Test: Vyplatí se MS Office 2013 a Office 365?



Podpora pro ovládání dotekem a možnost běhu na procesorech ARM, integrované funkce ukládání souborů do cloudu, vylepšená podpora formátů Office Open XML (OOXML), OpenDocument (ODF) a PDF nebo zjednodušené uživatelské rozhraní – to jsou hlavní novinky, kterými se vyznačuje nový Office 2013. Spolu s balíkem on-line služeb Office 365 tvoří ucelený ekosystém, který se z hlediska uživatele chová jako software poskytovaný formou služby – SaaS. Jak tato symbióza funguje v praxi? Na to jsme se zaměřili v našem testu.

Úvodní video v účtu Office 365
Úvodní video v účtu Office 365
Základem nových Office je idea, že uživatel bude moci pracovat se svými dokumenty kdekoli – na svém pracovním počítači, na počítači domácím, na tabletu nebo v mobilním telefonu, a to pochopitelně nejen sám, ale i ve skupině. K tomu má pomoci jednak již zmiňované ukládání do cloudu, jednak vestavěné funkce synchronizace.

Je však třeba hned v úvodu říci, že nový Office 2013 vyžaduje ke svému běhu Windows 7 nebo Windows 8 (což platí i pro nabízený streaming aplikací), případně ho lze spouštět ve Windows RT na tabletech s procesory ARM. Na jiných přístrojích je tedy třeba buď se spokojit se starší verzí Office, nebo používat webovou verzi aplikací z Office 365. To platí i pro zařízení s Androidem a iOS – k dispozici zde na rozdíl od Windows Phone zatím nejsou nativní aplikace.

Startujeme s Office 2013

Pro test nového MS Office jsme používali roční předplatné Office 365 Enterprise, jehož součástí jsou jak on-line služby, tak licence až na pět instalací Office 2013. Prvotní instalaci jsme prováděli na běžný notebook (Windows 7, Intel Core i5/2410M, 4 GB RAM, klasický HDD), na kterém byl už od výrobce k dispozici rovněž MS Office Express 2010. Zatímco hardwarovou konfiguraci uvádíme jen proto, aby byly poskytnuté informace kompletní – u kancelářských aplikací nelze asi při běžném užívání na jakémkoli současném počítači očekávat výkonnostní problémy – v případě Office 2010 nás zajímalo, jak spolu budou oba balíky koexistovat. Třeba pro případ, že by uživatel po vypršení licence chtěl mít z jakéhokoli důvodu možnost vrátit se k předcházející verzi.

Přehrávání videa přímo v MS Word 2013
Přehrávání videa přímo v MS Word 2013
Po přihlášení k účtu Microsoftu z přehledného rozhraní tedy rovnou necháváme nainstalovat 32bitovou verzi Office 2013, která by podle dostupných informací měla zajišťovat lepší kompatibilitu se softwarem třetích stran, a to i na 64bitovém systému. (Z testovacího účtu naší organizace je dispozici jen anglická verze, česká nikoli.) Jen pro pořádek dodejme, že nainstalovány budou aplikace Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Access, Publisher, Outlook, Lync a InfoPath.

Úvodní video produktu nás informuje, že pokud se i v softwaru přihlásíme ke svému účtu u Microsoftu, budeme mít nastavení i dokumenty online přístupné odkudkoli. Takže se přihlašujeme. Pak jsou nám vysvětleny základy používání SkyDrive, vybíráme defaultní formát souborů pro ukládání a instalace je za námi.

Rychlý test ukazuje, že soužití Office 2013 a verze 2010 funguje bez problémů – jen je pochopitelně třeba počítat se změnou asociace příslušných typů souborů ve prospěch nového Office 2013. Mimochodem - v záložce Desktop setup si v nastavení Office 365 můžete nechat nakonfigurovat i starší verze Office (2007, 2010), aby pracovaly s Office365, ukládaly dokumenty do SkyDrive apod.

První pohled

Začínáme psát text ve Wordu a Office 2013 navrhuje, abychom si stáhli podporu českého jazyka. Není důvod nesouhlasit, dostáváme se na stránku s jazykovými balíčky a vybíráme ze seznamu (v němž názvy jazyků s diakritikou nejsou tak úplně seřazeny podle abecedy, s čímž se ovšem uživatel nakonec nějak srovná). Nabízí se tu ke koupi český language pack, což nás trochu mate, případně ke stažení spell checker (proofing tool) a popisky rozhraní (screen tips). Zvolíme-li koupi jazykového balíčku, jsme přesměrováni na stránku Office Windows Studenti Vývojáři a Jazyková sada tu přijde na 499 Kč. Nakonec volíme spell checker a screen tips, dvakrát přijmeme v prohlížeči licenční podmínky a je nainstalováno. Zbývá jen restartovat Word.

Pokud jde o základní prvky rozhraní, asi není třeba je příliš komentovat; je podobné předchozí verzi, nicméně graficky zjednodušené. Lze očekávat, že někomu se změna bude líbit, jinému ne, ale zvyknou si na ni nepochybně bez problémů všichni.

