Průvodce výběrem podnikového ERP systému (5/5)



Už jste vybrali nový systém i dodavatele, máte představu o změnách, ke kterým ve vaší firmě bude muset dojít i o finanční náročnosti nasazení nového ERP systému. A co bude teď? Jak vlastně probíhá implementace? Co obnáší zavedení neboli implementace ERP systému do firmy? Jak dlouho trvá a jaké má fáze? A na co je třeba se připravit?

Tak tedy: Začínáme! Na úplném počátku je třeba definovat klíčové uživatele, kteří budou zodpovědní za komunikaci s implementačním týmem a běžnými zaměstnanci vaší firmy. Zároveň se budou při projektu implementace podílet na návrhu řešení a následně vše verifikovat při samotné implementaci. Pro běžného zaměstnance obnáší změna systému jen pár hodin až dní na školeních a při zavedení do provozu. Nic víc.

Fáze zavedení informačního systému


Vše začíná projektem implementace. Ve spolupráci s vedoucími pracovníky vaší firmy jsou dodavatelem vybraného ERP řešení jednoznačně popsány vaše firemní procesy. Následně dodavatel navrhne jejich optimalizaci a podporu v informačním systému a stanoví přesný časový harmonogram činností nutných pro úspěšné zavedení systému do společnosti. Počítejte s časovou náročností 2 - 3 měsíce.

Pak je na řadě instalace a nastavení systému. Dodavatel zprovozní standardní instalaci ERP systému a tu následně upravuje a nastavuje tak, aby přesně odpovídala popisu řešení v projektu implementace. V této etapě dochází mimo jiné k nastavování základních číselníků a parametrů nového systému.

V průběhu fáze instalace a nastavení systému probíhá průběžně také konverze historických firemních dat z původních systémů a tabulek z Excelu pomocí vytvořených importních můstků, případně jejich přepis ze zdrojů papírových. Každá firma si přitom v průběhu projektu implementace musí pečlivě zvážit, o která historická data bude mít zájem a o která nikoli.

Během nastavování systému dochází také k úpravám vzhledu vstupních formulářů a tiskových výstupů. Zároveň jsou vyvíjeny úpravy na míru, které nejsou součástí základní instalace systému. Rozsah těchto úprav vychází z projektu implementace. To vše typicky trvá 2 - 11 měsíců.

Zaškolení zaměstnanců

Dále je třeba počítat se zaškolením zaměstnanců. První zaškolování zaměstnanců typicky probíhá na demo datech. Hlavním cílem je seznámení s uživatelským prostředím a základními principy systému. Výrazně se tak urychlí navazující proškolení zaměstnanců na ostrých datech. Mezi školeními by měl být minimální časový odstup, stejně jako mezi posledním školením a nasazením systému do provozu.

Školení mohou probíhat v mnoha podobách. Lze proškolit celou firmu v jedné i více etapách, lze zaškolovat po odděleních i pouze klíčové uživatele, kteří pak proškolí ostatní. „My doporučujeme důkladně proškolit všechny zaměstnance, aby nedocházelo k tomu, že budou jen slepě následovat manuál a při jakémkoli nestandardním případu udělají chybu nebo budou vyžadovat podporu vašeho IT oddělení či našich konzultantů,“ radí Petr Schaffartzik, ředitel vývoje a systémové integrace Informačního systému K2. Počítejte s tím, že na proškolení budou třeba 1 - 2 měsíce.

Ostrý provoz

Další úpravy systému

Představte si, že implementace vašeho nového systému je u konce. Ale co když jste na něco zapomněli? Je možné systém dále rozšiřovat a upravovat? „Je třeba si uvědomit, že informační systém není spotřební zboží. Není možné ho nechat pět let ležet s tím, že se pak nahradí novějším modelem. Pokud se ERP ve firmě nerozvíjí, celou firmu brzdí v rozvoji. S dalšími úpravami a dalším rozvojem systému dodavatel vždy počítá. U našich zákazníků je navíc zvykem, že si systém rozvíjejí také sami. Naši konzultanti jsou pak spíše v pozici rádců a mentorů,“ vysvětluje Petr Schaffartzik, ředitel vývoje a systémové integrace Informačního systému K2.

A pak už přichází ostrý provoz. Nasazení systému do ostrého provozu by mělo probíhat pod fyzickým dohledem konzultantů dodavatele. Ti tak jsou připraveni zaměstnancům pomáhat s jejich prvními kroky v novém systému a řeší ihned dodatečné požadavky, které nebyly odhaleny v průběhu projektu implementace. Asistence při rutinním provozu zpravidla končí po úspěšném provedení první měsíční účetní závěrky.

Možná vás napadne, zda je opravdu je nutná asistence u zavedení systému do provozu? Někteří dodavatelé ji totiž nenabízejí a tvrdí, že není potřeba. Petr Schaffartzik to ale vidí jinak: „Stejně jako pro řidičský průkaz nestačí znalost dopravních značek a technická dokumentace k automobilu, ale je vhodné - respektive i nutné - nejprve absolvovat několik jízd pod dohledem instruktora, i tady platí, že pro první kroky v novém systému by měl být v první etapě přítomen konzultant. Uživatelé tak získají ty správné návyky, pochopí, proč mají věci dělat tak, jak je požadováno, a systém tak v budoucnu budou využívat opravdu efektivně.“

(Partnerský příspěvek)


(2. 11. 2016 | redakce2)

Facebook Twitter
Komentáře, názory a rady

Zatím sem nikdo nevložil žádný komentář. Buďte první...

>>> Číst a vkládat komentáře <<<

Tip - Konference: DATOVÁ CENTRA PRO BUSINESS 2019 - 19.9.2019!
Hledáme nové kolegy pro realizaci zajímavých projektů
v oblasti IT

NOVINKA: Pozoruhodné IT produkty 2019 podruhé
Ani tentokrát si nenechte ujít produkty, které vám mohou pomoci ve vaší práci v IT.

Pozoruhodné IT produkty pro rok 2019
Náš první letošní seznam zajímavých produktů, které byste určitě neměli minout






Články čtenářů

Titulky vložené do videa a další vid...


Dnes tu má tip pro všechny, kdo nejen pracují, ale také se občas baví :). Co dělat, když potřebujete video s vloženými titulky a máte jen video, kde titulky vložené ...

Problém: Pomalá Windows 10 a jak je ...


Pomalá Windows 10, to je problém, se kterým se potkává řada uživatelů. Často přitom nastane najednou, doslova ze dne na den. Windows se pomalu spouštějí, aplikace se...

Komentáře čtenářů

TBW
Dobrý den. Koukám že váš článek je z roku 2016. Dnes je rok 2019 a situace může být odlišná. Můj dotaz z...>>
Podnikání na youtube
Zdravím, měl bych pár dotazů týkajících se podnikání na youtube. Četl jsem na http://techhity.cz/media/j...>>
Zdá se mi to nebezpečné
Přijde mi to už docela nebezpečné, že půjde platit i prostřednictvím televize. Ale pokrok nezastavíme. C...>>


©2011-2019 BusinessIT.cz, ISSN 1805-0522 | Názvy použité v textech mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků.
Provozovatel: Bispiral, s.r.o., kontakt: BusinessIT(at)Bispiral.com | Inzerce: Best Online Media, s.r.o., zuzana@online-media.cz
Používáme účetní program Money S3
O vydavateli | Pravidla webu BusinessIT.cz a ochrana soukromí | pg(4286)