Trik pro GMail: Jak seřadit maily podle velikosti a smazat ty největší



I když Google nedávno zvětšil kapacitu schránky ve službě GMail, náročnějším uživatelům se může stát, že prostě s prostorem nevystačí. Anebo možná můžete mít i jiný důvod k seřazení pošty podle velikosti - i když mě teď žádný nenapadá - snad kromě hledání nějaké přílohy, o níž si pamatujete, že byla prostě velká :). Jak ale ty emaily, které zabírají nejvíc místa, najít? Existuje jeden úžasný postup!

Jak už jsem naznačoval v minulých příspěvcích, s chutí používám Google Apps a doporučuji je i svým klientům. Minulý rok jsem se ale poprvé začal blížit k limitu schránky, a tak jsem hledal řešení (mimo placeného, protože jsem měl pocit, že o tolik zase nepřekročím). A - říkám rovnou - nenašel. Nebo přesněji - našel, ale musel bych nainstalovat další aplikaci a dát jí přístup do schránky GMailu, což se mi málo chtělo.

Nakonec jsem s velikostí vystačil, Google teď kapacitu schránky zvětšil - a najednou - shodou okolností - jsem ono loni hledané řešení objevil. A protože si říkám, že možná někdo má stejný problém, v rychlosti sem to řešení nastíním. Než ale začnu, musím uvést, že s řešením přišel Amit Agarwal na webu Digital Inspiration - v tomto článku. A dále je - česky - stručné shrnutí.

Jak seřadit e-maily v GMailu podle velikosti - krok za krokem

K řešení autor využili spolupráci Google Docs a GMailu. Vytvořil tabulku a makro v tabulkovém kalkulátoru, které se o vše postarají. Stačí postupovat takto:

1) Zkopírujte si do Google Docs tento dokument. Pokud máte obavy - a já se přiznávám, že bych je měl - zde nabízí autor zdrojový kód makra. Bezpečnostně nejčistší řešení je asi makro zkontrolovat a pak ho vložit do vlastního nového spreadsheetu.

2) V tabulce (dokumentu) by se mělo objevit GMail Menu.

3) Pokud jste usoudili, že vašim emailům výše zmíněné makro neublíží, povolte Google Docs přístup k vaší schránce GMailu.

4) V menu zmíněném v bodě 2 zvolte Scan Mailbox.

Po nějaké době by se v tabulce měly objevit všechny vaše maily s přílohou větší než 1 MB. Je-li váš inbox příliš velký a script se občas sám zastaví, můžete ho ručně spustit několikrát. Nebo můžete zkusit ještě tento postup, který autor navrhuje:

1) V tabulce jděte do Tools -> Script Editor. Zvolte Resources -> Current Script Triggers.

2) Klikněte na Add a New Trigger, změňte událost (Event) ze Spreadsheet na Time Driven a nastavte timer na každých 10 minut.

3) Uložte, případně povolte přístup dle potřeby.

Jakmile máte všechny velké e-maily v tabulce, seřaďte je, použijte label a naložte s označenými maily dle úvahy.

Pokud se objeví chyba “Service invoked too many times for one day” nebo “Exceeded maximum execution time”, narazil jste na limity Google Apps a před dalším spuštěním budete muset nějakou dobu vyčkat. Pokud se script TimeOutuje, v tabulce jděte do Tools - > Script Editor a změňte parametr Utilities.sleep.

A zkušenosti?

Jak už jsem zmínil v úvodu, teď problém s velikostí schránky nemám, takře jsem zatím uvedený postup nezkoušel. Nějaké zkušenosti ovšem najdete v diskuzí k výše uvedenému článku.

Pokud se do použití makra/tabulky někdo pustíte, budeme (já i případní další čtenáři) určitě rádi za vaše zkušenosti. Nějaké sice najdete v oněch zmiňovaných komentářích (z nich už jsem také zařadil radu ohledně TimeOutu), ale třeba se ještě zkušenosti budou lišit u české verze GMailu. Předem díky...


(květen 2012 | RadekT)


Autorem tohoto textu není redakce těchto webových stránek, ale jeden ze čtenářů/ek: RadekT (kliknutím na jeho/její jméno přejdete na jeho/její domovskou stránku). Chcete-li si zde také vést deník nebo sem psát články, zaregistrujte se/přihlašte se na této stránce.

Další články tohoto čtenáře: všechny jeho/její články

Komentáře, názory a rady

Hledání podle velikosti
Vyhledávání mailů podle velikosti by mělo fungovat takhle: size:5m - najde 5megové emaily, larger:5m – najde emaily větší než 5 MB....
Size: Jednodušší řešení
Jednodušší řešení je dneska na Pooh.cz, který cituje techsmog.com (článek Finding Large Attachments and Emails in Google Mail / Gmail). Stačí použít nedokumentovaný operátor size, takže třeba size:200...

>>> Číst a vkládat komentáře <<<

Tip - Konference: Firemní informační systémy - 25.5.2017!


Otázky a odpovědi z IT: Diskusní portál Bizio.cz
Pozoruhodné IT produkty pro rok 2017
Věříme, že v tomto přehledu pozoruhodných produktů najdete ty, které vám pomohou ve vaší práci v IT.



Další články tohoto čtenáře

všechny jeho/její články

Anketa


©2011-2017 BusinessIT.cz, ISSN 1805-0522 | Názvy použité v textech mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků.
Provozovatel: Bispiral, s.r.o., kontakt: BusinessIT(at)Bispiral.com | Inzerce: Best Online Media, s.r.o., zuzana@online-media.cz
Používáme účetní program Money S3
O vydavateli | Pravidla webu BusinessIT.cz a ochrana soukromí | pg(430)