Aplikace poskytované formou služby prostřednictvím cloudu jsou bezesporu jedním z výrazných trendů IT současnosti. Řada firem si už zvykla využívat mnohé z nich - od e-mailu a kalendáře přes CRM až třeba po systémy pro řízení projektů. Stále častěji se lze setkat i s nabídkou cloudových ekonomických systémů. Na trh nedávno vstoupila novinka v této oblasti, HELIOS One od Asseco Solutions. My jsme ho pro vás otestovali. Stojí za vaši pozornost?
Aplikace bývají v cloudu poskytovány v zásadě dvěma způsoby: Buď formou vzdáleného přístupu ke klasické aplikaci běžící na serverech, nebo formou webové aplikace. HELIOS One představuje druhý případ – jde tedy o skutečně kompletně nový produkt dostupný prostřednictvím standardního webového rozhraní - z libovolného prohlížeče.
K HELIOS One můžete přistupovat ve dvou rolích - jako podnikatel, nebo jako účetní. Podle toho je vám nabídnuta odpovídající množina funkcí. Nechybějí tu pak ani prostředky pro vzájemnou komunikaci podnikatele a účetní. V této souvislosti je na místě podotknout, že HELIOS One míří především na živnostníky a malé firmy.
Než se začneme věnovat samotné aplikaci, přidejme ještě několik důležitých poznámek: Systém HELIOS One je poskytován za měsíční poplatek za uživatele, a to ve třech verzích: Free, která je zdarma, Profi za 299 Kč a Enterprise za 469 Kč. Verze Free je omezena 50 doklady měsíčně, pro účetní pak maximálně pěti účtovanými firmami. Kromě webového rozhraní je k dispozici rovněž mobilní aplikace, aktuálně pro zařízení s operačním systémem iOS, velmi brzy má být uvedena i verze pro Android. Rozhodování o využívání nového systému usnadňuje nejen možnost vyzkoušet si verzi Free, ale i funkční demo na stránkách produktu.
Helios One: Přehledná úvodní stránka s aktuálními informacemi o firmě
Používání produktu začíná úvodní registrací, která je naštěstí velmi rychlá: Vyplníte svou e-mailovou adresu, zadáte heslo a vzápětí vám přijde e-mail potvrzující přijetí těchto údajů. S jeho použitím potvrdíte zájem o registraci a poté, co vám během chvíle přijde další e-mail, tentokrát potvrzující provedení registrace a nabízející základní tipy, jak s aplikací pracovat, se už můžete přihlásit.
Po prvním přihlášení vám systém nabídne formulář pro vyplnění informací o firmě. Vyplňovat ho ale nemusíte - a rovnou tak můžete přejít do svých agend. Snadno si tak systém můžete vyzkoušet bez toho, abyste se zatěžovali zadáváním podrobných údajů. Nicméně jste-li plátci DPH, doporučujeme alespoň ty základní vložit – bez nastavení, že jste plátci, se totiž v menu – celkem logicky - neukážou funkce s DPH související.
Protože budete nejspíš chtít vidět fungování systému jak z role podnikatele, tak účetního, nyní ještě nastane čas přidat z menu webové aplikace nového uživatele, kterému přidělíte opačnou roli, než jste zadali při registraci. Opět si chvíli počkáte na potvrzující e-mail a poté se i druhý uživatel může přihlásit.
Není snad třeba zdůrazňovat, že připojení se systémem je vždy šifrované. Dodejme, že systém jsme podrobně testovali v prohlížečích Google Chrome a v Internet Explorer 11, základní testy jsme provedli rovněž v Opeře a Firefoxu. Všude systém fungoval bez problémů. Naopak jsme netestovali mobilní aplikace.
Pokud vstoupíte do systému HELIOS One v roli podnikatele, máte k dispozici jen velmi jednoduchou nabídku funkcí: Můžete pracovat s fakturami, máte k dispozici databázi obchodních partnerů a sekci Úkoly. Prostřednictvím mobilní aplikace pak můžete navíc posílat účetnímu i fotografie účetních dokumentů k zaúčtování – například pokladní stvrzenky nebo přijaté faktury. Výrobce podle svých zástupců pracuje i na možnosti posílání těchto dokumentů přímo z webové aplikace.
V HELIOS One můžete jako podnikatel kdykoli snadno vystavit fakturu (k dispozici je pochopitelně vaše vlastní databáze odběratelů i produktů), kterou lze rovněž přímo ze systému odeslat e-mailem odběrateli (ve formátu PDF, samozřejmě i s doprovodným textem v těle e-mailu) a která je rovněž ihned po vystavení dostupná účetnímu pro zaúčtování. Vzhled vytištěných faktur lze upravovat, nechybí ani funkce vložení QR kódů. Samozřejmostí jsou faktury v cizích jazycích a v cizích měnách nebo zálohové faktury. Důvěryhodnost obchodních partnerů si pak lze snadno ověřit díky napojení na CreditCheck.
V sekci Úkoly můžete nejen evidovat své úkoly, ale také zadávat úkoly dalším připojeným kolegům. Lze tak například snadno v rámci jednoho systému komunikovat s účetním, pokud od něj něco potřebujete. V přehledném seznamu úkolů si pak můžete nechat zobrazit jen ty své, nebo i ty, které jste zadali ostatním.
Další praktickou vlastností HELIOS One je, že ihned po každém přihlášení do systému vidíte přehled základních informací o své firmě – objem finančních prostředků, očekávané příjmy, očekávané výdaje, situaci ohledně DPH nebo počet dokladů ke zpracování. Kliknutím na libovolnou z těchto položek získáte detailní informace ve formě grafu – třeba kolik faktur má splatnost v jakých termínech, případně je již po splatnosti – a jak dlouho.
