V efektivním sdílení dokumentů mají firmy ještě velké rezervy



IT je bezesporu jednou z klíčových oblastí úspěšného fungování moderní firmy. Informační systémy nebo CRM jsou dnes již běžnou součástí i menších firem, ale celá řada byznys aplikací, které mohou být chytrým a hlavně úspěšným pomocníkem v efektivním řízení firmy, jsou stále jedním velkým chaotickým rybníkem. Například problematika jednotného sdílení a ukládání digitálního obsahu. A právě na oblast “digital asset managementu” (DAM) na českém trhu se podíváme zblízka.

Každá firma používá spoustu komunikačních nástrojů. E-mail, komunikátory jako jsou Skype nebo Whatsapp, složky na serveru, složky v počítači, úschovnu, Dropbox, Google drive, Wetransfer nebo různé project management softwary… něco interně, něco s externími partnery a dodavateli. K tomu se míchají soukromé účty. A to je jen rychlý výčet toho, co je běžné téměř v každé firmě. Tyto nástroje se zdají být v danou chvíli velkými pomocníky, ale v součtu se stává jediné. Pátráme, hledáme, jsme frustrovaní, pokud se nám nedaří nalézt to pravé a jsme naštvaní, pokud najdeme, ale ne tu správnou či konečnou verzi toho co hledáme nebo si nevzpomeneme, jakým způsobem jsme komu co předávali…. a vznikají chyby. Hledáme, telefonujeme, pátráme zase nanovo. Navíc se obsah klasickou cestou dostane jen k jednomu příjemci a nelze jej dále řetězit či sdílet.

A přitom v době dostupných nástrojů z oblasti digital asset managementu (DAM) může být řešení snadné. Proč všechny tyto aplikace nevyměnit za jedinou? Zajímavé na celé oblasti je to, že v českých podmínkách jde i přes rozvinuté IT prostředí o Benjamínka, zatímco například ve Spojených státech amerických je DAM top tématem mnoha firemních blogů, debat či konferencí. Proč se tedy neinspirovat?

Co vše zahrnuje DAM

BrandCloud ve společnosti Invia
BrandCloud ve společnosti Invia
V první řadě je důležité si vůbec říci, co vše DAM v sobě může zahrnovat. Jedná se v podstatě o šíření a správu jakéhokoliv digitálního firemního obsahu - vizuálního, multimediálního, technického nebo třeba textového. Konkrétně jde o jakákoliv data a dokumenty, které si chcete vyměňovat s dalšími spolupracovníky za účelem sdílení, tvorby nebo jen nahlížení. A to, ať již jde o kolegy ve stejné kanceláři nebo dodavatele na druhém konci světa. Může jít o správu korporátní identity, implementaci značky, marketingových materiálů, vedení obchodních materiálů, prezentací, smluv, fotek nebo třeba personálních dokumentů.

Najděte si prostě nástroj, který vám umožní na jednom místě sdílet, tvořit a pracovat tak, jak potřebujete v době a struktuře, která vyhovuje právě vám a vaší firmě či oddělení. Nástroj, který vám umožní se buď v cloudovém prostředí nebo u vás na serveru postarat o to, aby všichni, kteří mají vědět. Kde co najdou, co je aktuální, co mohou poslat dál, co mohou sdílet s kolegy. A k tomu, abyste nad tím vším měli kontrolu a jistotu bezpečnosti dat. Prostě nástroj, který budete využívat na hladkou spolupráci, který bude jednoduše a intuitivně sdílet a pomáhat vám tak, jak budete potřebovat. Z počítače, z mobilu, z kanceláře, z kavárny, z dovolené na Mallorce.... A navíc v jazyce, kterému rozumíte Vy a Vaši obchodní partneři.

Na co se zaměřit při hledání řešení DAM

Na co se zaměřit při hledání řešení DAM? Shrňme si to v bodech:

  • Systém notifikací a jeho správa
  • Flexibilní uživatelské skupiny
  • Automatické verzování a zálohování, historie
  • Přístup z mobilu
  • Neomezený přístup k datům, využití datového skladu
  • Převlečení aplikace do identity vaší firmy, plný branding
  • Možnost využití nástroje pro jednoduché projektové řízení (funkce schvalování, komentářů apod.)
  • Funkce extra zaheslování obsahu
  • Podpora všech typů souborů, vč. např. fotek v rawu nebo streamování videí
  • Export obsahu do strukturovaného PDF
  • Paralelní vedení více značek pod jedním přihlášením
  • Implementace nástroje do již existujících systémů či aplikací přes API
  • Možnost integrace dat z DAM do jiných systémů přes API
  • Jazykové mutace pro sdílení do celého světa
  • Spolehlivé řešení pro zabezpečení vašich dat

 

Česká řešení

V českém prostředí vzniklo v posledních letech v první fázi zejména na řízení korporátní identity hned několik aplikací jako je například Openbrand, BrandDirector či BrandCloud. Poslední jmenovaný se přitom ve vývoji posunul výrazně dále a vedle vedení projektů týkajících se značky zabývá mnohem komplexnější agendou správy a sdílení digitálního obsahu ve firmách. Lze doporučit vyzkoušet, zda řešení tohoto typu nevyřeší výše zmíněné problémy i vám.

Karel Drašnar, BrandCloud


(1. 6. 2017 | redakce2)


Komentáře, názory a rady

Zatím sem nikdo nevložil žádný komentář. Buďte první...

>>> Číst a vkládat komentáře <<<

Tip - Konference: Datová centra pro byznys - 23.11.2017!


Pozoruhodné IT produkty pro rok 2017 - Nové
Věříme, že v tomto přehledu pozoruhodných produktů najdete ty, které vám pomohou ve vaší práci v IT.

Pozoruhodné IT produkty pro rok 2017
Věříme, že v tomto přehledu pozoruhodných produktů najdete ty, které vám pomohou ve vaší práci v IT.




Anketa


©2011-2017 BusinessIT.cz, ISSN 1805-0522 | Názvy použité v textech mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků.
Provozovatel: Bispiral, s.r.o., kontakt: BusinessIT(at)Bispiral.com | Inzerce: Best Online Media, s.r.o., zuzana@online-media.cz
Používáme účetní program Money S3
O vydavateli | Pravidla webu BusinessIT.cz a ochrana soukromí | pg(5027)