Jak moc může být užitečný systém pro správu digitálních dokumentů a informací



Ačkoliv na pohled v kancelářích papírů na stolech ubývá, často se za tím skrývá pouze jejich důmyslnější „úklid“ do okolních skříní nebo archivních místností. Jako výrobce a prodejce tiskových zařízení a souvisejícího spotřebního vybavení také nepozorujeme významný pokles tisknutých dokumentů. Většinu firem objem papírových dokumentů trápí a chtěly by to lépe vyřešit.

Na druhou stranu je pravda, že dokud se neztratí důležitý dokument, nezapomene se poslat důležitá nabídka nebo některý z pracovníků není zraněn utrženou poličkou se šanony, je digitalizace a s ní spojená výrazně efektivnější práce s informacemi obsaženými v dokumentech zařazena často do dlouhé kategorie projektů „nice to have“.

Je jasné, že naprostou prioritou jsou základní procesy, tedy ty, které řídí realizaci zakázky. Ty jsou vždy nějak nastaveny, a pokud firma existuje, tak fungují. Z vlastní zkušenosti však vidíme, že jsou často velice klikaté, plné výjimek a jsou závislé na konkrétních lidech. Ve chvíli, kdy některý z článků řetězu povolí, často nastává mezilidský problém nebo přicházejí ztráty.

Přitom existují nástroje a postupy, které mohou výrazně firmě ulevit při archivaci dokumentů, výrazně zlepšit přístup k informacím v nich obsažených. Nebo významně zpřehlednit, narovnat a zabezpečit základní i podpůrné procesy.


Pro lepší představu několik příkladů z praxe. Firma se účastnila velkého množství výběrových řízení (VŘ). Informace létaly emaily napříč firmou, soubory se ukládaly na sdílené a často i lokální disky. Po zavedení centrálního DMS, systému pro správu digitálních dokumentů a souvisejících informací (většinou emaily), došlo k výraznému zlepšení práce s VŘ. Termíny hlídá systém, dokumenty jsou aktuální a zpracovatelé mají k dispozici vše potřebné na jednom místě. Zjištěné dodatečné informace na sebe samy upozorňují.

Podobně bychom mohli popsat další příklady z oblasti schvalování faktur, smluv nebo interních směrnic. Nebo z jiné oblasti, kdy jsou v systému zavedena zařízení výrobní firmy a k nim související dokumenty. V případě zavedeného DMS dokáží např. revizní protokoly samy upozornit, že je čas objednat novou revizi.

Nebo z jiného soudku. Často jsou informace roztříštěny do více míst. Faktury v účetnictví, objednávky v ERP, smlouvy ve složkách. Co kdybyste měli nástroj, který by vám tyto informace dokázal spojit bez složité migrace dat? Dále byste používali svoje ERP, CRM, SharePoint, OneDrive a doplnili softwarový park o systém, který by vše spojil dohromady.

Všechna tato opatření mají společný cíl. Nechat pracovníky dělat svojí nejdůležitější práci a ve správnou chvíli a ve správném kontextu jim poskytovat potřebné aktuální informace. Hlídat za ně termíny, úkoly. Ten pravý benefit je pak časová i mentální úleva, která je spojena s hlídáním termínů, hledáním papírových dokumentů a správných verzí těch digitálních.

Ačkoliv některé procesy jsou ve firmách podobné, nikdy nejsou stejné a navíc se v čase vyvíjejí a mění. Je potřeba najít systém, který bude dostatečně robustní a flexibilní, aby operativně pokryl měnící se potřeby. Dlouze jsme vybírali a následně na sobě testovali systém, který budeme s důvěrou nabízet našim zákazníkům. Takovým systémem je pro nás M-Files od stejnojmenného finského výrobce. Čas ukazuje, že jsme zvolili správně. Firma se prudce rozrůstá a software expanduje po celém světě. Renomované agentury, jako je Gartner, Forrester nebo Nucleus Research, ho již nějaký čas zařazují mezi lídry a inovátory trhu.

