Lehký úvod do problematiky podnikových informačních systémů



Jakmile se začne mluvit o informačním systému podniku, zpravidla se to neobejde bez množství zkratek a komplikovaných termínů, které ne vždy společně vytvoří jasnou a přehlednou informační mozaiku. V případě, že už takovou mozaiku máte v hlavě, následující text není zřejmě pro vás; v opačném případě pojďte s námi pohlédnout na základní přehled souvislostí v oblasti informačních systémů.

Pro začátek si informační systém podniku popišme jako software, který je schopen uchovávat všechna data týkající se vaší firmy (nebo jiné organizace) a poskytovat vám – i všem dalším kolegům, je-li to třeba – přesně ty informace, které potřebujete. Jde samozřejmě o ideální stav – v praxi se zpravidla určité množství dat nachází i mimo tento (ucelený) systém; velmi časté je to například u běžných textových dokumentů nebo u e-mailů. Být tomu tak ale nemusí.

Systém, který (ne)roste s firmou

Říká se, že správný informační systém roste spolu s firmou, ale realita bývá často odlišná. Mnoho malých firem ve svých začátcích žádný informační systém nenasadí, nebo, přesněji, nahrazuje specializovaný nástroj nějakým nástrojem běžným – typicky tabulkovým kalkulátorem. Ve firmě tak vznikají desítky excelových tabulek – nebo tabulek vytvářených v nějakém on-line systému, jako jsou Google Apps, takže je lze alespoň velmi snadno sdílet – a po pravdě – po nějakou dobu to může být naprosto vyhovující řešení.

Je tu však přece jen jedna výjimka, na kterou je použití tabulkových kalkulátorů značně nepohodlné, a tou je účetnictví. A právě účetní systém tak zpravidla bývá prvním krokem firmy do světa informačních systémů (pokud ovšem účetnictví nemá na starosti externí firma a nedělá ho v účetním systému, do kterého neexistuje pro klienty žádný vzdálený přístup). Účetní systémy přitom mají dnes mnohdy nejednu vlastnost větších informačních systémů: Jsou modulární (kromě samotného účetnictví nabízejí zpravidla i moduly skladu, objednávek nebo mezd), pracují s rolemi uživatelů (takže různí uživatelé mají přístup k různým agendám) a nabízejí určité manažerské informační výstupy (byť omezené třeba jen na přehled základních finančních toků a na informace o stavu přijatých objednávek).

V okamžiku, kdy tabulky přestanou stačit, nastává okamžik rozhodnutí – a je zřejmé, že aktuální systém tabulek s firmou poroste jen stěží. Výhodou je, že v této chvíli organizace začíná v podstatě na zelené louce. Nevýhodou pak, že právě teď je třeba se rozhodnout správně. Jak firma poroste, zvolený systém by už měl opravdu být schopen růst s ní. Další výměna kdykoli později bude znamenat spoustu starostí navíc.

Pohled na informační systém zblízka

Za základ podnikového informačního systému (dále jen IS) je považován systém plánování podnikových zdrojů (Enterprise Resource Planning, ERP). Někdy se lze rovněž setkat s pojmem správa podnikových zdrojů (Enterprise Resource Management, ERM), Zjednodušené schéma ERP - viz text vlevo
Zjednodušené schéma ERP - viz text vlevo
jehož význam však není zcela ustálený – a obecně má – v řeči výrobců – znamenat vyšší formu ERP, např. ERP úzce integrované se systémem pro správu dokumentů (Electronic Document Management, EDM).

Pro naše účely zde zůstaneme u osvědčeného termínu ERP. Systém ERP v sobě v optimálním případě integruje velké množství procesů souvisejících s chodem organizace. Velmi jednoduše si ho lze představit jako hodně rozšířený účetní systém zmíněný výše – software ale umožňuje nejen účetnictví a fakturaci, ale i sledování a řízení výroby, logistiky, správu majetku, prodej a na rozdíl od účetního systému, který je zpravidla takzvaným krabicovým řešením, se ERP běžně upravuje na míru klientovi.

Pokud bychom chtěli vytvořit extrémně jednoduché schéma ERP (jako je to publikované zde), pak by zde bylo jeho jádro a okolo něj subsystémy pro práci se zákazníky CRM (Customer Relationship Management), pro práci s dodavatelským řetězcem SCM (Supply Chain Management) a manažerský informační systém MIS. Nad MIS (anebo jako jeho součást) by byla zakreslena BI (Business Intelligence), což je sada technologií a algoritmů schopná mimo jiné inteligentní analýzy dat v IS na základě integrovaného know-how o daném typu podnikání.

