Jak získat denně jednu hodinu navíc



Kéž by tak byl každý den o hodinu delší... Kolikrát jste si už takhle povzdechli? Život je příliš krátký a více než třetinu jeho nejaktivnější části strávíme v zaměstnání. Pokud ovšem nepatříte k vyvoleným jedincům, kterým peníze na účet přitékají jen tak. Jste-li jimi, pak už dál prosím nečtěte, byla by to ztráta času. Vám ostatním nabízíme řešení, díky němuž využijete svůj čas efektivněji.

Největší žrouti času

Časožroutů je spousta. Schválně si zodpovězte následující otázky:

  • Kolikrát za den vám někdo zaklape na dveře s dotazem, který mohl počkat?
  • Kolik času strávíte dojížděním do kanceláře, když byste tu samou práci mohli udělat odkudkoli?
  • Jak často řešíte úkoly na poslední chvíli, protože na ten, kdo vám měl poskytnout vstupy, na to zapomněl?

Důležitými předpoklady pro správně a efektivně vykonanou práci jsou především
zvládnutý time management, cit pro určování priorit a velmi dobrá znalost řešené problematiky.

V záplavě informací je stále komplikovanější najít ty skutečně relevantní. Přehršel požadavků zase může pomalu zastiňovat ty skutečně klíčové a na problém může být, lidově řečeno, „zaděláno“.

Aby se těmto situacím předcházelo, zavádí mnoho firem různé informační systémy a pravidelné porady.

Jak z toho ven

Představíme-li si, že jednotlivé úkoly, které plníme více či méně pravidelně, jsou součástí určitého procesu, uvidíme tyto úkoly v jasných souvislostech. Díky tomu může být jejich řešení jednodušší. Pokud jsou tyto souvislosti jasně popsané, je to dobrý základ, aby každý věděl proč, co, kdy a jak má dělat.

Tento popis ovšem nesmí skončit v šanonu na polici, kde se na něj bude prášit. Je potřeba z něj udělat živý systém, který zaměstnancům pomůže při plnění jejich povinností a nadřízeným dá jasný přehled o událostech v oddělení.

Zaměstnanci mají tendenci dívat se na takové systémy skrz prsty – mají obavy, že takovýto software je bude sledovat a čekat na jejich chybu, aby mohli dostat výpověď. To představuje spíše zneužití systému ze strany managementu a takováto implementace dlouhodobě nepřináší cokoli pozitivního.

Jak by měl systém fungovat

Správně nastavený systém nemá zaměstnance děsit nebo jim přidělávat práci vyplňováním tabulek. Naopak jim má práci usnadňovat a chránit je před možnými chybami či zapomenutím na důležitý termín.


V takovém systému zároveň informace proudí od jednoho řešitele k druhému. Každý, kdo má s úkolem co do činění, díky tomu ví, co již bylo vykonáno, za jakých podmínek a okolností. Uspoří se tím čas současného i minulého řešitele, protože není třeba informace dohledávat. A to nejdůležitější – proud informací je maximálně automatizovaný, takže se nestává, že někdo vyřeší úkol a zapomene řešení na svém stole.

Takovýto systém má zřejmé výhody i pro manažery. Potřebují-li třeba zjistit informaci o zakázce, nemusí obcházet jednotlivé řešitele a ptát se na současný stav. Ani pořádat pravidelné porady, na kterých mu všichni podřízení řeknou, na čem právě pracují a v jakém stupni rozpracování se zakázka nachází. Mají-li k dispozici systém, který jim ukáže, v jakém stavu plnění jsou povinnosti jednotlivých zaměstnanců, mohou se soustředit na zakázky, kde hrozí problém a pomoci s řešením – nemusí si od ostatních vyslechnout, že všechno je v pořádku. Tím znovu ušetří čas. Sobě i jim.

Pokud systém dobře funguje, jsou-li všichni v kanceláři, není tak složité přenést tento model i na home working.

Taková aplikace není sci-fi. Ani není nedosažitelně drahá nebo složitá na používání. Na www.teamassistant.cz zjistíte, že eliminovat rušivé vlivy a získat více volného času díky vylepšení organizace práce může být v zásadě jednoduché.

(Partnerský příspěvek.)


(6. 2. 2012 | redakce2)


Komentáře, názory a rady

Zatím sem nikdo nevložil žádný komentář. Buďte první...

>>> Číst a vkládat komentáře <<<

Tip - Konference: Mobilní řešení pro byznys - 21.9.2017!


Otázky a odpovědi z IT: Diskusní portál Bizio.cz
Pozoruhodné IT produkty pro rok 2017 - Nové
Věříme, že v tomto přehledu pozoruhodných produktů najdete ty, které vám pomohou ve vaší práci v IT.

Pozoruhodné IT produkty pro rok 2017
Věříme, že v tomto přehledu pozoruhodných produktů najdete ty, které vám pomohou ve vaší práci v IT.




Anketa


©2011-2017 BusinessIT.cz, ISSN 1805-0522 | Názvy použité v textech mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků.
Provozovatel: Bispiral, s.r.o., kontakt: BusinessIT(at)Bispiral.com | Inzerce: Best Online Media, s.r.o., zuzana@online-media.cz
Používáme účetní program Money S3
O vydavateli | Pravidla webu BusinessIT.cz a ochrana soukromí | pg(277)