Deset důvodů proč začít používat Google Apps a být v cloudu



Být v “cloudu” znamená, že ať jste kde jste, můžete kdykoliv přistupovat k souborům a k informacím, které zrovna potřebjete. Stačí mít počítač, notebook, mobilní telefon či tablet a připojení k internetu. Jeho prostřednictívm se bezpečně najpojíte na firemní poštu, kalendáře i dokumenty.

(Partnerský příspěvek.)

Google Apps nabízejí skutečně propracovanou funkcionalitu.
Google Apps nabízejí skutečně propracovanou funkcionalitu.
A hlavně, vy i vaši kolegové a kolegyně (ale třeba i přátelé či rodina) na všem můžete společně pracovat, snadno sdílet přílohy a využívat řadu dalších možností. Právě Google Apps jsou dobrou cestou jak být “v cloudu”, pojďme se podívat na deset výhod.

1. Cloud computing zjednodušuje provoz i správu

Cloud Computing se od běžného řešení informačních technologií liší, přesouvá data i software do tzv. cloudu, ruší potřebu instalace aplikací na lokálních počítačích, vlastnictví velkých serverů a s tím spojených komplikací. Uživatelé prostě používají to, co potřebují, ať už je to elektronická pošta, kalendáře, dokumenty, tabulky, prezentace či videokonference. Vše je uložené a funguje “tam venku” na internetu. Bezpčně, jednoduše a efektivně.

2. Snadná, rychlá a efektivní spolupráce až po Hangouts s videem

Odpadá doposud běžně používaný systém vytvoření dokumentu, poslání kopie poštou, získání pozměněné verze, sledování, spojování a schvalování či odmítání změn. V reálném čase může více lidí pracovat na jednom dokumentu a vedle toho se domlouvat na důvodech jednotlivých změn.

„S kolegy z produkčního oddělení spolupracujeme na zápisech z cest online, rovnou tak dokument opravujeme a máme během okamžiku hodnotný závěr."

Michael Matyáš, ředitel digitálních a tištěných produktů Annonce

Google Hangouts, komunikační nástroj, dokonce mohou nahradit telefonování - od textového chatu, přes hlasovou komunikaci až po plné videkonference (až patnáct lidí) a v řadě případů skvěle slouží k odstranění množství porad a osobních setkání. Zásadní výhodou je ale i třeba to, že se můžete spojit s kolegy na cestách, video Hangouty fungují i na mobilních telefonech a tabletech.

3. Dostupné odkudkoliv a na jakémkoliv zařízení

Google Apps a vše v nich je přístupné z počítačů, notebooků, tabletů i mobilních telefonů. Můžete mít Windows, Linux, MAC, Android, iOS, Windows Phone a stále budete mít přístupné soubory, kalendáře, e-maily a vůbec vše potřebné.

Zapomeňte na dřívější “omlouvám se, jakmile se dostanu do firmy, tak se na ten rozpočet podívám”. S Google Apps se můžete podívat na cokoliv v okamžiku, kdy vám váš klient či šéf volá. A pokud na druhé straně mají také možnost připojit se, můžete je přizvat, aby se dívali s vámi.

"Občas se stalo, že si kolegové zapomněli s sebou vzít na schůzku s klientem pracovní podklady, například prezentaci. Nezbývalo než improvizovat, čímž se schůzka protáhla a ztrácela na efektivitě. Dnes je odpověď jasná – používejte Disk Google. Vždy a všude s sebou máte všechny soubory.“

Michael Matyáš, ředitel digitálních a tištěných produktů Annonce

4. Snadno použitelné, bez nároků na počítačové znalosti

Google Apps jsou moderní webové aplikace, které je možné používat bez zvláštních nároků na počítačové znalosti. Vyhledávání zjednodušuje nalezení informací, nic není potřeba instalovat, nastavovat či zvlášť upravovat. Od prvního okamžiku může kdokolivm s minimem znalostí a zkušeností, začít pracovat.

"Právě jsem s Vladem a Václavem dokončil práci na 15stránkové prezentaci. Tři lidi, jeden dokument, obrovská inspirace a okamžité ladění slidů. Trvalo nám to 45 minut. Sám bych to dělal celou noc."

Tomáš Doležal, ředitel obchodu, netmail

5. Nízké náklady na provozování i údržbu

V cloudu je vše, co používáte, o provoz i o údržbu se stará Google, uživatel pouze potřebuje zařízení schopné přístupu na internet. Nemusí se starat o zálohování, synchronizace, mazání, kontrolování běhu serverů, výměnu pevných disků. Díky tomu mohou Google Apps přinést výraznou úsporu provozních nákladů, stejně jako nákladů na prvotní zprovoznění. Není nutné nakoupit nákladné serverové vybavení ani budovat místnosti pro jejich umístění a provozování.

“Jako start-up jsme v první řadě potřebovali optimalizovat náklady. Nemáme žádné IT oddělení, žádné servery, ani administrátora na plný úvazek. Vše zvládne jeden kolega, který se o Google Apps více zajímá, udržuje si přehled a zakládá účty novým kolegům.”

Tomáš Jindříšek, Managing Partner, Dark Side

6. Bezpečné

Google Apps jsou moderní webové aplikace umožňující mimo jiné snadné sdílení.
Google Apps jsou moderní webové aplikace umožňující mimo jiné snadné sdílení.
Bezpečí pro firemní data je jedním ze zásadních požadavků a Google Apps v tomto ohledu nabízejí vysoké možnosti zabezpečení. Uživatelé se mohou k firemním datům přihlašovat s podporou dvoufaktorové autentifikace, kdy k jejich přihlášení je využíváno potvrzovacích SMS kódů či “kalkulátorů” s bezpečnostním kódem. Komunikace probíhá přes zabezpečené šifrované (https) připojení a data jsou rovněž ukládána a přenášena šifrovaně.

