Jak efektivně pracovat v papírově-digitálním světě



Z různých studií vyplývá, že lidé dosud zdaleka nezanevřeli na komunikaci s využitím papíru a patrně tomu tak ještě dlouho bude. Oproti čtení z monitoru nebo displeje je to „papírové“ rychlejší a člověk si z něj i více pamatuje. V čem však digitální dokumenty už teď válcují papír na celé čáře, to jsou možnosti vyhledávání, zpracování a uchovávání. Jak tedy smysluplně fungovat v prostředí, kde se elektronická forma potkává s tištěnou, a přitom jsou vstupů a výstupů kvanta?

Pomohou moderní technologie! Ty dokáží všechna data správně přečíst, vzájemně porovnat a dokonce automaticky roztřídit. Výrazně tak zjednodušují správu digitalizovaných dokumentů, předchází se díky nim administrativním chybám a ušetří až desítky minut ztracených při opakujících se rutinních operacích. Existují i takové inovace, které rozpoznávají, třídí a kontrolují fyzické dokumenty už při samotném procesu jejich digitalizace. Příkladem může být nový software ScanFlow Compare od Konica Minolta. Produktový manažer společnosti Lubomír Dušil o něm říká: „Produkt je naší reakcí na současnou situaci, kdy prudce roste počet firem a institucí s akutní potřebou převodu dokumentů z fyzické podoby do elektronické a naopak. ScanFlow Compare jim poskytuje jistotu, že text obou verzí bude totožný. Umí odhalit jakýkoli rozdíl a upozorní na něj bez ohledu na to, zda se jedná o překlep nebo záměrnou změnu. Originální dokument přitom stačí jen naskenovat a náš systém sám provede porovnání obsahu s elektronickou verzí.“

 

Taková automatická kontrola se uplatní zejména u smluv a dalších obchodních dokumentů. Představme si třeba vyřízení povinného ručení nebo úvěru v bance. Software velmi rychle prověří, zda byly naskenovány všechny potřebné dokumenty, jsou-li platné a shodují-li se v identifikačních údajích, například jestli jméno v občanském průkazu souhlasí se jménem uvedeným v žádosti. Na základě získaných dat pak interní systém dané instituce může prověřit finanční historii žadatele či předchozí uzavření podobných smluv. V reálném čase vyhodnotí i možnost uzavření nové smlouvy a připraví její předvyplněný návrh s osobními údaji konkrétního klienta.

„Konkrétně řešení FlexiCapture od společnosti ABBYY využívá i metody umělé inteligence. Systém sám zdokonaluje svou schopnost identifikovat dokumenty a rozpoznávat data na základě předchozích změn nebo oprav zadaných operátorem. Software takové zásahy průběžně vyhodnocuje a automaticky optimalizuje schopnost zpracování stávajících i nových typů dokumentů,“ vysvětluje L. Dušil. Ve srovnání s konkurenčními platformami navíc nabízí rychlejší implementaci, podporu mobilních zařízení i využití cloudových služeb. Umožňuje rovněž nasazení mimo servery zákazníka a vzdálený přístup přes webové rozhraní.


Poradí si s obrázky i se skeny, s formáty Word, Excel, PDF a rozpozná i záhlaví příchozích emailů. Univerzální využití systému podporuje i široká škála způsobů, jakým do něj ten který dokument bude vřazen. Vstupem může být multifunkční zařízení, stolní skener, e-mail, webová stránka i mobilní telefon. Právě mobily nebo tablety se v tomto ohledu těší stále rostoucí oblibě a systémy nové generace, jakým jsou i KM ScanFlow a ABBYY FlexiCapture, jsou na tento trend připraveny.

Aplikace pro mobilní skenování s využitím standardního fotoaparátu výrazně zjednoduší a hlavně urychlí proces úvodní digitalizace. Už během pracovní porady, služební cesty nebo schůzky s klientem může být zahájeno zpracování elektronického dokumentu, stačí jej prostě vyfotit. Papírové i digitální dokumenty tak mohou docela dobře koexistovat prostřednictvím elektronické platformy, která navíc umí spoustu dalších užitečných věcí.

(Partnerský příspěvek)


(25. 1. 2018 | redakce2)

Facebook Twitter
Komentáře, názory a rady

Zatím sem nikdo nevložil žádný komentář. Buďte první...

>>> Číst a vkládat komentáře <<<

Tip - Konference: DATOVÁ CENTRA PRO BUSINESS 2019 - 19.9.2019!
Hledáme nové kolegy pro realizaci zajímavých projektů
v oblasti IT

NOVINKA: Pozoruhodné IT produkty 2019 podruhé
Ani tentokrát si nenechte ujít produkty, které vám mohou pomoci ve vaší práci v IT.

Pozoruhodné IT produkty pro rok 2019
Náš první letošní seznam zajímavých produktů, které byste určitě neměli minout






Články čtenářů

Titulky vložené do videa a další vid...


Dnes tu má tip pro všechny, kdo nejen pracují, ale také se občas baví :). Co dělat, když potřebujete video s vloženými titulky a máte jen video, kde titulky vložené ...

Problém: Pomalá Windows 10 a jak je ...


Pomalá Windows 10, to je problém, se kterým se potkává řada uživatelů. Často přitom nastane najednou, doslova ze dne na den. Windows se pomalu spouštějí, aplikace se...

Komentáře čtenářů

TBW
Dobrý den. Koukám že váš článek je z roku 2016. Dnes je rok 2019 a situace může být odlišná. Můj dotaz z...>>
Podnikání na youtube
Zdravím, měl bych pár dotazů týkajících se podnikání na youtube. Četl jsem na http://techhity.cz/media/j...>>
Zdá se mi to nebezpečné
Přijde mi to už docela nebezpečné, že půjde platit i prostřednictvím televize. Ale pokrok nezastavíme. C...>>


©2011-2019 BusinessIT.cz, ISSN 1805-0522 | Názvy použité v textech mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků.
Provozovatel: Bispiral, s.r.o., kontakt: BusinessIT(at)Bispiral.com | Inzerce: Best Online Media, s.r.o., zuzana@online-media.cz
Používáme účetní program Money S3
O vydavateli | Pravidla webu BusinessIT.cz a ochrana soukromí | pg(5709)