Ve čtvrtém dílu našeho seriálu věnovaného výběru ERP systému přišel ten správný čas na otázku financí. Tak tedy: Kolik stojí informační systém? Jedno si řekněme rovnou: Cena informačního systému se dá přesně stanovit až po předimplemetační analýze. Právě proto je běžné, že se cena z obchodní nabídky v průběhu času mění. Neberte proto cenu systému jako hlavní kritérium pro jeho výběr.
Nicméně cena je z pochopitelných důvodů jedním z důležitých kritérií výběru. Co když nechcete čekat na finální cenu až do vzniku celého projektu? Bývá možné již v rámci obchodní nabídky stanovit nepřekročitelnou cenovou hranici? Odpověď zní: Ano, ale raději to nedělejte. Proč?
Jak se počítá cena za zavedení systému
1) Předimplentační analýza: První investicí je úvodní analýza stávajících firemních procesů a informačních systémů. Výstupem analýzy je projekt, který slouží jako podklad pro následnou implementaci nového systému. V projektu je definován rozsah prací, způsob řešení jednotlivých kroků i přesný časový a finanční harmonogram prací.
2) Licence: Základní položkou pořizovací ceny informačního systému jsou jeho licence, které se počítají buď na moduly, nebo na uživatele. U licencování na moduly může každý uživatel používat jen ty moduly, pro které mu byla zakoupena licence.
3) Speciální úpravy: Množství speciálních úprav bude mít vliv nejen na celkovou pořizovací cenu, ale často ovlivňuje i budoucí náklady na případné aktualizace systému.
4) Konverze dat: Cena záleží na náročnosti konverze dat z původních informačních systémů, excelovských tabulek a papírových dokumentů.
5) Zaškolení a pomoc při nasazení: Před nasazením nového systému je proto třeba všechny budoucí uživatele proškolit. Zároveň je třeba počítat s přítomností konzultantů během prvních týdnů provozu, aby byli uživatelům v prvních krocích morální i vědomostní podporou.
„Samozřejmě lze definovat cenovou hranici, přes kterou není možné se přehoupnout. V podobných případech však projekt již neprobíhá tak, aby našel optimální řešení, ale tak, aby se výsledek pohyboval ve vytčených cenových mantinelech. Výsledkem pak není souhrn nástrojů, procesů a doporučení, které mají přinést firmě nejvyšší možný užitek, ale snaha o dosažení obchodní dohody,“ vysvětluje Petr Schaffartzik, ředitel vývoje a systémové integrace Informačního systému K2.
Otázkou tedy je, zda není lepší nechat vypracovat v rámci projektu minimální a maximální variantu a až následně si vybrat, kterou cestou se vydat. Byla by toto lepší cesta ke kvalitnímu a cenově přijatelnému výsledku?
„V rámci projektu je možné označovat jednotlivé funkce, nástroje a procesy jako kritické pro úspěch či pouze jako doporučené. A následně pak v rámci dalších obchodních jednání po dokončení projektu najít optimální řešení v požadované cenové hladině. Důležité je, že odložená doporučení se nezahazují, ale je možné je zavést později. Systém lze totiž nastavit tak, aby byl na tyto změny připraven,“ vysvětluje Schaffartzik.
Další otázkou související s financováním nového informačního systému je, zda bude výhodnější licencování na moduly nebo na uživatele? Jaké jsou vlastně výhody a nevýhody obou licenčních modelů?
Kolik stojí provoz systému
1) Měsíční paušál: Měsíční paušál zahrnuje podporu v oblasti nutných legislativních změn, případně i kontinuální rozvoj a optimalizaci systému dle aktuálních trendů na trhu podnikového softwaru. Součástí může být poplatek za další služby, jako jsou hotline či servisní pohotovost.
2) Upgrade systému: Životní cyklus podnikových systémů má zhruba sedm let, po kterých je systém třeba znovu naimplementovat či zvolit systém jiný. Vhodné jsou drobné upgrady systému v ročních intervalech či každý druhý rok. Ty rozloží časovou i finanční náročnost reimplementace do průběžných etap a udržují systém v dobré formě.
Zdánlivou výhodou modulového modelu je to, že platíte pouze za to, co opravdu potřebujete. Komplexní informační systém je však postaven na provázanosti jednotlivých procesů a informací napříč jednotlivými moduly, respektive celou firmou. A právě licencování na uživatele tuto výhodu umožňuje a akcentuje. „Licencování na moduly se dle našich zkušeností ukazuje pouze jako ideální způsob, jak může dodavatel ERP vytahovat ze zákazníka stále další peníze,“ upozorňuje Petr Schaffartzik.
Otázkou tak je, kde je tedy skutečně možné při pořízení informačního systému ušetřit. A kde se naopak šetřit nevyplatí. Zde platí, že jakákoli úprava systému na míru prodražuje jak samotnou implementaci, tak následný provoz systému. Proto je třeba si jasně určit, které změny je nutné udělat proto, aby byly zachovány konkurenční výhody ukryté v procesech, a které vznikají z důvodů strachu ze změny. Právě v této oblasti existuje největší prostor pro snížení nákladů nejen pro zavedení, ale i následnou údržbu systému. Naopak určitě se podle odborníků nevyplatí šetřit na školení a asistencích ze strany konzultantů dodavatele ve zkušebním a rutinním provozu.
(Partnerský příspěvek)