E-mail v Google Apps má jeden z nejlepších systému ochrany proti spamu, který je navíc schopen se aktivně učit. Přístup k informací, ať už k dokumentům či kalendářům, je možné snadno určovat až na úroveń jednotlivých uživatelů i toho, co s danými informacemi mohou dělat.

“Zpočátku jsem s tím měl myšlenkový problém. Vždy jsme si střežili zakryptované a pečlivě skryté databáze s důvěrnými daty. Nyní máme i důvěrná data bezpečně uložena v Dokumentech Google.”

Martin Zdražil, vedoucí IT, H1

7. Spolehlivé

Google Apps nabízejí vysokou míru spolehlivosti (99,98%), podstatně vyšší, než běžně používané firemní systém. Umístění v cloudu znamená mimo jiné, že odpadá riziko havárie “jednoho firemního serveru” či selhání jediného disku, se všemi firemními daty. Služby jako takové jsou monitorovány 24/7 a Google je velmi zodpovědný i co se týče nahlášení i těch sebemenších problémů.

Pokud by stále panovala nedůvěra k umístění v cloudu, tedy “někde tam na internetu”, tak je stále možné data synchronizovat na lokální disky a s aplikacemi pracovat i v “offline” režimu, tedy bez připojení k internetu.

8. Skvělé pomůcky s řadou dalších možností

Google Apps nabízejí vedle základních pomůcek - e-mail, kalendáře, kontakty, dokumenty, tabulky, prezentace, vývojové diagramy a formuláře v základní podobě. Navíc již zmíněné Google Hangouts, ale například také kompletní sociální síť Google+, kterou je možné využít i pro firemní potřeby. Pracovní skupiny, diskuze, uzavřené i otevřené, velmi kvalitní práce s fotografiemi dělá z této služby i zajímavý firemní nástroj.

Samotné Google Apps navíc nekončí u základní sady pomůcek a služeb, které poskytuje Google. V aplikačním tržišti najdete stovky aplikací, které slouží pro chod firem.

“Pro nás jsou Google Apps reakcí na zvyky uživatelů, kteří k nám přišli. Ti postupně začali přicházet s požadavky, které jsme nebyli schopni obsloužit. Nástroje Microsoftu nabízejí výrazně horší komfort práce, a i proto jejich prosazování nebyla vhodná cesta. Bylo ale třeba reagovat a v konečném důsledku je nejjednodušší dát uživatelům to, co chtějí, a současně tak jejich aktivitu dostat pod kontrolu v rámci oficiálních účtů.”

Štěpán Burda, ředitel IT. Centrum Holdings

9. Roste s firmou i s technickými schopnostmi

Jedna ze zásadních výhod cloudu je to, že může růst takřka neomezeně s růstem firmy, ale také se stále se měnícími technickými schopnostmi informačních technologií. Google Apps porostou vždy, když naberete nové zaměstnance, budete potřebovat více diskového prostoru, spolupracovat na rozsáhlých projektech s externimí spolupracovníky či dodavateli.

10. Dostatek prostoru pro roky práce i života

A budou růst i z kapacitního pohledu. Dnešních 30 GB prostoru pro každého uživatele je zpravidla více, než jsou schopna nabídnout běžně používaná lokální řešení. Za rozumnou cenu je navíc možné prostor rozšiřovat, vždy přesně podle potřeby konkrétních uživatelů. Do dvou třetin takovéhoto prostoru, 20 GB, například uschováte e-maily za 15 až 20 let zpět. Nikdy tak nebudete muset mazat žádnou poštu a kdykoliv dohledáte i desítky let staré informace.

"Pro mě je datový limit 30 GB příjemným překvapením. Sdílení dokumentů zlepšilo efektivitu. Odpadla nutnost přikládat přílohy nebo sdílet přes jiná řešení.”

Karel Smrž, Business Director pro OgilvyOne

Zkusíte jaké je to žít “v cloudu”

Google Apps můžete zkusit už od jednoho jediného uživatela a postupně přidávat další. Až po stovky či tisíce. Hodí se jak pro malé i větší firmy nebo pro školství, tak jednotlivce. Umí být extrémně prospěšné, zejména pokud se naučíte žít “v cloudu”. Tedy dokázat se odprostit od starého systému všeho uloženého na pevném disku v kanceláři.

(Partnerský příspěvek.)


(23. 10. 2013 | redakce2)


Komentáře, názory a rady

Zatím sem nikdo nevložil žádný komentář. Buďte první...

>>> Číst a vkládat komentáře <<<

Tip - Konference: Mobilní řešení pro byznys - 21.9.2017!


Otázky a odpovědi z IT: Diskusní portál Bizio.cz
Pozoruhodné IT produkty pro rok 2017 - Nové
Věříme, že v tomto přehledu pozoruhodných produktů najdete ty, které vám pomohou ve vaší práci v IT.

Pozoruhodné IT produkty pro rok 2017
Věříme, že v tomto přehledu pozoruhodných produktů najdete ty, které vám pomohou ve vaší práci v IT.




Anketa


©2011-2017 BusinessIT.cz, ISSN 1805-0522 | Názvy použité v textech mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků.
Provozovatel: Bispiral, s.r.o., kontakt: BusinessIT(at)Bispiral.com | Inzerce: Best Online Media, s.r.o., zuzana@online-media.cz
Používáme účetní program Money S3
O vydavateli | Pravidla webu BusinessIT.cz a ochrana soukromí | pg(1704)