také zde.

…včetně datových schránek

Ideální řešení by mělo:

 

  • Dokázat zpracovat papírovou i elektronickou poštu všech druhů
  • Řídit proces došlé i odchozí korespondence
  • Spravovat poštu v rámci systému ISDS
  • Umět pracovat s korespondenci došlou na oficiální e-mail podatelna@firma.cz, ale i na libovolný e-mail pracovníka společnosti

 

Například Konica Minolta nabízí řešení vhodné i pro zpracování dokumentů přijatých do datové schránky. Nejčastější problém s tímto typem korespondence bývá její vymazání ze schránky 90 dnů po obdržení. Pokud i vy řešíte toto úskalí neustálým tiskem pošty nebo jejím přeposílání jinam, moderní systémy vám nabídnou elegantnější řešení. Automaticky se totiž napojí na ISDS a pravidelně stahují všechny nové zprávy včetně příloh na firemní úložiště. Zde je tato korespondence následně standardně identifikována a roztříděna. Vše se zároveň eviduje v elektronické knize došlé pošty.

Díky skenu a čárovému kódu

Základním a nejdůležitějším krokem pro fungování systému pro správu přijaté pošty je její naskenování a označení čárovým kódem, případně spisovou značkou. Čárové kódy by vám měl být schopen dodat vybraný poskytovatel softwarového řešení. Vy je jen jednoduše nalepíte na dokument, ten naskenujete a v rámci systému se pak k dokumentu, respektive ke kódu, připojí všechny charakterizující informace, jako například o jaký typ dokumentu jde. To zajistí, že došlá korespondence bude bezpečně uložena na jednom místě a ve správném spisu – faktury u faktur, smlouvy u smluv a podobně. Ve firmě pak koluje pouze digitální kopie označená kódem, díky kterému ale můžete jednoduše zjistit, kde se nachází papírový originál.

Efekt kódů se projevuje i v opačném směru. Pomocí čtečky čárového kódu můžete z fyzického dokumentu zjistit, v jaké fázi zpracování či u koho se daná korespondence zrovna nachází. V neposlední řadě pomáhají kódy při skenování velkého množství dokumentů za sebou. Jejich přítomnost v tomto případě slouží systému k automatické separaci a správnému umístění digitalizovaných verzí. Využití čárových kódů tak mnoha firmám ušetří ročně stovky hodin práce.

(Partnerský příspěvek)


(14. 3. 2016 | redakce2)

Facebook Twitter
Komentáře, názory a rady

Zatím sem nikdo nevložil žádný komentář. Buďte první...

>>> Číst a vkládat komentáře <<<

Tip - Konference: DATOVÁ CENTRA PRO BUSINESS 2019 - 19.9.2019!
Hledáme nové kolegy pro realizaci zajímavých projektů
v oblasti IT

NOVINKA: Pozoruhodné IT produkty 2019 podruhé
Ani tentokrát si nenechte ujít produkty, které vám mohou pomoci ve vaší práci v IT.

Pozoruhodné IT produkty pro rok 2019
Náš první letošní seznam zajímavých produktů, které byste určitě neměli minout






Články čtenářů

Titulky vložené do videa a další vid...


Dnes tu má tip pro všechny, kdo nejen pracují, ale také se občas baví :). Co dělat, když potřebujete video s vloženými titulky a máte jen video, kde titulky vložené ...

Problém: Pomalá Windows 10 a jak je ...


Pomalá Windows 10, to je problém, se kterým se potkává řada uživatelů. Často přitom nastane najednou, doslova ze dne na den. Windows se pomalu spouštějí, aplikace se...

Komentáře čtenářů

TBW
Dobrý den. Koukám že váš článek je z roku 2016. Dnes je rok 2019 a situace může být odlišná. Můj dotaz z...>>
Podnikání na youtube
Zdravím, měl bych pár dotazů týkajících se podnikání na youtube. Četl jsem na http://techhity.cz/media/j...>>
Zdá se mi to nebezpečné
Přijde mi to už docela nebezpečné, že půjde platit i prostřednictvím televize. Ale pokrok nezastavíme. C...>>


©2011-2019 BusinessIT.cz, ISSN 1805-0522 | Názvy použité v textech mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků.
Provozovatel: Bispiral, s.r.o., kontakt: BusinessIT(at)Bispiral.com | Inzerce: Best Online Media, s.r.o., zuzana@online-media.cz
Používáme účetní program Money S3
O vydavateli | Pravidla webu BusinessIT.cz a ochrana soukromí | pg(3962)