Efektivní správa dokumentů: Spisová služba, IIM, DMS, ECM, CMS...



Na trhu je k dispozici široká škála produktů pro správu digitálních dokumentů v organizaci, vybrat to správné ale není triviální. Jaké jsou aktuální trendy mezi řešeními typu ECM, jak se od sebe jednotlivé skupiny produktů liší a jaká kritéria zvolit při výběru? I na to se podíváme v tomto speciálu.

V následujících příspěvcích najdete mimo jiné závěry a doporučení analytiků společnosti Forrester, podíváme se ale třeba také na jednotlivé skupiny řešení, která jsou ke správě různých typů dokumentů v organizacích používána. A pochopitelně se zaměříme i na další související témata.

ECM: Zájem uživatelů roste, systémy pro správu dokumentů se proměňují


Analytici společnosti Forrester pro letošní rok předpověděli, že trh se systémy ECM (enterprise content management) dosáhne celosvětově objemu 9 miliard amerických dolarů. Jimi dotazovaní zástupci firem zodpovědní za ECM ve svých organizacích pak v 90 % případů konstatovali, že je pro ně letošním cílem dále rozšířit aktuální instalace ECM. Přínosy různých řešení pro správu dokumentů - nebo šířeji pojatou správu podnikového obsahu - jsou zjevné zástupcům stále většího počtu organizací.


Spisová služba, IIM, DMS, ECM, CMS, DAM... Kdo se v tom ještě vyzná?


V oblasti správy digitálního obsahu se v průběhu let vyrojila řada zkratek, ve kterých se zdaleka ne všichni orientují. Takzvané systémy DMS do sebe zahrnuly CMS a proměnily se v ECM, leckdo ale zaváhá, v jakém vztahu jsou vlastně k IIM, DAM nebo spisové službě... Tak dost! Jak to vlastně s těmi systémy bylo - a jak je to s nimi dnes?


Jak zvolit správný systém pro správu dokumentů


Výběr správného softwaru nebo služby pro správu dokumentů je, jak už to tak v IT bývá, netriviální záležitostí, která zahrnuje řadu kroků od specifikace požadavků po vyhodnocování nabídek. Pojďme se společně podívat za inspirací pro výběr. Konkrétně na postupy analytiků společnosti Forrester, která zveřejnila svá kritéria hodnocení produktů a dodavatelů.



Tip na dodavatele systémů pro správu dokumentů

Altus software

Pořádek v dokumentech a online přístup zajistí Altus Portal

Onlio

Dodavatel softwarových řešení typu Document Management System pod vlastní značkou eDoCat.


5 tipů na efektivní práci s dokumenty pomocí Altus Portal


S Portalem budete mít firemní dokumenty po ruce kdykoliv a kdekoliv.

Zaprášené šanony v archivu, nejasnosti kolem zastupování lidí na dovolených, hromada faktur ke schválení a omezený přístup k firemním dokumentům. Přesně takové starosti vám odpadnou díky Altus Portal, se kterým najedete na pohodlnou bezpapírovou kancelář a přehlednou databázi dokumentů. A k tomu bonus – dokumenty budete mít dostupné kdykoliv a kdekoliv.


Vyplatí se DMS?


Bez práce s dokumenty – v papírové i digitální podobě – se dnes neobejde žádná organizace. Dokumentová workflow mohou mít řadu podob, od naprostého chaosu až po striktně řízené procesy. A v souvislosti se stále rozsáhlejší digitalizací panuje všeobecné přesvědčení, že v oblasti dokumentů je správným přístupem využívání systémů pro správu elektronických dokumentů, tzv. DMS (Document Management System). DMS představuje inteligentní centrální úložiště a zajišťuje automatizovaný řízený oběh dokumentů napříč organizací včetně podpory správy verzí, schvalovacího procesu, sjednocení formátů... Samé výhody – jenže je tomu opravdu tak?


(Foto: Pixabay)


(8. 10. 2018 | redakce2)

Facebook Twitter Google+
Partneři Tématu měsíce:






Komentáře, názory a rady

Zatím sem nikdo nevložil žádný komentář. Buďte první...

>>> Číst a vkládat komentáře <<<

Tip - Konference: CLOUD COMPUTING V PRAXI 2019 - 21.3.2019!
Hledáme nové kolegy pro realizaci zajímavých projektů
v oblasti IT



NOVINKA: Pozoruhodné IT produkty pro rok 2019
Ani tentokrát si nenechte ujít produkty, které vám mohou pomoci ve vaší práci v IT.




Články čtenářů

Potřebuje můj web analýzu klíčových ...


Správné používání klíčových slov a jejich analýza je jednou z nejdůležitější součástí SEO. Do značné míry ovlivňuje, nakolik budou dané webové stránky efektivní v zí...

Jak zjistit heslo k Wi-Fi ve Windows...


Zapomněli jste heslo k nějaké wi-fi síti, potřebujete zjistit heslo k wifi, ke které je připojený jiný počítač, ke kterému máte přístup - například na návštěvě? Nech...

Komentáře čtenářů

Podnikání na youtube
Zdravím, měl bych pár dotazů týkajících se podnikání na youtube. Četl jsem na http://techhity.cz/media/j...>>
Zdá se mi to nebezpečné
Přijde mi to už docela nebezpečné, že půjde platit i prostřednictvím televize. Ale pokrok nezastavíme. C...>>
Android Studio
Tak teď už stejně použijete Android Studio, ne? Import projektů z Eclipse je snadný a všechno konečně už...>>


©2011-2018 BusinessIT.cz, ISSN 1805-0522 | Názvy použité v textech mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků.
Provozovatel: Bispiral, s.r.o., kontakt: BusinessIT(at)Bispiral.com | Inzerce: Best Online Media, s.r.o., zuzana@online-media.cz
Používáme účetní program Money S3
O vydavateli | Pravidla webu BusinessIT.cz a ochrana soukromí | pg(6420)