Novou službu, která má zákazníkům pomoci s efektivním využitím elektronických dokumentů, uvádí na tuzemský trh společnost Konica Minolta. Cílem je analýza existujících firemních procesů a návrh jejich digitální podoby. Konica Minolta tím doplňuje a rozšiřuje své portfolio řešení v oblasti správy dokumentů s cílem dosažení významných časových i ekonomických úspor zákazníka.
„Existuje mnoho firem, které elektronickou správu dokumentů nezavedlo nebo využívá nedostatečně. Digitalizace faktur a řízení jejich oběhu umožní středně velké firmě dosáhnout úspor až půl milionu korun. Efektivně nastavené řešení však může pokrýt desítky podobných dokumentových procesů,“ říká Pavel Štěpán, obchodní ředitel Konica Minolta Business Solutions Czech, a dodává: „Cílem naší nové služby je ukázat zákazníkům maximální potenciál dokumentových řešení a navrhnout jejich optimální nastavení přesně podle jejich potřeb. Jde o další nástroj ke zvýšení efektivity a snížení provozních nákladů.“
Zavedení automatizovaných procesů oběhu dokumentů je nepochybně vhodným řešením pro malé i velké společnosti, které se snaží snížit své náklady. Řešení Konica Minolta se zaměřuje na efektivní správu a řízení faktur, smluv či interních dokumentů, jako jsou směrnice, žádanky nebo personální dokumentace. „V České republice nabízíme službu analýzy a optimalizace řízení elektronických dokumentů jako jediní na trhu. Průkopníky jsme v této oblasti také ve srovnání s dalšími evropskými zeměmi, kde Konica Minolta působí,“ doplňuje Štěpán.
Dokumentová řešení fungují na principu automatického rozpoznávání a vytěžování údajů, jako jsou například částky, data splatnosti, názvy dodavatelů, produktů a dalších definovaných informací. Díky tomu je možné jednotlivé dokumenty přiřadit příslušným pracovníkům, stejně jako je propojit s ostatními podnikovými informačními systémy. Nastavením řízeného procesu je možné zefektivnit celý oběh dokumentu uvnitř firmy od jeho pořízení přes kontrolu a schválení až po archivaci.
Nová služba je podobná dlouholeté službě OPS, v rámci které Konica Minolta svým zákazníkům navrhuje optimální podobu tiskových řešení. Ta podle zástupců firmy patří mezi nejžádanější služby Konica Minolta a je základem většiny uzavřených kontraktů. Analýza tiskového prostředí OPS byla doposud realizována ve stovkách případů a zákazníkům Konica Minolta dle svých údajů pomohla ke snížení tiskových nákladů o miliony korun.
Úspory, které lze podle zástupců dodavatele poměrně přesně vyčíslit, vycházejí ze ztrátových časů při vyřizování urgencí a upomínek. U některých dodavatelů se dají rovněž uplatňovat tzv. bonusy za platby v termínech. Správou elektronických faktur lze také předejít možným sankcím za pozdní platby. U středně velké firmy, která obdrží 10 000 faktur ročně, se odhadují celkové úspory v této oblasti ve výši 350 000–500 000 Kč ročně.
Další úspory vycházejí rovněž z kontroly správnosti faktur. Firma o 100 zaměstnancích zpracovává 6 000 faktur ročně. U zhruba 30 % faktur nastával problém, který způsoboval alespoň 15minutové zdržení oproti standardu. Z tohoto příkladu vychází úspora minimálně 100 000 Kč ročně.
Úspor je možné dosáhnout také díky jednoduchému způsobu dohledávání faktur. Střední výrobní firma si odhadla čas hledání faktur na 180 hodin ročně. Při interní průměrné ceně nákladů na zaměstnance 300 Kč za hodinu činila úspora jen u hledání faktur 54 000 Kč ročně.
