Optimalizace tisku a tiskáren ve firemním prostředí



Optimalizovat tisk, nebo ne? Jednoduchá otázka, na kterou obvykle bývá i jednoduchá odpověď. Typicky ano, ne. V našem případě je však prostá pouze zdánlivě. Jak už to bývá, čím víc toho o dané věci víme a detailněji se jí zabýváme, tím rozsáhlejší a složitější pak je její řešení. O to je však přesnější a komplexnější. Stejně je tomu i u optimalizace tiskového parku ve firemním prostředí, zejména při přechodu na tisk formou služby.

Multifunkční barevnou LED tiskárnu OKI MC332 lze pořídit za doporučenou koncovou cenu 7 290 Kč bez DPH.
Multifunkční barevnou LED tiskárnu OKI MC332 lze pořídit za doporučenou koncovou cenu 7 290 Kč bez DPH.
Proces optimalizace se skládá ze čtyř základních fází - analýzy, návrhu, implementace a správy tiskového parku. Výstupy získané ve fázi správy většinou slouží jako vstupy pro další kolo optimalizace. Analyzujeme současný stav po technické a nákladové stránce. Pro rozhodování je však důležitá i analýza požadovaného budoucího stavu dle předpokládaných potřeb firmy v horizontu zhruba čtyř let. Jen tak se lze dobrat návrhu optimálního řešení. Ke slovu „optimální“ je však třeba přidat sousloví „z pohledu…“, protože co je optimální z jednoho pohledu, zdaleka nemusí být vítané z pohledu druhého.

Uživatelské role - pohledy a požadavky

Uživatel – má své vlastní zařízení, u sebe na stole, nebo v dosažitelné vzdálenosti, zařízení vyhovuje jeho požadavkům (barva, sken, kopie, oboustranný tisk), ideálně je to to stávající, nebo jemu podobné, umí s ním pracovat a je na něj zvyklý.

Správce IT – požaduje síťová zařízení (kvůli vzdálené správě zařízení, nahraditelnosti při jeho výpadku), ideálně od jednoho výrobce, navíc co nejmenšího počtu různých modelů (jednodušší administrace a podpora uživatelů, menší počet spotřebního materiálu).

Finanční manažer, vedení společnosti – klade důraz na finance, na minimální pořizovací cenu (čím dál častěji na platbu za pronájem) a zejména pak na provozní náklady (obvykle s platbou za vytištěnou stranu), chce mít snadný a rychlý přehled o nákladech a provozu.

Dodavatel – přináší znalosti a zkušenosti, ale nejatraktivnější zařízení z jeho pohledu jsou ta, na kterých se nejvíce vydělá, typicky ta největší, multifunkční, barevná.

Uvedené požadavky reprezentují ty nejčastější a nejtypičtější. Některé se překrývají a doplňují, některé si třeba i přímo odporují. V reálném světě se setkáváme s mixem požadavků, někdy mají silnější váhu potřeby uživatelů, jindy názor IT manažera, v některých případech je ponechána volba třeba jen na dodavateli. Korektní dodavatel zákazníkovi před vlastním obchodem obvykle poradí s celkovou koncepcí a pomůže s výběrem vhodného řešení. Nezřídka má hlavní poradní hlas, protože má zkušenosti, orientuje se v dané oblasti, je profesionálem.

Optimalizace jako rozumný kompromis

Slovo kompromis nemá ve firemním prostředí velkou popularitu. Většinou se setkáváme s nekompromisním řešením, výrobkem, službami. Optimalizace tisku je však přímo předurčena pro rozumný kompromis. Například totálně centralizovaná řešení s velkými chodbovými multifunkcemi daleko od pracovního stolu neosloví uživatele, stejně jako lokální tiskárny na stole každého zaměstnance nejsou to pravé z finančního pohledu.

Základní rysy dobře vyladěného tiskového prostředí

Každá optimalizace je unikátním cyklickým procesem, minimálně několikakolovým. Přesto naše dosavadní praxe ukázala, že existují obvyklé standardy, z nichž můžeme vyjít při optimalizaci tisku ve firmách. Od tohoto základu se pak odvíjí řešení konkrétních potřeb jednotlivců i oddělení.

Jak probíhá v praxi snižování nákladů na tisk

Dodavatel nejprve provede podrobnou analýzu stávající situace u zákazníka a zmapuje „kandidáty optimalizace“. Mezi hlavní problémy patří rozsáhlá a různorodá struktura tiskových zařízení a třeba i různí dodavatelé spotřebního materiálu. Dále to bývají rozdílné způsoby fakturace, neakceptovatelné prodlevy v servisu a vůbec celkové zajištění údržby a servisu tiskových zařízení, z dalších například komplikovaná správa, finanční záležitosti spojené s odpisy a další.