Kromě výrazně zdokonalené podpory dotykového ovládání, které se jeví jako dobře použitelné, jsou tu i další drobná vylepšení: Třeba tlačítkem Ribbon Display Options v pravém horním rohu si můžete nastavit, zda se má pás karet a jeho záložky zobrazovat stále, či zda se mají automaticky skrývat a nechat tak více prostoru pro dokument. Třetí možnou volbou je zobrazovat stále pouze záložky a samotná tlačítka voleb v pásu karet skrývat. Větší prostor pro dokument se hodí, obzvlášť na menších displejích notebooků.

On-line i off-line úložiště

Již v úvodu jsme zmínili, že jednou z hlavních předností nového Office 2013 má být podpora ukládání dokumentů do cloudu. V menu pro otevírání a ukládání souborů jsou tedy kromě volby Počítač k dispozici ještě možnosti ukládat do účtu Microsoftu nebo na SkyDrive, jež ovšem vyžaduje separátní přihlášení. Po pravdě – běžní koncoví uživatelé tady podle našeho názoru budou potřebovat trochu vysvětlování, aby se v ukládání a otevírání dokumentů neztratili.

Pohled na nový Excel 2013
Pohled na nový Excel 2013
Sdílení dokumentů je naopak snadné, a to nejen s lidmi ve firmě, kteří rovněž používají nový Office. V hlavní záložce File se zvolí Share a vygeneruje odkaz pro úpravy nebo prohlížení dokumentu. Pak už stačí odkaz komukoli poslat a on může s dokumentem pracovat – bez ohledu na to, zda má nějaký Office od Microsoftu nebo nikoli. S jedním odkazem takto může editovat několik lidí. Standardně se dokument otevře v prohlížeči, ve webové verzi Office 365. Tu jsme testovali v různých prohlížečích, konkrétně ve FireFoxu, Chrome, Opeře a samozřejmě v Internet Exploreru a všude podle očekávání fungoval bez problémů. Jen v Opeře nám byl doporučen jiný browser, nicméně bez zjevných následků na práci s dokumentem.

Spolupráce nad jedním textovým dokumentem ve více lidech – ať už pracují v Office 2013 nebo ve webové verzi – je pohodlná. Když někdo provede úpravu, ostatní se to ihned dozvědí: Ukáže se jim znak pro update u upravené části textu. Jakmile poté zvolí uložení, zobrazí se jim po nezbytném upozornění úpravy tak, jak je spolupracovníci provedli. Upravené části textu jsou barevně odlišené. Uloží-li se text znovu, barevné odlišení zmizí. Ve webové aplikaci to funguje velmi podobně, jen se dopředu neukazuje upozornění na změněné části. Ve status baru aplikace lze kdykoli zjistit, kolik dalších lidí na dokumentu právě pracuje.

Webové rozhraní vypadá na první pohled podobně tomu standardnímu, desktopovému, nicméně počet funkcí je z pochopitelných důvodů omezen. Oproti konkurenčním produktům ale webový Office 365 přesto na první pohled působí dojmem takřka plnohodnotné aplikace.

Upravovat stejný dokument lze rovněž v PowerPointu, byť tam změny nejsou okamžitě tak názorně viditelné, jako je tomu ve Wordu. Pokud ovšem totéž očekáváte třeba v Excelu, kde by to při některých uživatelských scénářích nepochybně dávalo dobrý smysl, budete zklamaní. Tam může v jednom okamžiku dokument upravovat pouze jeden uživatel.

Mnohá příjemná vylepšení

Nový Office obsahuje řadu drobných i větších vylepšení, která usnadňují život. Při přesunu obtékaného obrázku se text ve Wordu už v průběhu přenášení věrně přizpůsobuje aktuálnímu umístění. Ve „čtecím“ režimu (Read Mode) Wordu stačí dvojkliknout na obrázek či tabulku a ony se zvětší, takže si je lze snadno prohlédnout; software si také pamatuje, kde jste naposled skončili se čtením nebo dovoluje sledování on-line videa přímo v editoru. Velkým plus nového Wordu je rovněž otevírání PDF dokumentů, které lze upravovat a opět uložit. I když pochopitelně není vhodný na zásadní změny, podle našich zkušeností si velmi dobře poradí i s komplikovaněji formátovanými PDF.

MS Access 2013
MS Access 2013
Nový Excel se zase může pochlubit novými nástroji pro analýzu dat, které usnadňují tvorbu vhodných tabulek i grafů. Nyní stačí označit určitou oblast dat a software okamžitě automaticky nabídne nejlogičtější akce, které s daty lze provést. Není tak třeba pátrat v menu. Ty, kdo vyžadují vizuální dokonalost, potěší zřejmě i integrované styly grafů, které umožňují získat rychle a snadno vizuálně působivé grafy. Zjednodušena byla práce s kontingenčními tabulkami a přibyly i některé funkce, například v oblasti statistických výpočtů.

