Jak efektivně pracovat v papírově-digitálním světě



Z různých studií vyplývá, že lidé dosud zdaleka nezanevřeli na komunikaci s využitím papíru a patrně tomu tak ještě dlouho bude. Oproti čtení z monitoru nebo displeje je to „papírové“ rychlejší a člověk si z něj i více pamatuje. V čem však digitální dokumenty už teď válcují papír na celé čáře, to jsou možnosti vyhledávání, zpracování a uchovávání. Jak tedy smysluplně fungovat v prostředí, kde se elektronická forma potkává s tištěnou, a přitom jsou vstupů a výstupů kvanta?

Pomohou moderní technologie! Ty dokáží všechna data správně přečíst, vzájemně porovnat a dokonce automaticky roztřídit. Výrazně tak zjednodušují správu digitalizovaných dokumentů, předchází se díky nim administrativním chybám a ušetří až desítky minut ztracených při opakujících se rutinních operacích. Existují i takové inovace, které rozpoznávají, třídí a kontrolují fyzické dokumenty už při samotném procesu jejich digitalizace. Příkladem může být nový software ScanFlow Compare od Konica Minolta. Produktový manažer společnosti Lubomír Dušil o něm říká: „Produkt je naší reakcí na současnou situaci, kdy prudce roste počet firem a institucí s akutní potřebou převodu dokumentů z fyzické podoby do elektronické a naopak. ScanFlow Compare jim poskytuje jistotu, že text obou verzí bude totožný. Umí odhalit jakýkoli rozdíl a upozorní na něj bez ohledu na to, zda se jedná o překlep nebo záměrnou změnu. Originální dokument přitom stačí jen naskenovat a náš systém sám provede porovnání obsahu s elektronickou verzí.“

 

Taková automatická kontrola se uplatní zejména u smluv a dalších obchodních dokumentů. Představme si třeba vyřízení povinného ručení nebo úvěru v bance. Software velmi rychle prověří, zda byly naskenovány všechny potřebné dokumenty, jsou-li platné a shodují-li se v identifikačních údajích, například jestli jméno v občanském průkazu souhlasí se jménem uvedeným v žádosti. Na základě získaných dat pak interní systém dané instituce může prověřit finanční historii žadatele či předchozí uzavření podobných smluv. V reálném čase vyhodnotí i možnost uzavření nové smlouvy a připraví její předvyplněný návrh s osobními údaji konkrétního klienta.

„Konkrétně řešení FlexiCapture od společnosti ABBYY využívá i metody umělé inteligence. Systém sám zdokonaluje svou schopnost identifikovat dokumenty a rozpoznávat data na základě předchozích změn nebo oprav zadaných operátorem. Software takové zásahy průběžně vyhodnocuje a automaticky optimalizuje schopnost zpracování stávajících i nových typů dokumentů,“ vysvětluje L. Dušil. Ve srovnání s konkurenčními platformami navíc nabízí rychlejší implementaci, podporu mobilních zařízení i využití cloudových služeb. Umožňuje rovněž nasazení mimo servery zákazníka a vzdálený přístup přes webové rozhraní.


Poradí si s obrázky i se skeny, s formáty Word, Excel, PDF a rozpozná i záhlaví příchozích emailů. Univerzální využití systému podporuje i široká škála způsobů, jakým do něj ten který dokument bude vřazen. Vstupem může být multifunkční zařízení, stolní skener, e-mail, webová stránka i mobilní telefon. Právě mobily nebo tablety se v tomto ohledu těší stále rostoucí oblibě a systémy nové generace, jakým jsou i KM ScanFlow a ABBYY FlexiCapture, jsou na tento trend připraveny.

Aplikace pro mobilní skenování s využitím standardního fotoaparátu výrazně zjednoduší a hlavně urychlí proces úvodní digitalizace. Už během pracovní porady, služební cesty nebo schůzky s klientem může být zahájeno zpracování elektronického dokumentu, stačí jej prostě vyfotit. Papírové i digitální dokumenty tak mohou docela dobře koexistovat prostřednictvím elektronické platformy, která navíc umí spoustu dalších užitečných věcí.

(Partnerský příspěvek)


(25. 1. 2018 | redakce2)

Facebook Twitter Google+
Komentáře, názory a rady

Zatím sem nikdo nevložil žádný komentář. Buďte první...

>>> Číst a vkládat komentáře <<<

Tip - Konference: Datová centra pro business 2018 - 22.11.2018!
Hledáme nové kolegy pro realizaci zajímavých projektů
v oblasti IT



NOVÉ: Druhá sada pozoruhodných IT produktů pro rok 2018
Ani tentokrát si nenechte ujít produkty, které vám mohou pomoci ve vaší práci v IT.

Pozoruhodné IT produkty pro rok 2018
I zde jistě najdete produkty, které si zaslouží vaši pozornost.





©2011-2018 BusinessIT.cz, ISSN 1805-0522 | Názvy použité v textech mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků.
Provozovatel: Bispiral, s.r.o., kontakt: BusinessIT(at)Bispiral.com | Inzerce: Best Online Media, s.r.o., zuzana@online-media.cz
Používáme účetní program Money S3
O vydavateli | Pravidla webu BusinessIT.cz a ochrana soukromí | pg(5709)