Na základě provedené analýzy, stanovených pravidel optimalizace a dalších konzultací se zákazníkem je dodavatelem navrženo nejvhodnější složení tiskového parku včetně stanovení provozních nákladů. Finálním výstupem optimalizace pro manažera je pak vyčíslení úspor a snížení časové náročnosti správy firemního tisku. Pro řadu firem je důležité, že náklady na zajištění tisku se v případě MPS přesunou z kategorie investičních do provozních. Orientačně lze říci, že tisk formou služby je vhodný a ekonomicky výhodný pro zákazníky s objemem tisku od 5 000 stránek měsíčně.

Moderní tiskové řešení typicky mívá páteř tvořenou výkonnějšími zařízeními, která jsou primárně určena pro největší tiskové, skenovací a kopírovací úlohy. Bývají umístěna nejčastěji na chodbách nebo ve větších kancelářích s dobrým přístupem. Jejich výhodami jsou vysoká rychlost práce, větší technologické možnosti a nízké náklady na provoz. Velká zařízení jsou většinou vhodně doplňována menšími zařízeními pro uživatele, kteří tisknou často, ale menší objemy. Jsou obvykle u managementu společnosti a na klíčových pozicích. I ta nejmenší zařízení mívají síťové připojení a duplexní jednotku.

Standardně jsou implementovány dohledové nástroje pro jednoduché získání informací o provozu a pro správu uživatelů. Někdy pouze pro monitorování, někdy i kvůli možnosti omezení práv tisku u jednotlivých uživatelů. Dříve šlo o doplněk, dnes jde o standard. Z celkového pohledu bývá tiskový park tvořen co nejmenším počtem různých typů modelů a pokud je to možné, jsou ideálně od jednoho výrobce. Získanými výhodami jsou pak již zmiňovaná snadná obsluha a správa zařízení, minimální počet různých druhů spotřebního materiálu, nákladově efektivní tisk, jednoduché fakturační procesy při tisku formou služby a třeba také bližší vztah s jedním, než s několika dodavateli.

Dobře provedený proces optimalizace se dle našich zkušeností i přes počáteční nedůvěru uživatelů setká nakonec s příznivým přijetím. Více se můžete dozvědět na czech.oki.com.

Radek Cinádr, Specialista pro Managed Print Services, Oki Systems (Czech and Slovak)

(Partnerský příspěvek.)


(3. 7. 2013 | redakce2)


Předcházející článek: <<< Cloudové služby lákají, ale hrozí i problémy <<<
Následující článek: >>> Kdo a jak u nás používá cloud? Zkušenosti z pohledu poskytovatele >>>

Tento článek je součástí speciálu:

Moderní IT služby: Od údržby k cennému know-how


Zdá se, že základní imperativ dnešního ekonomického prostředí zní: Je třeba s nižšími náklady produkovat více přidané hodnoty. To ovšem u firem znamená vyšší citlivost na cenu všech vstupů, a to i těch z oblasti IT. Významných úspor lze dosáhnout promyšleným využíváním vhodných typů IT služeb - a právě na ty se zaměřujeme v tomto speciálu.



Komentáře, názory a rady

Zatím sem nikdo nevložil žádný komentář. Buďte první...

>>> Číst a vkládat komentáře <<<

Tip - Konference: Mobilní řešení pro byznys - 21.9.2017!


Otázky a odpovědi z IT: Diskusní portál Bizio.cz
Pozoruhodné IT produkty pro rok 2017 - Nové
Věříme, že v tomto přehledu pozoruhodných produktů najdete ty, které vám pomohou ve vaší práci v IT.

Pozoruhodné IT produkty pro rok 2017
Věříme, že v tomto přehledu pozoruhodných produktů najdete ty, které vám pomohou ve vaší práci v IT.




Anketa


©2011-2017 BusinessIT.cz, ISSN 1805-0522 | Názvy použité v textech mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků.
Provozovatel: Bispiral, s.r.o., kontakt: BusinessIT(at)Bispiral.com | Inzerce: Best Online Media, s.r.o., zuzana@online-media.cz
Používáme účetní program Money S3
O vydavateli | Pravidla webu BusinessIT.cz a ochrana soukromí | pg(1437)