Helios One: Práce s fakturami
Přihlásíte-li se v roli účetního, můžete mít v první chvíli pocit, že před sebou máte běžný účetní software – obzvláště pokud si v prohlížeči zapnete celoobrazovkové zobrazení. K dispozici je pochopitelně práce s fakturami, objednávky, sklady, banky, pokladny nebo evidence majetku. HELIOS One aktuálně zvládne vést podvojné účetnictví, daňová evidence je v přípravě.
Vypočítávat veškeré funkce systému by asi bylo na tomto místě zbytečné, najdete je přehledně vypsané na jeho webových stránkách. Nechybí pochopitelně nástroje pro práci s DPH (včetně exportu XML pro přiznání k DPH a souhrnné hlášení), opravné daňové doklady, zálohové vydané faktury, katalog produktů, podpora práce s cizími měnami, lze samozřejmě nastavit číselné řady dokladů...
Na rozdíl od běžného off-line účetního systému má účetní v HELIOS One ihned přehled o každém dokladu, který klient v tomto systému vystaví, stejně jako o provedených změnách. Není tak třeba je ručně přepisovat. Okamžitě vidět lze i doklady, které klient naskenoval a poslal prostřednictvím mobilní aplikace. Chystá se přitom rovněž funkce pro naskenování dokladů s OCR, která by vkládání dat účetním ještě dále usnadnila.
Je nesporné, že nároky na ekonomický systém se u různých uživatelů liší; HELIOS One si naštěstí lze snadno otestovat on-line, takže lze poměrně snadno a rychle zjistit, zda disponuje všemi funkcemi, které potřebujete.
A co třeba zatím systém HELIOS One neumí? Především zpracování mezd, u kterého se dle zástupců výrobce s implementací čeká na zpětnou vazbu od klientů. Zde bude nepochybně záležet na každém konkrétním uživateli – část jich je zvyklá zpracovávat mzdy ve svém běžném účetním systému, část odděleně – a druhé skupině zřejmě zpracování mezd v HELIOS One nebude nijak chybět.
Na řadě dalších funkcí se pak podle dostupných informací už intenzivně pracuje. Jde třeba o možnost účtovat na střediska a zakázky, rozšíření možností účetní závěrky (aktuálně chybí třeba rozvaha/výkaz zisků a ztrát ve zkráceném rozsahu) nebo o elektronické stahování bankovních výpisů (má být k dispozici v lednu 2015). V této souvislosti dodejme, že naopak pokud jde o kursy měn (ČNB), ty jsou stahovány centrálně a uživatel se o ně nemusí starat.
A zapomenout nemůžeme ani na možnosti exportů a importů dat: Do Excelu lze exportovat (ve formě čistých dat) knihu vydaných faktur, knihu přijatých faktur, seznam produktů a seznam firem, v roli účetního pak i číselník skladů a stav i pohyby na skladech, uzávěrkové stavy a inventuru. Exportovat data lze i do vybraných ekonomických systémů HELIOS (Red, Wéčko). V roli účetního lze rovněž exportovat data do Excelu z každého okna systému, v tomto případě jsou formátována a jsou doplněny další hlavičky. Importy dat zatím nejsou možné, ale vzhledem k vysoké poptávce klientů prý budou urychleně řešeny.
Helios One: Hlavní kniha
Na rozhraní aplikace HELIOS One je zjevné, že bylo navrhováno tak, aby využívalo možností webových technologií, ale současně bylo dostatečně střídmé a funkční. Ovládací prvky jsou dostatečně velké na to, aby je bylo možno ovládat třeba i z prohlížeče v tabletu, bude-li to třeba. Ocenit lze také snadnou práci se všemi seznamy, v nichž lze jednoduše filtrovat položky, řadit je, skrývat sloupce nebo sčítat.
Objektivní hodnocení samozřejmě není možné: Pokud jste zvyklí na svůj ekonomický systém, budou vaše dojmy nejspíš vycházet z toho, jak snadný by pro vás byl přechod na ten nový. Pro nás byly mimo jiné nezvyklé třeba způsob práce s předkontacemi nebo neexistence automatického vystavení dokladu pro kurzový rozdíl při úhradě faktury v cizí měně. A ještě jedna drobnost: Obzvláště při seznamování s novým systémem bychom přivítali odkaz na nápovědu na všech stránkách systému, nikoli jen na vybraných.
Výhody profesionálního cloudového ekonomického systému od spolehlivého dodavatele jsou zřejmé: Stálá dostupnost, možnost přistupovat k datům odkudkoli, snadná spolupráce více lidí, osvobození se od instalací aktualizací nebo od zálohování dat (HELIOS One podle výrobce automaticky zálohuje jednou denně). Není třeba se o nic starat, stačí se připojit.
Za nevýhodu může leckdo ještě stále považovat fakt, že data nemá dostatečně pod kontrolou, byť se ukazuje, že s rostoucím používáním cloudových služeb tyto obavy postupně mizí. Na paměti je třeba také mít nutnost dostatečně rychlého a spolehlivého internetového připojení – poskytovatele služby i klienta – aby odezva systému byla dostatečně rychlá pro pohodlnou práci.
Systém HELIOS One je rozhodně zajímavým počinem a stojí za pozornost potenciálních uživatelů. Jak už bylo několikrát zmíněno, lze si jej snadno otestovat, a to buď prostřednictvím demo účtu, nebo verze Free. Jen po takového testu můžete učinit kvalifikovaný závěr, zda tento systém vyhoví všem vašim potřebám.