 

Hlavní výhody M-Files pro uživatele

  1. Intuitivní uživatelské rozhraní pro Windows, web nebo mobilní zařízení (Android, iOs)
  2. Integrace do Průzkumníka Windows
  3. Integrace s Microsoft Office
  4. Přizpůsobení pro uživatele nebo pracovní role
  5. Odpadá nutnost zařazování do adresářů nebo pojmenování souboru
  6. K dispozici jsou předchozí verze dokumentů s možností porovnání a návratu.
  7. Umělá inteligence v ceně. M-Files umí v dokumentu najít vašeho dodavatele a jména jeho pracovníků, emailové adresy, číslo vaší objednávky apod.

Hlavní výhody pro administrátory a IT

  1. Přehledné administrační rozhraní
  2. Možnost typů dokumentů a jejich vlastností, workflow nebo napojení na externí systémy bez nutnosti programování
  3. Pro začátek je možné použít integrovanou databázi s možností následné automatické migrace do MS SQL.
  4. Přehledný systém nastavení práv
  5. Není nutná migrace dat. M-Files se umí napojit na většinu stávajících úložišť a pracovat s dokumenty, jako by byly v jeho úložišti.

Stejně důležitá jako schopnosti systému je také míra podpory při implementaci a následném provozu. Nezaujatý pohled implementátora dokáže často najít slabá nebo zbytečně kostrbatá místa řešených procesů. Aktivní pomoc při implementaci ušetří zákazníkovi spoustu času a slepých cest. Každý implementační projekt začíná analýzou aktuálního stavu a potřeb. I samotná analýza může být velkým přínosem pro firmu. V případě složitějších agend je dokonce vhodné zpracovat ji samostatně, ještě před nákupem systému.

Doporučení závěrem. Pokud jste se alespoň částečně našli v úvodních odstavcích a projekt digitalizace nemáte nebo ho máte v kategorii „nice to have“, udělejte první krok a nechte si alespoň zpracovat vstupní analýzu. Je dost možné, že se vám podaří přepnout agendu/firmu na vyšší rychlost za méně vydané energie.

Martin Šolc, Software Consultant, KYOCERA Document Solutions Czech

(Partnerský příspěvek)


(30. 7. 2019 | redakce2)

Facebook Twitter
Komentáře, názory a rady

Zatím sem nikdo nevložil žádný komentář. Buďte první...

>>> Číst a vkládat komentáře <<<

Tip - Konference: DATOVÁ CENTRA PRO BUSINESS 2019 - 19.9.2019!
Hledáme nové kolegy pro realizaci zajímavých projektů
v oblasti IT

NOVINKA: Pozoruhodné IT produkty 2019 podruhé
Ani tentokrát si nenechte ujít produkty, které vám mohou pomoci ve vaší práci v IT.

Pozoruhodné IT produkty pro rok 2019
Náš první letošní seznam zajímavých produktů, které byste určitě neměli minout






Články čtenářů

Titulky vložené do videa a další vid...


Dnes tu má tip pro všechny, kdo nejen pracují, ale také se občas baví :). Co dělat, když potřebujete video s vloženými titulky a máte jen video, kde titulky vložené ...

Problém: Pomalá Windows 10 a jak je ...


Pomalá Windows 10, to je problém, se kterým se potkává řada uživatelů. Často přitom nastane najednou, doslova ze dne na den. Windows se pomalu spouštějí, aplikace se...

Komentáře čtenářů

TBW
Dobrý den. Koukám že váš článek je z roku 2016. Dnes je rok 2019 a situace může být odlišná. Můj dotaz z...>>
Podnikání na youtube
Zdravím, měl bych pár dotazů týkajících se podnikání na youtube. Četl jsem na http://techhity.cz/media/j...>>
Zdá se mi to nebezpečné
Přijde mi to už docela nebezpečné, že půjde platit i prostřednictvím televize. Ale pokrok nezastavíme. C...>>


©2011-2019 BusinessIT.cz, ISSN 1805-0522 | Názvy použité v textech mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků.
Provozovatel: Bispiral, s.r.o., kontakt: BusinessIT(at)Bispiral.com | Inzerce: Best Online Media, s.r.o., zuzana@online-media.cz
Používáme účetní program Money S3
O vydavateli | Pravidla webu BusinessIT.cz a ochrana soukromí | pg(7127)