DMS – samostatné řešení anebo jako součást ERP?



Firmy nezřídka čelí otázce, jestli je výhodnější implementovat samostatné řešení DMS (Document Management System), anebo zda jim bude více vyhovovat DMS integrované do ERP. Každý moderní systém ERP dnes disponuje modulem pro správu dokumentů. Proč ho tedy nevyužít?

Stručně o DMS

S DMS udržíte pořádek v dokumentech. Pomáhá každému, kdo s nimi pracuje. Profesionálně implementovaný DMS může být jedním ze základních kamenů vaší firmy. Bez ohledu na to, zda jako součást ERP, anebo jako samostatné řešení. Jeho každodenní používání významně šetří čas a přispívá ke spolupráci v pracovních týmech.

Specializovaný DMS versus modul pro správu dokumentů v ERP

Kritéria pro rozhodnutí, kterou cestu zvolit, lze hledat ve třech oblastech:

 

  1. Licenční politika – jak se promítá licenční politika do ceny řešení DMS?
  2. Funkčnost – je DMS ve vašem ERP funkčně vyhovující, popř. srovnatelné s funkčností specializovaných systémů?
  3. Specifické požadavky – který ze systémů uspokojí lépe vaše unikátní požadavky?

 

V obecné poloze je dobré se zamyslet nad tím, jaké typy dokumentů chcete do DMS ukládat a kdo ve firmě s nimi bude pracovat. Bývá dobré se zamyslet nad delším časovým horizontem. Nepřemýšlejte pouze o jedné agendě, kterou právě potřebujete řešit. Nasazení DMS ve firmě vám odkryje spoustu příležitostí, které můžete teprve objevit.

Licenční politika

Bývá to nejjednodušší úvaha. Představte si situaci, že všichni vaši zaměstnanci budou časem dostávat své výplatní pásky prostřednictvím DMS. Jsme přesvědčeni, že až si ve vaší firmě naimplementujete DMS, tak k tomu může jednou dojít. Pak už si stačí odpovědět na jednoduché otázky:

  1. Kolik vás budou stát přístupové licence do ERP a do specializovaného DMS?
  2. Umí ERP poskytnout přístup jen do modulu DMS?
  3. Chcete pustit všechny zaměstnance do ERP?
  4. Vyváží případný rozdíl v ceně výhody nebo nedostatky jednoho, či druhého řešení?

Rozdíly ve funkčnosti

Specializované DMS vznikly kvůli tomu, aby se jejich uživatelům významně zjednodušila práce s dokumenty. A v mnoha ohledech to dovádějí k naprosté dokonalosti. Je těžké jim co do funkčnosti modulem v ERP konkurovat. Vypíchneme několik funkcionalit, které kvalitní řešení DMS poskytuje:

1. Verzování dokumentů

Udržení přehledu ve vývojových verzích je od počátku jejich vzniku přirozenou funkcionalitou DMS.

2. META data

Dokument v DMS není jen samotný text, ale také uživatelské atributy, které podrobněji charakterizují dokument. Porovnejte si také způsob, kterým DMS a ERP pracuje s META daty dokumentů. Jako příklad META dat z „papírového“ světa lze uvést košilku faktury.

3. Online editace

Kliknete na ikonu, otevře se MS Word, editujete dokument a ukládáte. Až potud je to stejné, jako v souborovém systému. Jenže DMS s vaším uložením automaticky založí novou verzi i s komentářem změn. Jak se píše výše, verzování je přirozenou funkcionalitou DMS.

4. „Šanonování“

Dokumenty spolu souvisejí. Smlouva, implementační projekt, dílčí předávací protokoly, zápisy ze schůzek, akceptační protokol, faktura – tvoří spolu jeden celek. DMS je dokáže spojit do jednoho šanonu, ačkoli ne každý uživatel v něm má vidět všechno. I na to DMS pamatuje.

5. Řízení oběhu dokumentů

Nenahlížejte na DMS jako na prostý sklad dokumentů. Právě tzv. workflow je jednou z klíčových funkcionalit DMS. Má smysl si důkladně projít rozdíly v tom, jak řeší oběh dokumentů specializované DMS a jak DMS modul ERP.

