Jak se zbavit složité administrativy?



Časová náročnost, nebezpečí chybného zpracování nebo vysoké finanční náklady. To jsou hlavní negativa tradičního vedení administrativních agend – ručního přepisování dokumentů, jejich následného tisku, přenášení mezi pracovníky a zakládání do šanonů.

Výhody řízení firemních procesů
- snížení finančních nákladů
- celkové zrychlení procesů 
- přehled a kontrola
- standardizace a optimalizace procesů
- snížení chybovosti
- automatizace a ochrana

Tímto způsobem však mnohdy nedochází pouze k chybnému zpracování, ale také k nežádoucím časovým prodlevám nebo dokonce ke ztrátě dokumentu. Ideálním řešením administrativní agendy jsou automaticky řízené procesy, které těmto problémům předcházejí.

Začněte správným nastavením

Ať už se chystáte dokumentové procesy teprve zavést nebo je již využíváte, ale nejste s jejich přínosy zcela spokojeni, je vždy vhodným krokem provést jejich analýzu. Ta pomůže odhalit jak potenciální chyby v dřívějším nastavení, tak poslouží i jako základ pro implementaci řešení. Na českém trhu nabízí analýzu dokumentových procesů například Konica Minolta, která služby řízených dokumentů poskytuje svým zákazníkům již řadu let.

Právě správným nastavením těchto procesů můžete nejen zefektivnit celkový chod firmy, ale především docílíte významných časových a finančních úspor. Ty mohou dle velikosti firmy a šíře využívaných procesů dosáhnout až několika set tisíc korun ročně.

Víte, co je to proces?

Procesem může být i prosté každodenní přijetí faktury. V praxi to často vypadá následovně: Zaměstnanec převezme příchozí fakturu, předá ji odpovědnému pracovníkovi, ten ji ověří a postoupí ke schválení nadřízenému. Nakonec faktura skončí v účetním oddělení, kde je ručně přepsána do systému a založena do některého z všudypřítomných šanonů. Během tohoto procesu se však nesmí dokument nikde ztratit či poškodit a všechny zainteresované osoby musí hlídat jeho včasné vyřízení a zpracování. Stejný proces v elektronické podobě vypadá mnohem jednodušeji: Papírová faktura je po přijetí naskenována a údaje z ní vytěženy a připraveny pro další využití v automaticky řízeném procesu. Systém pro řízení oběhu dokumentů sám pozná, o jakou fakturu jde. Automaticky ji nejprve odešle odpovědnému zaměstnanci k ověření, poté nadřízenému ke schválení a nakonec k proplacení. Systém rovněž sám hlídá termíny každého schvalovacího kroku i finálního proplacení. Tím účinně předchází možnému vzniku sankcí z prodlení. Data z faktury jsou rovněž automaticky přenesena do účetního nebo ERP systému, což vede k časovým úsporám souvisejícím s jindy náročným přepisem.

Více se o dokumentových řešení Konica Minolta dozvíte zde.

Tento fakt značně urychluje například firemní reportování, účetnictví, skladovací administrativu nebo jen prosté zpětné dohledávání dokumentů podle obsažených údajů. Nakonec je faktura automaticky uložena do elektronického archivu, kde je kdykoli snadno dohledatelná.

Na co nezapomenout?

Hlavní kritéria, na která byste měli při výběru systému pro správu dokumentů dbát, jsou široké využití při zpracování více typů dokumentů a různých workflow, rychlá implementace a jednoduchost. Vzhledem k tomu, že v rámci firemních procesů hrají významnou roli také elektronické dokumenty, je dobré hledat jednoho dodavatele jak pro zajištění digitalizačních služeb, tak pro systém řízení procesů a správu dokumentů, informací a dat. V ideálním případě by vám takový dodavatel měl poskytnout potřebný hardware, kompatibilní software, zajistit komplexní implementaci, dohlížet na následné fungování a poskytovat jednotný servis.


(27. 5. 2015 | redakce2)

Facebook Twitter
Komentáře, názory a rady

Zatím sem nikdo nevložil žádný komentář. Buďte první...

>>> Číst a vkládat komentáře <<<

Tip - Konference: DATOVÁ CENTRA PRO BUSINESS 2019 - 19.9.2019!
Hledáme nové kolegy pro realizaci zajímavých projektů
v oblasti IT

NOVINKA: Pozoruhodné IT produkty 2019 podruhé
Ani tentokrát si nenechte ujít produkty, které vám mohou pomoci ve vaší práci v IT.

Pozoruhodné IT produkty pro rok 2019
Náš první letošní seznam zajímavých produktů, které byste určitě neměli minout






Články čtenářů

Titulky vložené do videa a další vid...


Dnes tu má tip pro všechny, kdo nejen pracují, ale také se občas baví :). Co dělat, když potřebujete video s vloženými titulky a máte jen video, kde titulky vložené ...

Problém: Pomalá Windows 10 a jak je ...


Pomalá Windows 10, to je problém, se kterým se potkává řada uživatelů. Často přitom nastane najednou, doslova ze dne na den. Windows se pomalu spouštějí, aplikace se...

Komentáře čtenářů

TBW
Dobrý den. Koukám že váš článek je z roku 2016. Dnes je rok 2019 a situace může být odlišná. Můj dotaz z...>>
Podnikání na youtube
Zdravím, měl bych pár dotazů týkajících se podnikání na youtube. Četl jsem na http://techhity.cz/media/j...>>
Zdá se mi to nebezpečné
Přijde mi to už docela nebezpečné, že půjde platit i prostřednictvím televize. Ale pokrok nezastavíme. C...>>


©2011-2019 BusinessIT.cz, ISSN 1805-0522 | Názvy použité v textech mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků.
Provozovatel: Bispiral, s.r.o., kontakt: BusinessIT(at)Bispiral.com | Inzerce: Best Online Media, s.r.o., zuzana@online-media.cz
Používáme účetní program Money S3
O vydavateli | Pravidla webu BusinessIT.cz a ochrana soukromí | pg(3239)