Nabídka funkčnosti informačního systému

Náš stručný pohled do světa podnikových informačních systémů nyní rozšiřme o základní přehled typické nabízené funkcionality. Následující oblasti funkcí nemusejí nutně odrážet jejich umístění v konkrétních modulech, protože to se může u různých výrobců a produktů lišit. Například personalistika může být leckdy v základní formě pokryta i obecnějším účetním modulem. Spíše jsme se tedy snažili o co nejlogičtější uspořádání z hlediska požadované funkčnosti.

Rovněž zmiňujeme pouze podstatné vlastnosti odlišující od sebe různé druhy funkcionalit. Pomíjíme tak zřejmý fakt, že moduly mnohdy zahrnují nástroje pro automatizaci procesů – definované workflow (včetně např. definovaných náhradníků v případě, že je některý z členů řetězce nedostupný), formuláře, definovatelné grafické výstupy apod. Rovněž nerozebíráme detaily ohledně přístupu k datům podle definovaných přístupových práv, propojení s dalšími funkcemi (výroby s dodavateli, projekty s analýzou financí apod.), nadstavby mířící k BI apod. A nevypisujeme ani zcela zjevné funkce, bez kterých by daná funkcionalita nebyla myslitelná – například databázi (adresář) zaměstnanců, dodavatelů či zákazníků v příslušných modulech.

V optimálním případě nejsou data v systému duplikována na různých místech (není-li to třeba z technologických důvodů – kdy by to ale mělo být transparentní pro uživatele), jednotlivé agendy jsou provázány a navázány na další systémy v organizaci (mimo jiné např. na komunikační systémy – e-mail apod.).

Základní okruhy funkčnosti IS

A nyní se již tedy pojďme podívat na přehled možných okruhů funkčnosti IS tak, jak byl nastíněn výše. Znovu podotýkáme, že nejde o členění po modulech (daná funkcionalita může být v různých produktech v různých modulech), přičemž tam, kde to považujeme za vhodné, uvádíme vybrané funkce duplikované v rámci více okruhů.

Zaměstnanci: nábor, docházkový systém (sledování přesčasů, nastavení přístupových práv), výkazy práce, mzdy, zaměstnanecké výhody, školení, sledování výkonu, sledování výdajů zaměstnance, hodnocení zaměstnanců, sledování kariéry, přehled know-how zaměstnance, porady, samoobslužný informační portál pro zaměstnance, personální plánování, výkazy potřebné pro státní instituce...

Dodavatelé a nákup: přehled nákupů a dodavatelů, přehled komunikace, sdílení dokumentů s dodavateli, hodnocení nabídek, hodnocení dodavatelů, kombinování zdrojů (různých dodavatelů), objednávky (vytváření, schvalování, sledování, elektronické zaslání dodavateli)...

Logistika: doprava (plánování, objednávání u dodavatelů, sledování vlastních vozů, evidence a provozní deníky, knihy jízd, komunikace s čerpacími stanicemi, silniční daň), sklady (evidence zásob, správa skladovacích míst, balení, operace příjmu a výdeje, podpora čárových kódů a RFID, automatické generování objednávek), celnice (celní sklady, celní režimy)...

Výroba: tvorba prognóz, plánování (se zřetelem např. na kapacitu pracovníků a strojů, dostupnost nástrojů, materiálu a komponent, kapacitu skladů, externí kooperace apod.), správa technických podkladů (popisy výrobků, výkresy, postupy), podpora výroby/úpravy na zakázku, projektové výroby a výroby na sklad, řízení a synchronizace výrobních procesů i v různých lokalitách, konfigurátory výrobků, kalkulace, sledování průběhu výroby, řízení jakosti, údržba výrobních kapacit...

Projekty: projektová dokumentace, řízení projektů – termíny, činnosti, zdroje, subdodávky, sledování vytížení/volné kapacity zdrojů, sledování postupu projektu, finanční řízení projektu, řízení rizik, sledování projektů ve více firmách...

Prodej: distribuční systém, maloobchod (propagace, doplňování zboží, analýza prodeje, pokladní terminály), e-shop, mobilní prodej, prodejní dokumenty, cenové kalkulace/slevy, rezervace, přehled nabídek, sledování prodejních týmů, sledování servisních smluv...

Marketing: segmentace trhu, marketingové akce (a analýza akcí), direct mailing, podpora tvorby katalogů produktů, sledování konkurence, analýza příležitostí...

Zákazníci: analýza chování zákazníků (spokojenost, potenciál pro nákup dalších produktů), získávání zákazníků, podpora marketingu, plánování/sledování kontaktů s klienty, správa odpovídajících dokumentů, kontaktní centrum, servis...

Účetnictví: vnitropodnikové, daňové, faktury, celní deklarace, DPH, Intrastat, cizí měny, přístup k internet bankingu, tisk platebních poukázek...

Majetek: krátkodobý a dlouhodobý, umístění a inventarizace majetku (včetně podpory čárových kódů), odpisy, analýzy...

