HELIOS One: Otestovali jsme ekonomický systém v cloudu



Aplikace poskytované formou služby prostřednictvím cloudu jsou bezesporu jedním z výrazných trendů IT současnosti. Řada firem si už zvykla využívat mnohé z nich - od e-mailu a kalendáře přes CRM až třeba po systémy pro řízení projektů. Stále častěji se lze setkat i s nabídkou cloudových ekonomických systémů. Na trh nedávno vstoupila novinka v této oblasti, HELIOS One od Asseco Solutions. My jsme ho pro vás otestovali. Stojí za vaši pozornost?

Aplikace bývají v cloudu poskytovány v zásadě dvěma způsoby: Buď formou vzdáleného přístupu ke klasické aplikaci běžící na serverech, nebo formou webové aplikace. HELIOS One představuje druhý případ – jde tedy o skutečně kompletně nový produkt dostupný prostřednictvím standardního webového rozhraní - z libovolného prohlížeče.

K HELIOS One můžete přistupovat ve dvou rolích - jako podnikatel, nebo jako účetní. Podle toho je vám nabídnuta odpovídající množina funkcí. Nechybějí tu pak ani prostředky pro vzájemnou komunikaci podnikatele a účetní. V této souvislosti je na místě podotknout, že HELIOS One míří především na živnostníky a malé firmy.

Než se začneme věnovat samotné aplikaci, přidejme ještě několik důležitých poznámek: Systém HELIOS One je poskytován za měsíční poplatek za uživatele, a to ve třech verzích: Free, která je zdarma, Profi za 299 Kč a Enterprise za 469 Kč. Verze Free je omezena 50 doklady měsíčně, pro účetní pak maximálně pěti účtovanými firmami. Kromě webového rozhraní je k dispozici rovněž mobilní aplikace, aktuálně pro zařízení s operačním systémem iOS, velmi brzy má být uvedena i verze pro Android. Rozhodování o využívání nového systému usnadňuje nejen možnost vyzkoušet si verzi Free, ale i funkční demo na stránkách produktu.

Helios One: Přehledná úvodní stránka s aktuálními informacemi o firměHelios One: Přehledná úvodní stránka s aktuálními informacemi o firmě

 

Začínáme s HELIOS One

Používání produktu začíná úvodní registrací, která je naštěstí velmi rychlá: Vyplníte svou e-mailovou adresu, zadáte heslo a vzápětí vám přijde e-mail potvrzující přijetí těchto údajů. S jeho použitím potvrdíte zájem o registraci a poté, co vám během chvíle přijde další e-mail, tentokrát potvrzující provedení registrace a nabízející základní tipy, jak s aplikací pracovat, se už můžete přihlásit.

Po prvním přihlášení vám systém nabídne formulář pro vyplnění informací o firmě. Vyplňovat ho ale nemusíte - a rovnou tak můžete přejít do svých agend. Snadno si tak systém můžete vyzkoušet bez toho, abyste se zatěžovali zadáváním podrobných údajů. Nicméně jste-li plátci DPH, doporučujeme alespoň ty základní vložit – bez nastavení, že jste plátci, se totiž v menu – celkem logicky - neukážou funkce s DPH související.

Protože budete nejspíš chtít vidět fungování systému jak z role podnikatele, tak účetního, nyní ještě nastane čas přidat z menu webové aplikace nového uživatele, kterému přidělíte opačnou roli, než jste zadali při registraci. Opět si chvíli počkáte na potvrzující e-mail a poté se i druhý uživatel může přihlásit.

Není snad třeba zdůrazňovat, že připojení se systémem je vždy šifrované. Dodejme, že systém jsme podrobně testovali v prohlížečích Google Chrome a v Internet Explorer 11, základní testy jsme provedli rovněž v Opeře a Firefoxu. Všude systém fungoval bez problémů. Naopak jsme netestovali mobilní aplikace.

Verze pro podnikatele

Pokud vstoupíte do systému HELIOS One v roli podnikatele, máte k dispozici jen velmi jednoduchou nabídku funkcí: Můžete pracovat s fakturami, máte k dispozici databázi obchodních partnerů a sekci Úkoly. Prostřednictvím mobilní aplikace pak můžete navíc posílat účetnímu i fotografie účetních dokumentů k zaúčtování – například pokladní stvrzenky nebo přijaté faktury. Výrobce podle svých zástupců pracuje i na možnosti posílání těchto dokumentů přímo z webové aplikace.