Nový SharePoint podporuje komunikaci se sociálními sítěmi, Exchange slibuje lepší ochranu citlivých dat firmy, PowerPoint mimo jiné nabízí pomůcky pro snadnější vkládání a zarovnávání grafických objektů, Publisher nyní dovoluje rychle prohodit obrázky nebo aplikovat různé grafické efekty, Access nabízí okamžité spouštění aplikací nebo – v kooperaci s Office 365 – rychlou tvorbu webových aplikací.

Tento seznam novinek rozhodně není kompletní a podle našeho názoru by to ani nedávalo smysl. Nelze tvrdit, že by v minulé verzi Office chyběly některé zásadní funkce, ale jistě existuje řada vylepšení, které vybrané skupiny uživatelů přivítají. Budou k nim nepochybně patřit jak ta výše zmíněná, tak množství dalších – zmiňovaných v materiálech Microsoftu nebo na jeho webu.

Poněkud jiná logika

Při práci s novým Office nás ovšem trápily i některé nelogičnosti, a to v Office 365. Například po přihlášení do webového rozhraní účtu u Microsoftu byste se možná mohli snažit přejít do Office 365 kliknutím na volbu Office 365 v horní liště. To byste ovšem udělali chybu, neboť tato volba vás přenese na obecné stránky Office, které vám bez váhání nabídnou vyzkoušení, ba koupi tohoto nového softwaru/služby, a to přesto, že jste stále viditelně přihlášeni ke svému účtu a Office už máte koupený.

Správný postup je jiný: Chcete-li z účtu Office 365 například instalovat Office 2013, musíte využít menu nastavení (ano, má to svou logiku). Chcete-li on-line editovat své dokumenty v Office 365, kliknete na SkyDrive nebo Sites a poté na vybraný dokument. Musíte se tedy oprostit od logiky, která říká, že chcete-li pracovat s Office, volíte z menu Office, ale přijmout přístup, který velí začínat buď u volby nastavení Office, nebo u souborů Office. Pokud vy a vaši uživatelé rovnou přemýšlíte druhým uvedeným způsobem, máte vyhráno.

Rychlé shrnutí

Kombinace produktů Office 365 a Office 2013 přináší to, co byste od kancelářského balíku v dnešní době čekali: Širokou škálu funkcí pro práci s daty nejrůznějšího typu, možnost on-line sdílení dokumentů i s těmi, kdo nevyužívají stejný software, nebo přístup z různých zařízení včetně rozhraní usnadňujícího použití těch dotykových. On-line úložiště usnadňuje rovněž práci nad dokumentem jedním uživatelem na různých počítačích, je-li to potřeba, a to ve stejném rozhraní.

Webové rozhraní Office 365 je velmi dobře propracované a práce s ním vám dovolí snadno zapomenout na to, že pracujete ve webovém prohlížeči. Záleží pochopitelně na vašich konkrétních potřebách editace, ale troufáme si říci, že v mnoha případech vám zde nabízené funkce bez problémů postačí.

Rozhodnutí, zda balík pořídit, případně v jaké formě, bude ve firmách nepochybně záležet na mnoha okolnostech – od způsobu použití kancelářských balíků přes jejich integraci s dalšími systémy firmy až po finanční možnosti. V tomto ohledu si tedy netroufáme dávat žádná doporučení; nemůžeme obecně říci, zda produkt pořídit, či nikoli, ale lze konstatovat, že rozhodně jde o produkt, který očekávaným způsobem nese dál prapor s logem MS Office.


(duben 2013 | redakce2)


Komentáře, názory a rady

nedomyšlený tah
Ačkoliv jsou Office 365 na některé úkoly vhodné a poskytují dobrý přístup nebo jednoduché ovládání, v celistvosti se jedná o nedomyšlený a nedotažený balík. Propojení jednotlivých aplikací pro pro prá...
Office 365
Microsoft Office 365 mi v cloudu naprosto vyhovuje, jelikož ho můžu využít jak v práci, tak doma. Ve firmě nám implementovali tuto verzi Office a nikdo si nemůže stěžovat. Líbí se mi zpracování Office...

>>> Číst a vkládat komentáře <<<

Tip - Konference: Cloud computing v praxi - 23.3.2017!


Otázky a odpovědi z IT: Diskusní portál Bizio.cz
Pozoruhodné IT produkty pro rok 2017
Věříme, že v tomto přehledu pozoruhodných produktů najdete ty, které vám pomohou ve vaší práci v IT.




Anketa


©2011-2017 BusinessIT.cz, ISSN 1805-0522 | Názvy použité v textech mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků.
Provozovatel: Bispiral, s.r.o., kontakt: BusinessIT(at)Bispiral.com | Inzerce: Best Online Media, s.r.o., zuzana@online-media.cz
Používáme účetní program Money S3
O vydavateli | Pravidla webu BusinessIT.cz a ochrana soukromí | pg(1244)