Správa dokumentů: příjem (v elektronické i papírové podobě/skenování) a archivace dokumentů, vyhledávání, možnost opatřit papírové dokumenty čárovými kódy, správa oficiálních šablon dokumentů...

Další funkčnosti: branžová řešení řešící specifické požadavky různých odvětví podnikání, správa IT (správa událostí, správa konfigurací, řešení problémů, řízení změn), mobilní přístup k datům, správa portfolia projektů (analýza, zajišťování zdrojů, synchronizace), řízení shody a rizik (audit souladu s právními rámci a určenými standardy, analýza externích rizik, analýza bezpečnosti dat), komunikace s dalším softwarem (EDI, propojení s emailovým systémem, s kancelářským balíkem), konstrukční systémy CAD, elektronické publikační systémy...

Nesnadná volba informačního systému

Výběr vhodného informačního systému zahrnuje řadu kroků; výchozím bodem je nepochybně analýza situace organizace (firmy), kde má být nasazen, i jejího předpokládaného vývoje. Přitom je vhodné vzít v úvahu nejen funkcionalitu systému, ale také jeho rozšiřitelnost, nabízená rozhraní (směrem k uživatelům i k dalším systémům), schopnost dalšího růstu, historii výrobce (i dodavatele), poskytované služby a pochopitelně také vhodnost daného systému pro zvolené odvětví podnikání. Dodejme, že systémy vycházející z požadavků odvětví se označují jako branžová řešení (případně vertikální řešení).

Stejně jako další software, také IS lze provozovat vlastními silami (na vlastních serverech, ve vlastním datovém centru apod.) nebo jej odebírat jako službu (software přitom může být provozován u dodavatele, u jeho dodavatele, ale i u vás – ovšem dodavatelem).

Při rozhodování o zavedení IS je třeba vždy počítat s určitou dobou nasazování (implementace), kdy se systém upravuje podle požadavků organizace tak, aby jím zajišťované informační procesy odpovídaly struktuře a podnikání firmy. Proces implementace mimo jiné zahrnuje vložení odpovídajících dat, definice procesů, propojení s dalšími systémy firmy nebo školení zaměstnanců.


(říjen 2011 | redakce2)


Následující článek: >>> Čím teď žije trh firemních informačních systémů >>>

Tento článek je součástí těchto speciálů:

Podnikové IS: 5 hlavních trendů v informačních systémech


Podnikové informační systémy: 5 hlavních trendů

Ucelená řešení, hostované služby a mobilní přístup – to jsou hlavní trendy v oblasti informačních systémů pro firmy tak, jak je lze vysledovat z představovaných nebo na trh uváděných produktů, a také ze zaměření akvizic firem. Analytici upozorňují, že dochází i k výrazné konsumerizaci Business Intelligence a lze podle nich očekávat rovněž značný nárůst prodejů takzvaných sociálních CRM.




Podnikový software: Řízení podniku a systémová integrace


sw_integrace_592

Dosáhnout růstu a současně úspor. V organizaci jako celku, ale i v jejím IT. Zdánlivě jsou tyto cíle neslučitelné, ale existují jistá zaklínadla, která by tu měla pomoci. Patří k nim třeba hybridní IT, v jehož rámci jsou propojeny interní a externí cloudy i klasické IT, nezapomíná se na SOA, mocným kouzlem má být i integrace CRM s BI či sociálními sítěmi nebo inteligentní analytické nástroje.



Předcházející článek: <<< Průzkum: Integrace systémů CRM ve firmách <<<
Následující článek: >>> Tuning ERP s využitím adaptivních regulačních mechanismů >>>

Partneři speciálu:








Komentáře, názory a rady

Výpověď smlouvy na ERP SAP - podpora i licenční,
Řešíme problém výpovědi smlouvy o údržbě SAP i licenční smlouvy. Naše společnost 8 let využívá SAP, který byl dimenzován pro 50 uživatelů, nicméně počet užívaných licencí se před několika lety zmenšil...

>>> Číst a vkládat komentáře <<<

Tip - Konference: Cloud computing v praxi - 23.3.2017!


Otázky a odpovědi z IT: Diskusní portál Bizio.cz
Pozoruhodné IT produkty pro rok 2017
Věříme, že v tomto přehledu pozoruhodných produktů najdete ty, které vám pomohou ve vaší práci v IT.




Anketa


©2011-2017 BusinessIT.cz, ISSN 1805-0522 | Názvy použité v textech mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků.
Provozovatel: Bispiral, s.r.o., kontakt: BusinessIT(at)Bispiral.com | Inzerce: Best Online Media, s.r.o., zuzana@online-media.cz
Používáme účetní program Money S3
O vydavateli | Pravidla webu BusinessIT.cz a ochrana soukromí | pg(125)