V HELIOS One můžete jako podnikatel kdykoli snadno vystavit fakturu (k dispozici je pochopitelně vaše vlastní databáze odběratelů i produktů), kterou lze rovněž přímo ze systému odeslat e-mailem odběrateli (ve formátu PDF, samozřejmě i s doprovodným textem v těle e-mailu) a která je rovněž ihned po vystavení dostupná účetnímu pro zaúčtování. Vzhled vytištěných faktur lze upravovat, nechybí ani funkce vložení QR kódů. Samozřejmostí jsou faktury v cizích jazycích a v cizích měnách nebo zálohové faktury. Důvěryhodnost obchodních partnerů si pak lze snadno ověřit díky napojení na CreditCheck.

V sekci Úkoly můžete nejen evidovat své úkoly, ale také zadávat úkoly dalším připojeným kolegům. Lze tak například snadno v rámci jednoho systému komunikovat s účetním, pokud od něj něco potřebujete. V přehledném seznamu úkolů si pak můžete nechat zobrazit jen ty své, nebo i ty, které jste zadali ostatním.

Další praktickou vlastností HELIOS One je, že ihned po každém přihlášení do systému vidíte přehled základních informací o své firmě – objem finančních prostředků, očekávané příjmy, očekávané výdaje, situaci ohledně DPH nebo počet dokladů ke zpracování. Kliknutím na libovolnou z těchto položek získáte detailní informace ve formě grafu – třeba kolik faktur má splatnost v jakých termínech, případně je již po splatnosti – a jak dlouho.

Helios One: Práce s fakturamiHelios One: Práce s fakturami

 

Verze pro účetní

Přihlásíte-li se v roli účetního, můžete mít v první chvíli pocit, že před sebou máte běžný účetní software – obzvláště pokud si v prohlížeči zapnete celoobrazovkové zobrazení. K dispozici je pochopitelně práce s fakturami, objednávky, sklady, banky, pokladny nebo evidence majetku. HELIOS One aktuálně zvládne vést podvojné účetnictví, daňová evidence je v přípravě.

Vypočítávat veškeré funkce systému by asi bylo na tomto místě zbytečné, najdete je přehledně vypsané na jeho webových stránkách. Nechybí pochopitelně nástroje pro práci s DPH (včetně exportu XML pro přiznání k DPH a souhrnné hlášení), opravné daňové doklady, zálohové vydané faktury, katalog produktů, podpora práce s cizími měnami, lze samozřejmě nastavit číselné řady dokladů...

Na rozdíl od běžného off-line účetního systému má účetní v HELIOS One ihned přehled o každém dokladu, který klient v tomto systému vystaví, stejně jako o provedených změnách. Není tak třeba je ručně přepisovat. Okamžitě vidět lze i doklady, které klient naskenoval a poslal prostřednictvím mobilní aplikace. Chystá se přitom rovněž funkce pro naskenování dokladů s OCR, která by vkládání dat účetním ještě dále usnadnila.

Je nesporné, že nároky na ekonomický systém se u různých uživatelů liší; HELIOS One si naštěstí lze snadno otestovat on-line, takže lze poměrně snadno a rychle zjistit, zda disponuje všemi funkcemi, které potřebujete.

A co třeba zatím systém HELIOS One neumí? Především zpracování mezd, u kterého se dle zástupců výrobce s implementací čeká na zpětnou vazbu od klientů. Zde bude nepochybně záležet na každém konkrétním uživateli – část jich je zvyklá zpracovávat mzdy ve svém běžném účetním systému, část odděleně – a druhé skupině zřejmě zpracování mezd v HELIOS One nebude nijak chybět.

Na řadě dalších funkcí se pak podle dostupných informací už intenzivně pracuje. Jde třeba o možnost účtovat na střediska a zakázky, rozšíření možností účetní závěrky (aktuálně chybí třeba rozvaha/výkaz zisků a ztrát ve zkráceném rozsahu) nebo o elektronické stahování bankovních výpisů (má být k dispozici v lednu 2015). V této souvislosti dodejme, že naopak pokud jde o kursy měn (ČNB), ty jsou stahovány centrálně a uživatel se o ně nemusí starat.

A zapomenout nemůžeme ani na možnosti exportů a importů dat: Do Excelu lze exportovat (ve formě čistých dat) knihu vydaných faktur, knihu přijatých faktur, seznam produktů a seznam firem, v roli účetního pak i číselník skladů a stav i pohyby na skladech, uzávěrkové stavy a inventuru. Exportovat data lze i do vybraných ekonomických systémů HELIOS (Red, Wéčko). V roli účetního lze rovněž exportovat data do Excelu z každého okna systému, v tomto případě jsou formátována a jsou doplněny další hlavičky. Importy dat zatím nejsou možné, ale vzhledem k vysoké poptávce klientů prý budou urychleně řešeny.

