Před pěti lety vydala analytická společnost IDC zprávu, podle které problémy při nakládání s dokumenty stojí firmy více než pětinu jejich produktivity. I když se za poslední léta situace pravděpodobně zlepšila, stále existuje řada firem, které dokumenty spravují postaru. Co s tím?
Pro řadu firem jsou i dnes stále ještě primární papírové dokumenty. Ať už jde o výrobní dokumentaci, nabídkové listy, katalogy, objednávky nebo třeba faktury, vše je uchováváno v šanonech v klasické podobě. V takových dokumentech se pochopitelně těžko vyhledává, komplikovaně se sdílejí, komentují, schvalují...
Ale ani samotná elektronizace dokumentů není všespásná. Nejsou-li elektronické dokumenty spravovány efektivně, nabízejí oproti těm papírovým jen malé výhody.
Několik průzkumů v minulosti ukázalo, že řada organizací stále „sdílí“ dokumenty prostřednictvím elektronické pošty. Stejným způsobem probíhá i „oběh“ dokumentů. Běžné jsou tak problémy s neaktuálními verzemi dokumentů nebo se ztrátou přehledu, kde - a v jaké fázi života - se který dokument nachází. Téměř polovina dotazovaných běžně přiznává, že už někdy odeslali špatnou verzi dokumentu - šéfovi, klientovi nebo obchodnímu partnerovi, další zaměstnanci pak hovoří o několika hodinách týdně strávených získáváním zpětné vazby k dokumentům. Drtivá většina přiznává, že už někdy pracovala na špatné verzi souboru nebo měla problém najít dokument, který hledala.
Řešením podobných problémů je specializovaný systém pro správu dokumentů. Běžně se lze setkat se dvěma nejdůležitějšími skupinami řešení: DMS (document management system) a ECM (enterprise content management). Pojem ECM přitom zastřešuje i DMS.
ECM v zásadě zahrnuje prostředky pro správu jakéhokoli podnikového obsahu – od klasických dokumentů, jako jsou smlouvy nebo objednávky, po dokumenty obsahující informace o procesech ve firmě. ECM řešení by mělo být schopno dodávat odpovídající obsah odpovídajícím způsobem a typicky tak obsahuje nejen katalogizační funkce, ale třeba i výkonný vyhledávač schopný rychle nalézt dokumenty jakéhokoli typu. Nechybějí prostředky pro sdílení dokumentů a workflow.
Někdy se také hovoří o dvou skupinách řešení – pro správu transakčního obsahu a správu business obsahu. Business obsah podle analytiků typicky vzniká uvnitř firmy a zahrnuje běžné kancelářské dokumenty – texty, tabulky, ale i emaily a multimediální obsah. Transakční obsah podle analytiků často vzniká mimo firmu, typicky u jejích zákazníků nebo partnerů. Zahrnuje například naskenované faxy nebo výtisky z aplikací back office. Některé firmy se snaží takto získaná data analyzovat, aby byla schopna odhadnout, jak se její zákazníci budou v budoucnu chovat.
Nejde ale jen o produkty pro správu dokumentů. Zaměstnanci organizace by měli mít k dispozici i další nástroje, které jim práci s dokumenty usnadní. Druh těchto nástrojů přitom záleží na druhu práce, který daný zaměstnanec provádí.
Pro eliminaci - nebo alespoň minimalizaci - tvorby papírových dokumentů je nezbytné zajistit, aby zaměstnanec byl schopen plnohodnotně pracovat s dokumenty elektronickými. To může například znamenat, že pokud je zvyklý pracovat s několika zdroji a poté výstupy zadávat do počítače, může mu pomoci větší monitor nebo více monitorů. Původně papírové zdroje totiž nyní bude moci používat v elektronické podobě - zobrazené na druhém či třetím monitoru.
Mnohdy rovněž místo papírového výtisku dobře poslouží „tisk“ do PDF. Což ovšem předpokládá, že jsou ho zaměstnanci schopni a mají k dispozici příslušné nástroje. Optimálně nejen pro tvorbu, ale i pro - alespoň základní - úpravy PDF. S výsledným PDF může zaměstnanec samozřejmě pracovat na PC, ale snadno třeba i na tabletu nebo smartphonu.
Pro závazné schvalování dokumentů bude leckde potřebné řešení pro elektronické podepisování. Ukazuje se, že možnost dokument elektronicky podepsat, výrazně snižuje dobu potřebnou pro oběh dokumentů
Může se zdát, že používání většiny uvedených produktů nemá přímou souvislost se správou elektronických dokumentů. Opak je ale pravdou: Zaměstnanci, kteří si zvykli na práci s elektronickými dokumenty, si snáze zvyknou, resp. mnohdy přivítají, propracované řešení pro jejich správu. Nezapomeňme, že nasazení nových technologií není jen o technologiích samotných, ale také o ochotě a schopnosti lidí je používat.
Nelze asi začít větším klišé, než tvrzením, že oblast systémů pro správu dokumentů se rychle vyvíjí, stejně jako zbytek IT....