Specifické požadavky

Co firma, to unikát. Přesto firmy v různých oblastech sdílí podobné principy a v IT to 100% platí.

1. Uživatelská práva

Jedním z takových principů je postoj správců k uživatelským právům. Specializovaný DMS je nástrojem, který jednoduše vyřeší potíže správců s nastavováním přístupu k různým souvisejícím dokumentům. Např. HR manažer a vedoucí zaměstnanec mají vidět kompletní šanon zaměstnance, nejbližší nadřízený má vidět jen náplň práce, předávací protokoly apod. Všichni koukají do stejného šanonu, ale každý vidí jen to, co mu skutečně náleží. S DMS nepotřebuje každý svou kopii příslušných dokumentů.

2. Technologie

Je dobré vědět, jaké technologie budete potřebovat k přístupu do ERP a jaké k přístupu do specializovaného DMS. Nezřídka přístup do ERP vyžaduje VPN. Naproti tomu moderní DMS jsou k dispozici většinou i na mobilních platformách, protože k dokumentům přistupujete do zabezpečeného webového prostoru prostřednictvím internetového běžného prohlížeče.

3. Integrace

Tvůrci specializovaných DMS myslí na to, že je třeba se integrovat s dalšími firemními informačními systémy. I schopnost integrace je přirozenou funkcionalitou DMS. Specializované DMS nemá žádná omezení v integraci, jejich architekti na to mysleli od počátku vývoje.

DMS eDoCat – specialista na pořádek v dokumentaci

DMS eDoCat je uživateli ověřené řešení na platformě Alfresco. Vyniká jednoduchostí a intuitivním uživatelským rozhraním, ale hlavně – to, co dělá, dělá pořádně. eDoCat DMS vám pomůže udržet si dokumentaci pod kontrolou. Výkonným pomocníkem může být zejména pro vaše kolegy, kteří mají na starosti ISO certifikace, anebo odborné akreditace vaší společnosti.

 

Autor: Mgr. Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio, a.s., +420 724 080 750

pavel.nykl@onlio.com, www.onlio.com, www.edocat.cz

(Partnerský příspěvek)


(28. 7. 2016 | redakce2)


Předcházející článek: <<< DMS v Cloudu - udržte si pořádek v dokumentech. Okamžitě! <<<
Následující článek: >>> Automatizace práce s dokumenty – DMS a vytěžování dat >>>

Tento článek je součástí speciálu:

Speciál: Dokumenty v kostce aneb Co byste měli vědět o DMS


Nelze pochybovat o tom, že pevné základy vaší firmy tvoří produkty, o které mají vaši zákazníci trvale zájem. Nedílnou součástí firemních základů jsou ale také fungující informační systémy, které vám dovolí lusknutím prstů uspokojit poptávku vašich klientů. A významnou součástí těchto systémů je i systém pro správu dokumentů, DMS.



Komentáře, názory a rady

Zatím sem nikdo nevložil žádný komentář. Buďte první...

>>> Číst a vkládat komentáře <<<

Tip - Konference: Datová centra pro byznys - 23.11.2017!


Pozoruhodné IT produkty pro rok 2017 - Nové
Věříme, že v tomto přehledu pozoruhodných produktů najdete ty, které vám pomohou ve vaší práci v IT.

Pozoruhodné IT produkty pro rok 2017
Věříme, že v tomto přehledu pozoruhodných produktů najdete ty, které vám pomohou ve vaší práci v IT.




Anketa


©2011-2017 BusinessIT.cz, ISSN 1805-0522 | Názvy použité v textech mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků.
Provozovatel: Bispiral, s.r.o., kontakt: BusinessIT(at)Bispiral.com | Inzerce: Best Online Media, s.r.o., zuzana@online-media.cz
Používáme účetní program Money S3
O vydavateli | Pravidla webu BusinessIT.cz a ochrana soukromí | pg(4302)