Helios One: Hlavní knihaHelios One: Hlavní kniha

 

Rozhraní HELIOS One

Na rozhraní aplikace HELIOS One je zjevné, že bylo navrhováno tak, aby využívalo možností webových technologií, ale současně bylo dostatečně střídmé a funkční. Ovládací prvky jsou dostatečně velké na to, aby je bylo možno ovládat třeba i z prohlížeče v tabletu, bude-li to třeba. Ocenit lze také snadnou práci se všemi seznamy, v nichž lze jednoduše filtrovat položky, řadit je, skrývat sloupce nebo sčítat.

Objektivní hodnocení samozřejmě není možné: Pokud jste zvyklí na svůj ekonomický systém, budou vaše dojmy nejspíš vycházet z toho, jak snadný by pro vás byl přechod na ten nový. Pro nás byly mimo jiné nezvyklé třeba způsob práce s předkontacemi nebo neexistence automatického vystavení dokladu pro kurzový rozdíl při úhradě faktury v cizí měně. A ještě jedna drobnost: Obzvláště při seznamování s novým systémem bychom přivítali odkaz na nápovědu na všech stránkách systému, nikoli jen na vybraných.

HELIOS One v kostce

Výhody profesionálního cloudového ekonomického systému od spolehlivého dodavatele jsou zřejmé: Stálá dostupnost, možnost přistupovat k datům odkudkoli, snadná spolupráce více lidí, osvobození se od instalací aktualizací nebo od zálohování dat (HELIOS One podle výrobce automaticky zálohuje jednou denně). Není třeba se o nic starat, stačí se připojit.

Za nevýhodu může leckdo ještě stále považovat fakt, že data nemá dostatečně pod kontrolou, byť se ukazuje, že s rostoucím používáním cloudových služeb tyto obavy postupně mizí. Na paměti je třeba také mít nutnost dostatečně rychlého a spolehlivého internetového připojení – poskytovatele služby i klienta – aby odezva systému byla dostatečně rychlá pro pohodlnou práci.

Systém HELIOS One je rozhodně zajímavým počinem a stojí za pozornost potenciálních uživatelů. Jak už bylo několikrát zmíněno, lze si jej snadno otestovat, a to buď prostřednictvím demo účtu, nebo verze Free. Jen po takového testu můžete učinit kvalifikovaný závěr, zda tento systém vyhoví všem vašim potřebám.


(3. 11. 2014 | redakce2)

Facebook Twitter
Komentáře, názory a rady

Zatím sem nikdo nevložil žádný komentář. Buďte první...

>>> Číst a vkládat komentáře <<<

Tip - Konference: DATOVÁ CENTRA PRO BUSINESS 2019 - 19.9.2019!
Hledáme nové kolegy pro realizaci zajímavých projektů
v oblasti IT

NOVINKA: Pozoruhodné IT produkty 2019 podruhé
Ani tentokrát si nenechte ujít produkty, které vám mohou pomoci ve vaší práci v IT.

Pozoruhodné IT produkty pro rok 2019
Náš první letošní seznam zajímavých produktů, které byste určitě neměli minout






Články čtenářů

Jak ve Windows 10 zakázat nebo povol...


Čas od času se každému z nás hodí nastavit, které aplikace se mají ve Windows 10 spouštět po spuštění Windows a které se naopak spouštět nemají. Jak tedy přidat apli...

Jakou kancelářskou židli vybrat k po...


Každý z nás řeší výběr správného PC, které nám bude pokud možno co nejdelší dobu spolehlivě sloužit a přitom bude mít dostatečný výpočetní výkon, ale méně lidí řeší ...

Komentáře čtenářů

TBW
Dobrý den. Koukám že váš článek je z roku 2016. Dnes je rok 2019 a situace může být odlišná. Můj dotaz z...>>
Podnikání na youtube
Zdravím, měl bych pár dotazů týkajících se podnikání na youtube. Četl jsem na http://techhity.cz/media/j...>>
Zdá se mi to nebezpečné
Přijde mi to už docela nebezpečné, že půjde platit i prostřednictvím televize. Ale pokrok nezastavíme. C...>>


©2011-2019 BusinessIT.cz, ISSN 1805-0522 | Názvy použité v textech mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků.
Provozovatel: Bispiral, s.r.o., kontakt: BusinessIT(at)Bispiral.com | Inzerce: Best Online Media, s.r.o., zuzana@online-media.cz
Používáme účetní program Money S3
O vydavateli | Pravidla webu BusinessIT.cz a ochrana soukromí | pg(2720)